Inwestycja w telekomunikację związana jest na ogół z dynamicznym rozwojem firmy. Wymuszają ją także szybko zmieniające się wymagania wobec sposobu kontaktu z klientami.

W przypadku warszawskiego oddziału kancelarii prawnej Gide Loyrette Nouel decyzja o wyborze technologii IP zbiegła się z przeprowadzką firmy do nowej siedziby. W poprzedniej kancelaria dysponowała - wynajmowaną od właściciela biurowego budynku - standardową centralą ISDN, która zapewniała podstawowe usługi, typu odbieranie i przekierowywanie połączeń, czy zestawianie telekonferencji. Wykorzystywana infrastruktura IT obejmowała lokalną sieć, pocztę elektroniczną i intranet.

Budynek, w którym kancelaria Gide Loyrette Nouel uruchomiła nowe biuro, nie oferował możliwości wynajmu centrali telefonicznej, co oznaczało konieczność zakupu nowego rozwiązania. "Dokonując własnej inwestycji w sprzęt i oprogramowanie telekomunikacyjne szukaliśmy systemu, który dostarczy nam pożądanych usług, możliwości oraz skalowalności dostosowanej nie tylko do obecnych wymagań biznesu, ale także tych przyszłych" - mówi Jerzy Rajkow-Krzywicki, dyrektor ds. IT i Telekomunikacji w warszawskim biurze Gide Loyrette Nouel, prowadzący projekt migracji do technologii IP. Przekonanie wspólników kancelarii o jej możliwościach oznaczało zielone światło dla przedsięwzięcia.

"Mieliśmy zdefiniowane potrzeby wobec nowego systemu. Są one dość specyficzne - mimo że kancelaria prawnicza nie kojarzy się z innowacyjnością w telekomunikacji" - mówi Jerzy Rajkow Krzywicki. System miał być przyjazny i niezawodny. W Warszawie kancelaria zatrudnia ponad 50 prawników. Wielu z nich pracuje często poza biurem - na miejscu u klientów kancelarii. Duża mobilność pracowników wymagała wymiany centrali i wyboru technologii IP. "Prawnicy oczekują sprawnego działania systemu; nowinki techniczne mają dla prawników znaczenie, jeśli widzą ich użyteczność w codziennej pracy, np. jeżeli wyjeżdżając w podróż służbową mają cały czas kontakt z klientem i biurem"- dodaje.

Wygodnie i efektywnie

Podstawowym elementem systemu komunikacji w Gide Loyrette Nouel jest serwer Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise (OXE), który wraz z dodatkowymi serwerami obsługuje połączenia telefoniczne i system zunifikowanej komunikacji. Zastosowano w tym przypadku konfigurację w pełni IP, z wyjątkiem kilku portów analogowych wykorzystywanych do obsługi faksów. Użytkownicy OmniPCX Enterprise mają do dyspozycji terminale współpracujące z systemem - od stacjonarnych telefonów IP i cyfrowych telefonów DECT po programowe softphone'y i aplikacje dla telefonów komórkowych i smartphone'ów. Jednym z wymagań była także możliwość łatwego zintegrowania nowego systemu z systemami telekomunikacyjnymi pracującymi w 20 biurach kancelarii na całym świecie. Warszawskie biuro miało jednak swobodę w wyborze rozwiązania. Wdrożenie systemu dostarczonego przez Alcatel-Lucent trwało cztery miesiące. Realizował je partner Alcatela-Lucenta firma Citicom Group. Samo uruchomienie systemu zajęło jeden weekend, działający już produkcyjnie system podlegał następnie drobnym modyfikacjom.

Jak mówi Jerzy Rajkow-Krzywicki, o wyborze dostawcy zadecydowały w dużym stopniu względy użytkowe. Jednym z argumentów był fakt, że w momencie poszukiwania systemu w styczniu 2006 r. Alcatel był jednym z niewielu producentów oferujących telefony IP z klawiaturą QWERTY, a obsługa pełnotekstowej klawiatury przewyższała pod względem funkcjonalnym ofertę konkurencji. Wybieranie numeru innego pracownika lub klienta po kilku literach nazwiska jest szybsze i znacznie prostsze niż pamiętanie numerów wewnętrznych lub przeglądanie książek adresowych w intranecie. Przyspieszyła także praca sekretariatów. W warszawskim biurze kancelaria podzielona jest na 12 departamentów prawnych, każdy z nich posiada osobny sekretariat. Asystenci kontrolują telefon z poziomu komputera za pomocą aplikacji Alcatel 4980 - co zapewnia szybszą obsługę połączeń, wygodniejsze zestawianie telekonferencji, przekierowanie połączeń oraz informacje, kto w danej chwili jest osiągalny dla dzwoniącego klienta. Osoby, których charakter pracy wymaga stałej dostępności i jednocześnie przemieszczania się po biurze otrzymały telefony DECT.

Zawsze w kontakcie

Internetowa aplikacja softphone, z której korzystają prawnicy pozwala przez stronę internetową kontrolować telefon, korzystać z niego zdalnie, być dostępnym pod jednym numerem w każdym miejscu, zestawiać telekonferencje głosowe. Dedykowany serwer unified communications OTUC, sprzężony z centralą telefoniczną IP, poprzez aplikację My Teamwork umożliwia zaś zestawianie tzw. telekonferencji multimedialnych, z możliwością równoczesnego przesyłania poprzez stronę WWW prezentacji PowerPoint lub widoku dowolnej aplikacji (np. Word) w trakcie trwania telekonferencji głosowej. Za administrowanie, konfigurowanie, zarządzanie, odpowiada system OmniVista 4760.

Co ciekawe, z komunikatorów Instant Messaging (IM) korzystają przede wszystkim pracownicy sekretariatów, ustalając terminy telekonferencji przełożonych. Prawnicy zdecydowanie preferują rozmowy telefonicznie, e-mail oraz telekonferencje synchronizujące głos oraz dokumenty PowerPoint czy Word, nad którymi pracują jednocześnie w wielu lokalizacjach między sobą lub z klientem. Osoba uczestnicząca w telekonferencji nie musi mieć zainstalowanej dedykowanej aplikacji do korzystania z telekonferencji multimedialnej. Wykorzystuje wyłącznie przeglądarkę internetową. Część aplikacyjna znajduje się po stronie kancelarii, na serwerze OTUC.

Podstawowa korzyść biznesowa to wyraźna obniżka kosztów. Praca w międzynarodowej kancelarii wymaga częstych podróży pomiędzy biurami, także zagranicznymi. Po wdrożeniu systemu telefonii IP współpraca między placówkami (projekty, szkolenia) odbywa się w większym stopniu zdalnie. Kancelaria notuje wzrost zadowolenia klientów z obsługi - wygodny i szybszy sposób komunikacji z prawnikami od momentu umówienia pierwszego spotkania do właściwych prac nad zleconą sprawą. "Także z punktu widzenia działu IT wdrożenie przyniosło uproszczenie zarządzania całym systemem, głównie dzięki automatyzacji wielu czynności i zastosowaniu graficznego, intuicyjnego interfejsu" - podsumowuje Jerzy Rajkow-Krzywicki.