Użyteczne IP

Inwestycja w telekomunikację związana jest na ogół z dynamicznym rozwojem firmy. Wymuszają ją także szybko zmieniające się wymagania wobec sposobu kontaktu z klientami.

Inwestycja w telekomunikację związana jest na ogół z dynamicznym rozwojem firmy. Wymuszają ją także szybko zmieniające się wymagania wobec sposobu kontaktu z klientami.

W przypadku warszawskiego oddziału kancelarii prawnej Gide Loyrette Nouel decyzja o wyborze technologii IP zbiegła się z przeprowadzką firmy do nowej siedziby. W poprzedniej kancelaria dysponowała - wynajmowaną od właściciela biurowego budynku - standardową centralą ISDN, która zapewniała podstawowe usługi, typu odbieranie i przekierowywanie połączeń, czy zestawianie telekonferencji. Wykorzystywana infrastruktura IT obejmowała lokalną sieć, pocztę elektroniczną i intranet.

Budynek, w którym kancelaria Gide Loyrette Nouel uruchomiła nowe biuro, nie oferował możliwości wynajmu centrali telefonicznej, co oznaczało konieczność zakupu nowego rozwiązania. "Dokonując własnej inwestycji w sprzęt i oprogramowanie telekomunikacyjne szukaliśmy systemu, który dostarczy nam pożądanych usług, możliwości oraz skalowalności dostosowanej nie tylko do obecnych wymagań biznesu, ale także tych przyszłych" - mówi Jerzy Rajkow-Krzywicki, dyrektor ds. IT i Telekomunikacji w warszawskim biurze Gide Loyrette Nouel, prowadzący projekt migracji do technologii IP. Przekonanie wspólników kancelarii o jej możliwościach oznaczało zielone światło dla przedsięwzięcia.

"Mieliśmy zdefiniowane potrzeby wobec nowego systemu. Są one dość specyficzne - mimo że kancelaria prawnicza nie kojarzy się z innowacyjnością w telekomunikacji" - mówi Jerzy Rajkow Krzywicki. System miał być przyjazny i niezawodny. W Warszawie kancelaria zatrudnia ponad 50 prawników. Wielu z nich pracuje często poza biurem - na miejscu u klientów kancelarii. Duża mobilność pracowników wymagała wymiany centrali i wyboru technologii IP. "Prawnicy oczekują sprawnego działania systemu; nowinki techniczne mają dla prawników znaczenie, jeśli widzą ich użyteczność w codziennej pracy, np. jeżeli wyjeżdżając w podróż służbową mają cały czas kontakt z klientem i biurem"- dodaje.

Wygodnie i efektywnie

Duża mobilność pracowników wymagała wymiany centrali i wyboru technologii IP. Nowinki techniczne mają dla prawni-ków znaczenie, jeśli widzą ich użyteczność w codziennej pracy, np. jeżeli wyjeżdżającw podróż służbową mają cały czas kontakt z klientem i biurem - mówi Jerzy Rajkow-Krzywicki, dyrektor ds. IT i Telekomunikacji w Gide Loyrette Nouel.

Podstawowym elementem systemu komunikacji w Gide Loyrette Nouel jest serwer Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise (OXE), który wraz z dodatkowymi serwerami obsługuje połączenia telefoniczne i system zunifikowanej komunikacji. Zastosowano w tym przypadku konfigurację w pełni IP, z wyjątkiem kilku portów analogowych wykorzystywanych do obsługi faksów. Użytkownicy OmniPCX Enterprise mają do dyspozycji terminale współpracujące z systemem - od stacjonarnych telefonów IP i cyfrowych telefonów DECT po programowe softphone'y i aplikacje dla telefonów komórkowych i smartphone'ów. Jednym z wymagań była także możliwość łatwego zintegrowania nowego systemu z systemami telekomunikacyjnymi pracującymi w 20 biurach kancelarii na całym świecie. Warszawskie biuro miało jednak swobodę w wyborze rozwiązania. Wdrożenie systemu dostarczonego przez Alcatel-Lucent trwało cztery miesiące. Realizował je partner Alcatela-Lucenta firma Citicom Group. Samo uruchomienie systemu zajęło jeden weekend, działający już produkcyjnie system podlegał następnie drobnym modyfikacjom.

Jak mówi Jerzy Rajkow-Krzywicki, o wyborze dostawcy zadecydowały w dużym stopniu względy użytkowe. Jednym z argumentów był fakt, że w momencie poszukiwania systemu w styczniu 2006 r. Alcatel był jednym z niewielu producentów oferujących telefony IP z klawiaturą QWERTY, a obsługa pełnotekstowej klawiatury przewyższała pod względem funkcjonalnym ofertę konkurencji. Wybieranie numeru innego pracownika lub klienta po kilku literach nazwiska jest szybsze i znacznie prostsze niż pamiętanie numerów wewnętrznych lub przeglądanie książek adresowych w intranecie. Przyspieszyła także praca sekretariatów. W warszawskim biurze kancelaria podzielona jest na 12 departamentów prawnych, każdy z nich posiada osobny sekretariat. Asystenci kontrolują telefon z poziomu komputera za pomocą aplikacji Alcatel 4980 - co zapewnia szybszą obsługę połączeń, wygodniejsze zestawianie telekonferencji, przekierowanie połączeń oraz informacje, kto w danej chwili jest osiągalny dla dzwoniącego klienta. Osoby, których charakter pracy wymaga stałej dostępności i jednocześnie przemieszczania się po biurze otrzymały telefony DECT.

