Urząd Miejski w Koninie to na razie jeden z niewielu, który panuje nad dokumentami przy udziale narzędzi informatycznych.

Z zamiarem przejścia "na swoje" pan Zaradny nosił się od dawna. Praca w jednej z niewielkich firm handlowych w czasach recesji stała się nieznośna. Niedawno złożył wniosek o rozpoczęcie działalności gospodarczej - niewielkiego kiosku z artykułami przemysłowymi, w Urzędzie Miejskim w Koninie. Formularz pobrał z witryny WWW urzędu. Jego wypełnienie zajęło mu kilkanaście minut, tyle ile wypełnienie formularza potrzebnego do wystawienia karty wędkarskiej, o którą postanowił wystąpić niejako "przy okazji" składania wniosku.

Z dokumentami udał się do Biura Obsługi Interesanta UM mieszczącego się przy placu Wolności, gdzie złożył potrzebną do wydania karty fotografię i uiścił stosowne opłaty skarbowe.

Po kilkunastu dniach zadzwonił do urzędu, by dowiedzieć się, że oba wnioski zostały rozpatrzone pozytywnie już tydzień wcześniej.

Bardzo szybkie wnioski

W niewielu polskich miastach załatwianie spraw administracyjnych jest tak proste jak w Koninie. Wszystkie potrzebne wnioski i informacje można zdobyć, wchodząc na strony internetowe Urzędu Miejskiego. Jak przyznają sami urzędnicy, gdyby nie obiektywne ograniczenia związane z wprowadzeniem podpisu elektronicznego, przynajmniej przyjmowanie wniosków można by załatwiać przez Internet. Przyspieszenie procesu obsługi interesantów stało się możliwe dzięki wdrożeniu w Koninie systemu obiegu dokumentów mis-Partner/Urzędy wrocławskiej firmy MIS, aplikacji wykonanej w Lotus Notes/Domino.

Konin jest jednym z zaledwie kilku miast (obok m.in. Rybnika, Szczecina, Poznania), w którym zelektronizowano obieg dokumentami. "Takie pionierstwo się opłaca. Jesteśmy przygotowani na zmiany, które już wkrótce będą musiały zostać wprowadzone we wszystkich urzędach w kraju" - mówi Marek Zawidzki, sekretarz miasta Konina.

W wyniku projektu zakończonego prawie rok temu obieg większości dokumentów wewnątrz urzędu odbywa się elektronicznie. Korespondencja i dokumenty związane z załatwianiem spraw rejestrowane są w systemie, a następnie dekretowane na odpowiednie komórki lub osoby. W systemie jest sklasyfikowanych ponad 400 typów dokumentów i 50 rejestrów, które dotychczas były prowadzone w formie papierowej. Wszelkie wnioski składane przez mieszkańców miasta w postaci papierowej są skanowane w Biurze Obsługi Interesantów i umieszczane w systemie informatycznym. Urzędnicy w każdej chwili mogą sprawdzić, na jakim etapie znajduje się konkretna sprawa, i udzielić interesantom stosownej informacji.

Wdrożenie systemu wyeliminowało papierowy obieg dokumentów na kilku jego etapach. Wszystkie dokumenty w urzędzie są przygotowywane komputerowo. Niedawno naocznie przekonał się o tym Marek Zawidzki, który spędził pół dnia na poszukiwaniu... maszyny do pisania. "Wreszcie okazało się, że mamy jeszcze dwie maszyny, trzymane z konieczności, chociażby do wypełniania kart wędkarskich. Chociaż właściwie także i te dokumenty moglibyśmy drukować elektronicznie" - stwierdza. Dwie maszyny do pisania na urząd, zatrudniający prawie 250 osób - już ta proporcja pokazuje zmianę, jakiej dokonano w Koninie.

Jej skutki bardzo szybko odczuli mieszkańcy Konina. "Wnioski w formie elektronicznej pobiera wciąż dość nieliczna grupa. Duża część mieszkańców odnosi się ze sceptycyzmem do nowej formy kontaktu. Od czasu wdrożenia systemu odnotowaliśmy za to znaczny wzrost liczby wejść na strony urzędu" - mówi Marek Zawidzki. Dzięki wdrożeniu systemu, a także norm ISO 9001:2000 znacząco skrócono średni czas rozpatrywania wniosków.

Wdrożenie systemu zaczęto od Biura Zarządu i Wydziału Organizacyjnego i Kadr oraz Wydziału Architektury. Na szybką informatyzację obiegu dokumentów, mimo sporej komplikacji rozpatrywanych w wydziale spraw, zdecydowano się ze względu na to, iż właśnie tam znalazła się grupa urzędników dobrze zaznajomionych z komputerami. Stopniowo objęto systemem wszystkich 25 komórek urzędu.

Dwadzieścia pięć baz

Dziś w systemie pracuje ok. 200 urzędników, docelowo ma ich być blisko 220. Dziennie do systemu jest wprowadzanych do 400 dokumentów. "Dopóki systemem było objętych kilka wydziałów, nie mieliśmy większych problemów. W momencie wdrożenia systemu okazało się, że jedna centralna baza pracuje zbyt wolno" - wyjaśnia Dariusz Ryś, kierownik Referatu Informatyki w UM w Koninie. Trwają prace nad usprawnieniem systemu, wdrożono np. wydajną macierz dyskową. Centralna baza danych jest zastępowana 25 bazami wydziałowymi. Nie zmniejszy to ilości urzędniczej pracy, powinno jednak przyspieszyć działanie systemu. "Mimo wdrożenia systemu, pracy nam nie ubywa. Po prostu szybciej rozpatrujemy składane wnioski. Ale może to i lepiej, inaczej byśmy zgnuśnieli" - mówi ze śmiechem Marek Zawidzki.