Wiesław Patrzek opowiada, że informatyzację urzędu rozpoczęto 8 lat temu od podstawowych kartotek ewidencyjnych (mieszkańcy, podmioty gospodarcze, pojazdy, działki, budynki i lokale itd.). Obecnie trwa rozbudowa systemów analityczno-finansowych i sprawdzanie w praktyce zalet wykorzystywania systemu obiegu spraw i dokumentów. "Od początku przyjęliśmy strategię pełnej integracji systemów dziedzinowych, która mimo wielu przeszkód (prawnych, organizacyjnych oraz wykonawczych - system realizowany jest w Gdańsku oprócz firmy ZUI OTAGO, twórcy systemu ÇRatuszČ przez 3 głównych wykonawców), jest konsekwentnie realizowana" - mówi Wiesław Patrzek.

Po wcześniejszej pełnej integracji bazy tekstowej systemu "Ratusz" z mapami graficznymi Systemu Informacji Przestrzennej (wspólny wysiłek administratorów "Ratusza" w urzędzie oraz firm: ComputerLand/FinSkog twórcy SIP i ZUI OTAGO - część tekstowa systemu Ratusz) są wdrażane dwie aplikacje (realizowane w ramach współpracy z ComputerLand/FinSkog) - do prowadzenia zasobu geodezyjnego w gminie oraz do planowania przestrzennego.

Z każdej aplikacji mogą korzystać pracownicy wydziałów, innych niż zajmujące się merytorycznie wprowadzaniem i modyfikacją danych. Jest to możliwe dzięki funkcjonowaniu na terenie urzędu zaawansowanej sieci strukturalnej oraz przyjętym rozwiązaniom sieciowym, które pozwalają na dostęp do systemu z dowolnego komputera w magistracie, pod warunkiem że użytkownik ma odpowiednie uprawnienia.

A pomyśleć, jakież to należało pokonać przeszkody, by urzędnicy mogli docenić pracę w zintegrowanym środowisku... "Ciągła i gwałtowna zmiana przepisów prawa (niestety, występujące nieraz sprzeczności i różnice w zakresie przepisów obowiązujących w różnych komórkach organizacyjnych), brak konsultacji ze strony rządu (przepisy wykonawcze często otrzymujemy po terminie wejścia określonej ustawy) oraz problemy z przeniesieniem dotychczasowych danych (praktycznie żadna kartoteka administracji rządowej nie nadawała się do importu ze względu na niekompletność i brak słowników - dotyczy to np. PESEL i baz danych z pojazdami)" - to tylko niektóre problemy, które wylicza Wiesław Patrzek.

Zresztą kłopoty z przejęciem starych danych występują praktycznie we wszystkich wdrożeniach. Tak było np. z przejęciem baz zasobu geodezyjnego z EW-MAPy/ MSEG do nowej aplikacji ARC-Info/ORACLE.

Ale to nie koniec. Sukces w informatyzacji zależy od użytkowników, czy będą chcieli posługiwać się nowymi programami. Przeważnie ogarnia ich lęk przed wdrożeniem, szczególnie widać to wśród starszych pracowników. Odczuwają oni większą ilość pracy i nadmiar koniecznych szkoleń na początku wdrożenia - jednak po pewnym czasie wszyscy użytkownicy przystosowują się do nowego, szczególnie gdy nastąpi zauważalne polepszenie jakości, komfortu i szybkości wykonywania zadań.

W przypadku wdrożenia systemu "Ratusz" okazało się, że Urząd ma nie dostosowane struktury do zadań możliwych do zrealizowania przez system. Urzędnicy mieli początkowo mniejsze potrzeby informacyjne niż umożliwiały poszczególne podsystemy, takie jak naliczanie podatków od nieruchomości, obsługa planowania budżetu czy też naliczanie opłat za wieczyste użytkowanie gruntów.

Poważną trudnością był brak umiejętności definiowania oczekiwań i zakresu funkcjonalnego systemu przez użytkowników - albo zbyt upraszczano funkcje, albo nazbyt komplikowano. Brakowało też wyraźnych i czytelnych procedur działania, tym samym wydłużało się dostosowanie rozwiązań dedykowanych końcowym odbiorcom i dopasowanie ich do faktycznych potrzeb urzędowych. Na to wszystko nakładało się rozproszenie procesów zachodzących w Urzędzie i trudność w ich jednoznacznym opisaniu i uporządkowaniu.

W Gdańsku udało się te wszystkie przeszkody pokonać. Wiesław Patrzek jest zwłaszcza dumny z Systemu Informacji Przestrzennej i miejskiego serwisu internetowego.