W administracji jak w biznesie

Potrzeby administracji w zakresie zarządzania niewiele różnią się od potrzeb firm. Kierowanie miastem wymaga wsparcia rozwiązaniami IT, zintegrowanymi systemami zarządzania, które pozwalają efektywnie zarządzać budżetem, majątkiem, kadrami i wszystkimi obszarami działalności miasta.

Władze jednostek publicznych coraz częściej decydują się na wdrożenie zintegrowanych systemów zarządzania. Bez nich trudno zarządzać miliardowymi budżetami miast i podejmować decyzje dotyczące setek tysięcy mieszkańców lub zarządzać tysiącami podległych instytucji. Rosnąca liczba rozproszonych po podległych instytucji jednostkach powoduje, że bez odpowiednich narzędzi informatycznych zarządzanie na odpowiednim poziomie nie jest możliwe. Systemy klasy wkraczają więc do jednostek administracji publicznej różnych szczebli, zapewniając im lepszą sprawność organizacyjną i lepsze gospodarowanie publicznymi pieniędzmi. Od pewnego czasu samorządy przechodzą gruntowną zmianę mentalności, a miasta zaczęły zachowywać się tak jak firmy prywatne kilka lat temu - wdrażają rozwiązania usprawniające zarządzanie budżetem, coraz częściej mówią o Business Intelligence, a niektórzy nawet o systemach CRM, które miałyby służyć do zarządzania informacjami o… mieszkańcach.

Specyficzne potrzeby

System ERP, którego potrzebuje administracja publiczna, nie różni się znacząco od systemów wdrażanych przez firmy. Część różnic wynika z przepisów prawa. System ERP wdrażany w urzędzie miasta musi na przykład umożliwiać prowadzenie wieloletniego planowania budżetu. Mówimy tu o prognozach finansowych obejmujących 20-30 lat. To element niespotykany w biznesie. Administracja potrzebuje też specyficznego systemu księgowości. W urzędach powszechnie używa się słów: dział, rozdział czy paragraf, i do tego musi być dostosowany system, w którym obsługiwana jest księgowość. Potrzebne jest też uzupełnienie systemu ERP o moduły obsługujące charakterystyczne dla urzędu obszary działania, które nie występują w biznesie. W przypadku urzędów miast są to moduły, takie jak: podatki, opłaty lokalne, dochody z mienia, egzekucja administracyjna. Korzystają one jednak z tego samego narzędzia, tej samej szyny danych, z której pozostałe standardowe moduły i ich stworzenie nie jest problemem. Administracja chce zresztą korzystać z otwartości systemów ERP i możliwości integrowania dodatkowych systemów z systemami ERP, by lepiej obsługiwać i zarządzać dodatkowymi obszarami, np. podległymi sobie placówkami, korzystając z wymiany danych pochodzących z systemu ERP. Przedstawiciele administracji zaznaczają jednak, że dodatkowe funkcjonalności systemów ERP, których potrzebują, nie są problemem, gdyż łatwo można uzupełnić nimi standardowy system. Na co zwracają więc szczególną uwagę przy wyborze systemu ERP? Na to, by firma, która go będzie wdrażała, znała specyfikę administracji publicznej. Okazuje się bowiem, że wdrożenie systemu może być bardzo problematyczne nie ze względu na kwestie technologiczne, tylko dlatego że wdrażający nie rozumieją, czym jest administracja i co to jest na przykład ordynacja podatkowa.

Zobacz również:


TOP 200