Dobre przygotowanie do rozmów z potencjalnym partnerem outsourcingowym może skutkować lepszymi warunkami przez cały okres obowiązywania umowy. W przypadku przedłużania kontraktów krótkookresowych za stołem negocjacyjnym warto zasiąść w ostatnim kwartale ich obowiązywania. Renegocjację umów obejmujących kilka lat i więcej można zaczynać na 18 do 24 miesięcy przed wygaśnięciem kontraktu. W końcowym okresie obowiązywania umowy klient dysponuje szerszym niż kiedykolwiek wachlarzem argumentów. Może bowiem przymierzać się do zmiany dostawcy, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów wynikających m.in. z kar umownych. Dostawcy usług outsourcingu są jednak w pełni świadomi, że zmiana partnera nie zawsze jest klientom na rękę. I chociaż obu stronom zwykle zależy na utrzymaniu współpracy, to dobre przygotowanie może zapewnić klientowi istotną przewagę negocjacyjną. Oto 6 zasad, które warto mieć na uwadze:

1. Przygotuj siebie i dostawcę. Przed rozpoczęciem rozmów warto przedstawić obecnemu lub potencjalnemu partnerowi własną pozycję rynkową i plany strategiczne. Taki zarys sytuacji firmy pozwoli dostawcy ocenić potencjalną wartość współpracy i przygotować właściwą ofertę. Warto pamiętać, że outsourcing jest dla obu stron pewnego rodzaju inwestycją. Inwestycją tym bardziej opłacalną, im lepiej przygotowaną.

2. Rozważ różne opcje. Zawczasu warto postarać się o wykorzystanie dostępnych informacji na temat prowadzonej działalności biznesowej oraz ewentualnej historii współpracy z outsourcerem do stworzenia prognozy potrzeb organizacji w zakresie rozmaitych rozwiązań. Pod uwagę warto brać nie tylko oferty innych dostawców, ale również różne formy współpracy - m.in. single- i multisourcing. Prowadzenie takiej analizy w pośpiechu i pod koniec okresu obowiązywania umowy działa zwykle na korzyść dostawcy.

3. Precyzuj oczekiwania. Przystępując do negocjacji dostawca doskonale zdaje sobie sprawę, że wszyscy jego klienci oczekują wyższej jakości usług po niższej cenie. Najpewniej ma również przećwiczone odpowiedzi na większość argumentów wspierających ogólne żądania. Dopiero sprecyzowane oczekiwania, najlepiej wyrażone liczbowo, mogą stanowić jakikolwiek punkt wyjścia do realnych korzyści.

4. Mów o alternatywach. Odpowiednio przygotowany plan strategiczny powinien zawierać przynajmniej kilka alternatywnych dróg dojścia do celów biznesowych. Nie warto ukrywać przed potencjalnym dostawcą usług outsourcingu, że jego oferta nie jest jedyną ścieżką rozwoju dla organizacji.

5. Zdobądź wsparcie biznesu. Do jakichkolwiek rozmów z partnerem outsourcingowym warto zaangażować przedstawicieli kierownictwa możliwie jak najwyższego szczebla. Z pewnością rozmowy prowadzone w towarzystwie prezesa firmy nabiorą innego znaczenia, niezależnie od stosunków panujących pomiędzy obiema stronami. W negocjacje warto również włączyć pracowników odpowiedzialnych za poszczególne piony organizacyjne, które mają mieć jakikolwiek związek z dostawcą usług outsourcingu. Ich zaangażowanie może okazać się korzystne nawet dla dalszego przebiegu potencjalnej współpracy z outsourcerem.

6. Nie obawiaj się zmian. Choć zmiana dostawcy usług outsourcingu z pewnością nie należy do łatwych, to warto być przygotowanym i na taką ewentualność, jeśli dotychczasowy usługodawca zdecydowanie odmawia spełniania racjonalnych warunków.

Opracował Piotr Waszczuk, na podstawie 6 Tips for Selecting Right One, Stephanie Overby.