Poważne przedsięwzięcia informatyczne coraz częściej na całym świecie są realizowane z zastosowaniem techniki outsourcingu. Jest to sposób organizujący współpracę producenta i nabywcy systemów informatycznych.

Istnieje cała gama rozmaitych wersji outsourcingu - od wynajęcia przez komputeryzującą się firmę pełnego systemu komputerowego, który jest własnością firmy outsourcingowej, aż po budowę własnego systemu zarządzanego i unowocześnianego przez określony czas (zwykle kilka lat) przez zewnętrzną firmę informatyczną.

Mimo że do miana twórcy tej koncepcji komputeryzacji rości sobie prawo EDS Corp. (współpraca nawiązana z firmą Frito-Lay Inc. już w 1963 r.), to cała sprawa nabrała rozpędu zaledwie kilka lat temu, podobno od chwili gdy Eastman Kodak zdecydował się na outsourcing większości swoich systemów informatycznych. O popularności całej idei outsourcingu świadczy np. fakt, że na dzień dzisiejszy (wg raportu Yankee Group) wszystkie firmy z czołowej 500-ki wg czasopisma Fortune zamierzają w najbliższej przyszłości zaangażować się w tego typu rozwiązania zaś w roku bieżącym (1994) outsourcing wciela w życie ok. 20% tych firm.

Jak to się robi?

Firma, która chce korzystać z komputerowych metod przetwarzania danych podpisuje kontrakt z dostawcą usług informatycznych. W zakres takiej umowy może wchodzić: wykorzystanie podstawowych funkcji zaplecza informatycznego dostawcy, możliwość zaprojektowania i realizacji wyspecjalizowanych aplikacji, wykonanie integracji istniejącego systemu informatycznego oraz zarządzanie zainstalowaną siecią. Dostawca jest odpowiedzialny za dalszy rozwój, serwis i wsparcia techniczne nowego systemu (zarówno w części sprzętowej, jak i software'owej).

Outsourcing można zrealizować zawierając porozumienie, na mocy którego firma-klient będzie korzystała z kompletnego systemu informatycznego (lub tylko jednej z jego części), oferowanego przez dostawcę. To on dzierży przysłowiowe "klucze" całego przedsięwzięcia.

Zrealizowany na zasadach outsourcingu, dobrze działający system informatyczny ma kilka ważnych zalet dla firmy, która się nań zdecydowała. Jest rozwiązaniem tańszym i bardziej elastycznym niż angażowanie wyłącznie własnych sił i środków, eliminuje wydatki na utrzymanie oraz rozwój swoich systemów komputerowych i pozwala na zajęcie się wyłącznie podstawową działalnością.

Pułapki outsourcingu

Najgroźniejsze co może się przytrafić firmie, która w ramach outsourcingu korzysta w części lub w całości z cudzego systemu informatycznego jest niezapowiedziana likwidacja tego systemu. Jego właściciele mogą z dnia na dzień zakończyć swoją działalność (np. dzięki powziętym decyzjom o zmianie profilu działalności lub co gorsza na mocy wyroku sądowego ogłaszającego upadłość firmy), pozostawiając swoich klientów na lodzie, bez technicznego wsparcia funkcjonowania ich przedsiębiorstw.

Ryzyko korzystania z outsourcingu może być zresztą obopólne. Przyczyną poważnych kłopotów może być np. wykonane dla klienta oprogramowanie zawierające tak zasadnicze błędy i niedoróbki, że wpędzić one mogą użytkowników w poważne tarapaty finansowe. Znany jest przypadek krajowej firmy software'owej, której programowanie finansowo-księgowe było błędnie skonstruowane, przez co po upłynięciu okresu rozliczeniowego, zaksięgowane sumy wcale się nie bilansowały. W konsekwencji poniesionych strat można domagać się odszkodowania np. na drodze sądowej, co w praktyce jest raczej ostatecznością. Zawsze można osiągnąć jakiś consensus - a jego realizacji sprzyjać może odłożony do depozytu kod źródłowy kupionego oprogramowania.

Wnioski nasuwają się same - podstawą powodzenia całego przedsięwzięcia jest obustronnie wyważony wybór godnej zaufania firmy. Dlatego też rola ustaleń i reguł, które zwykle z namysłem i rozwagą są podpisywane w formie umowy na podwykonawstwo jest ogromna.

Podstawą współpracy - dobra umowa

Aby skorzystać z usług informatycznych o zabarwieniu mniej lub bardziej outsourcingowym ogłaszany jest zwykle konkurs ofert na realizację całego przedsięwzięcia (od 1 stycznia przyszłego roku procedury przetargowe będą zgodne z Ustawą o Zamówieniach Publicznych). Po wielu dniach żmudnego studiowania dokumentów i list zawierających harmonogramy, parametry użytkowe, ceny, spisy referencji itp. nadsyłane przez konkurujących między sobą dostawców i po ustaleniu odpowiednich kryteriów wyboru, można się wreszcie pokusić o wybór najlepszej oferty. Po jej wyborze mogłoby się wydawać, że najgorszą pracę mamy już poza sobą, a przed nami stoją wyłącznie korzyści, jakie oferuje outsourcing. Jest to pogląd bardzo mylący.

Przed nami równie, a może jeszcze bardziej odpowiedzialna część końcowa przetargu - napisanie umowy. Pozostały do wynegocjowania warunki kontraktu i wybór takich sformułowań w umowie, żeby w przyszłości nie wpędzić macierzystej firmy w groźne pułapki. Jeżeli cała rzecz dotyczy dużego przedsięwzięcia, to umowa powinna być skonstruowana przez profesjonalistów - prawników specjalizujących się w zagadnieniach informatyczno-gospodarczych.

Całe postępowanie uwieńczone podpisaniem umowy jest tak naturalne, że wiele firm, które oferują swoje usługi na rynku krajowym dopracowało się podobnych wzorów postępowania. Wzorem niejakiego pana Jourdain ze sztuki Moliera, który w wieku lat 40 zachwycił się tym, że mówi prozą, można ich spokojnie określić mianem prekursorów outsourcingu w Polsce.