Zawsze w kontakcie

Internetowa aplikacja softphone, z której korzystają prawnicy pozwala przez stronę internetową kontrolować telefon, korzystać z niego zdalnie, być dostępnym pod jednym numerem w każdym miejscu, zestawiać telekonferencje głosowe. Dedykowany serwer unified communications OTUC, sprzężony z centralą telefoniczną IP, poprzez aplikację My Teamwork umożliwia zaś zestawianie tzw. telekonferencji multimedialnych, z możliwością równoczesnego przesyłania poprzez stronę WWW prezentacji PowerPoint lub widoku dowolnej aplikacji (np. Word) w trakcie trwania telekonferencji głosowej. Za administrowanie, konfigurowanie, zarządzanie, odpowiada system OmniVista 4760.

Co ciekawe, z komunikatorów Instant Messaging (IM) korzystają przede wszystkim pracownicy sekretariatów, ustalając terminy telekonferencji przełożonych. Prawnicy zdecydowanie preferują rozmowy telefonicznie, e-mail oraz telekonferencje synchronizujące głos oraz dokumenty PowerPoint czy Word, nad którymi pracują jednocześnie w wielu lokalizacjach między sobą lub z klientem. Osoba uczestnicząca w telekonferencji nie musi mieć zainstalowanej dedykowanej aplikacji do korzystania z telekonferencji multimedialnej. Wykorzystuje wyłącznie przeglądarkę internetową. Część aplikacyjna znajduje się po stronie kancelarii, na serwerze OTUC.

Podstawowa korzyść biznesowa to wyraźna obniżka kosztów. Praca w międzynarodowej kancelarii wymaga częstych podróży pomiędzy biurami, także zagranicznymi. Po wdrożeniu systemu telefonii IP współpraca między placówkami (projekty, szkolenia) odbywa się w większym stopniu zdalnie. Kancelaria notuje wzrost zadowolenia klientów z obsługi - wygodny i szybszy sposób komunikacji z prawnikami od momentu umówienia pierwszego spotkania do właściwych prac nad zleconą sprawą. "Także z punktu widzenia działu IT wdrożenie przyniosło uproszczenie zarządzania całym systemem, głównie dzięki automatyzacji wielu czynności i zastosowaniu graficznego, intuicyjnego interfejsu" - podsumowuje Jerzy Rajkow-Krzywicki.

Dla Computerworld komentuje Rafał Fazan, dyrektor ds. sprzedaży pośredniej w Alcatel-Lucent Polska.
Rafał Fazan

Rafał Fazan

Wdrożenie w Gide Loyrette Nouel jest symbolicznym przykładem, że zarówno najbardziej zaawansowane rozwiązania telefonii IP jak i zunifikowanej komunikacji, sprawdzają się nie tylko w dużych firmach. Jeśli rozwiązanie jest odpowiednio elastyczne i umożliwia dopasowanie do konkretnych potrzeb klienta, jasno precyzującego cele, które chce osiągnąć, wtedy zarówno czas zwrotu z inwestycji, proces jego instalacji, konfigurowania i eksploatacji przestają stanowić barierę. Zalety natomiast są w dużej mierze takie same jak w większych organizacjach. Ma to bardzo duże znaczenie, ponieważ według danych statystycznych, to właśnie w segmencie średnich i małych firm notuje się największą dynamikę rozwoju.

Z punktu widzenia polskiego rynku, przykład Gide Loyrette Nouel ilustruje kilka ważnych tendencji. Komunikacja IP to nie tylko bezpośrednie oszczędności na wysokości rachunków telefonicznych. To także możliwość zapewnienia wyższego poziomu jakości obsługi klienta, sprawności w przebiegu procesów wewnętrznych, a jednocześnie sposób na uproszczenie zarządzania i uzyskanie oszczędności w takich obszarach jak koszty podróży. W skrócie jest to efektywna droga do podniesienia własnej konkurencyjności.

Jeszcze niedawno uważano, że większość polskich firm, zwłaszcza tych należących do rynku MSP, była ciekawa komunikacji IP, ale wstrzymywała się z podjęciem decyzji o inwestycji. Gide Loyrette Nouel, który wybierał rozwiązanie zunifikowanej komunikacji w momencie, kiedy w Polsce dopiero zaczęto szerzej o niej mówić, należał do grona pionierów. Ale w ślad za nim poszło już znacznie więcej firm wybierając rozwiązania Alcatela-Lucenta i łącząc przejście na telefonię IP z wdrożeniem wielu dodatkowych aplikacji, co dopiero w pełnej krasie pozwala docenić zalety IP. Prezentacja pozytywnych przykładów jest najbardziej wiarygodną metodą przekonywania niezdecydowanych.

Analizując sytuację w Polsce i w krajach najbardziej rozwiniętych, obserwujemy stałe zacieranie się różnic. Jeśli połączymy to z poszerzaniem się kręgu potencjalnych nabywców zintegrowanych systemów komunikacji IP, to widać duży potencjał wzrostowy całego segmentu, co nas szczególnie cieszy i pozwala optymistycznie spoglądać w przyszłość.


TOP 200