Inter Metal z Inowrocławia, dostawca i producent systemów bezpieczeństwa ruchu drogowego, jest częścią Saferoad AS - grupy kapitałowej o międzynarodowym zasięgu. Do końca 2010 r. firma korzystała z kilku drobnych systemów obsługujących procesy. Rozwiązania informatyczne były tworzone przez pracowników działu IT, którzy zajmowali się także ich utrzymaniem i rozwojem.

"Rozdrobnienie powodowało, że te same dane były wprowadzane wielokrotnie do różnych, niezintegrowanych ze sobą systemów, a na ich styku pojawiały się błędy. Wraz z rozwojem firmy przybywało obszarów wymagających automatyzacji i informatyzacji" - mówi Zdzisław Wiśniowski, wiceprezes zarządu i dyrektor finansowy w Inter Metal. Wdrożenie systemu ERP wynikało z chęci usprawnienia działań biznesowych, ograniczenia błędów przy wpisywaniu danych, skrócenia czasu wprowadzania danych do systemów i ich przetwarzania.

Materiały pod kontrolą

Firma chciała mieć jeden zintegrowany system IT, obejmujący wszystkie procesy. Wybrano system SAP Business All-in-One w wersji SPRINT opracowanej przez firmę 7milowy z Grupy BCC, która podjęła się wdrożenia.

Poza standardowymi funkcjonalnościami systemu SAP, w Inter Metal wdrożono też specjalne rozwiązanie do zarządzania materiałami powierzonymi i raportowania dla zagranicznego udziałowca. Inowrocławska fabryka jest największym zakładem produkcyjnym w grupie kapitałowej. Ponad 80% produkcji realizuje na zlecenie Saferoad RRS GmbH - niemieckiego właściciela, który zajmuje się sprzedażą i dystrybucją drogowych barier ochronnych na rynkach Europy Zachodniej. Dostawcą i właścicielem surowców i półproduktów pozostaje w znacznej mierze Saferoad RRS GmbH.

W cyklach miesięcznych przekazywane jest do właściciela zbiorcze zestawienie zużycia materiałów powierzonych. "Potrzebowaliśmy systemu, w którym będziemy mogli łatwo pokazać, ile jakich materiałów danego dostawcy zostało zużytych na konkretne zamówienie. W systemie SAP możemy to zrobić w momencie wystawienia faktury" - wyjaśnia Zdzisław Wiśniowski.

Outsourcing na całego

Pomysł outsourcingu rozwiązań IT pojawił się wraz z decyzją o wdrożeniu systemu ERP. Pierwszym krokiem był outsourcing wykorzystywanego sprzętu i oprogramowania. Zawarto umowę z firmą, która zajmuje się utrzymaniem komputerów osobistych, programów, serwerowni, sieci. Kiedy Inter Metal zdecydował się na wdrożenie systemu ERP, nie miał już działu IT i postanowił oddać system SAP w hosting.

"W pierwszej kolejności skupiliśmy się na oszacowaniu, czy usługa jest dla nas opłacalna. Porównaliśmy koszty utrzymania systemu we własnym zakresie z korzyściami, jakie zapewnia współpraca z zewnętrznym dostawcą. Braliśmy pod uwagę koszty zakupienia sprzętu, oprogramowania, przygotowania pomieszczeń na serwerownię i ich zabezpieczenia" - mówi Zdzisław Wiśniowski. Wyniki analizy porównawczej wykazały, że outsourcing jest bardziej opłacalny - o około 35% tańszy w skali roku od własnej obsługi. To było powodem nawiązania współpracy z Centrum Outsourcingowym BCC w zakresie hostingu i administracji systemu SAP.

Przejściu z własnych, małych aplikacji na system ERP w modelu outsourcingowym towarzyszyły duże obawy właściciela firmy. Udziałowiec większościowy nakłaniał firmę z Inowrocławia, żeby korzystała równolegle z systemu SAP i dotychczasowych wewnętrznych rozwiązań. "Zdecydowaliśmy się na skok na głęboką wodę i pracę wyłącznie w systemie SAP. Drobne problemy, wynikające z niepewności co do sposobu obsługi nowego systemu przez naszych pracowników, skutecznie pokonywaliśmy dzięki trzymiesięcznej asyście konsultantów 7milowego" - mówi Zdzisław Wiśniowski.

Po prawie dwóch latach stosowania widać korzyści. Głównie jest to gwarancja bezpieczeństwa i ciągłości pracy systemu, bezawaryjność, ciągła dostępność pracowników serwisu. "Nie musimy się tym przejmować. Możemy skupić się na tym, co jest naszym biznesem, czyli na rozwoju i produkcji drogowych systemów stalowych barier ochronnych" - mówi Zdzisław Wiśniowski.

W razie zmian...

Po zakończeniu wdrożenia i oddaniu utrzymania SAP do Centrum Outsourcingowego BCC Inter Metal poszerzył zakres współpracy outsourcingowej. Korzysta z usług serwisu aplikacyjnego SAP w 7milowym, który wprowadza aktualizacje. Umowa o serwis aplikacyjny gwarantuje szybką i kompetentną reakcję na niezaplanowane zdarzenia. Często konieczna jest zmiana czy modyfikacja dotychczas stosowanych procesów, procedur, powiązań, zapisów itp.

"Takie podejście szybko okazało się właściwe" - podkreśla Zdzisław Wiśniowski. Wkrótce po zakończeniu wdrożenia zmienił się udziałowiec Inter Metalu i konieczna była zmiana sposobu raportowania danych z SAP na potrzeby centrali. Dzięki współpracy serwisowej z 7milowym Inter Metal nie musiał szukać partnera SAP, który by dostosował system do nowych wymagań - zlecił obsługę zadania partnerowi.