Urząd otwarty i skuteczny

Na świecie myśli się już o budowaniu administracji na miarę wyzwań epoki Web 3.0. Raport World Economic Forum przedstawia wizję urzędu przyszłości w modelu FAST.

Fundacja World Economic Forum organizuje nie tylko słynną konferencję w Davos, ale również publikuje ważne raporty poświęcone szeroko pojętej gospodarce. Dobór autorów i poruszane w nich tematy powodują, że z uwagą analizowane są one przez OECD czy Komisję Europejską. Niestety, opublikowany w czerwcu br. interesujący raport "The Future of Government Lessons Learned from around the Word" przeszedł w naszym kraju praktycznie bez echa. A szkoda, bo można w nim znaleźć wiele odpowiedzi na pytanie, dlaczego Polska tak słabo wypadła w pierwszej ocenie realizacji Europejskiej Agendy Cyfrowej.

eGovernment 2.0 czy już 3.0?

W ostatnim czasie pojawia się coraz więcej opracowań analizujących skutki, jakie niesie kolejna fala ewolucji Internetu określana mianem Web 3.0. Przypomnijmy, że termin ten stworzono dla określenia różnego rodzaju działań i koncepcji prowadzących do konwersji obecnego systemu przekazu wiedzy do modelu ogólnie pojętej bazy danych. Web 3.0 to koncepcja przetworzenia zawartości stron do wzorca czytanego przez różne (w tym nieprzeglądarkowe) aplikacje, systemy wykorzystujące sztuczną inteligencję, rozwiązania semantyczne oraz oprogramowanie pozwalające wizualizować i przetwarzać dane w trzech wymiarach. Aplikacje Web 3.0 będą też zdolne do rozpoznania zamiarów internauty na podstawie kontekstu przekazywanych danych. Ułatwi to i przyśpieszy uzyskanie potrzebnych informacji przez użytkownika.

Zdaniem specjalistów, Web 3.0 przyniesie kolejną falę zmian w systemach elektronicznej administracji. Bardzo dobrze ilustruje to zestawienie z tabeli 1, opracowane w 2010 r. przez odpowiedzialną za rozwój społeczeństwa informacyjnego w Korei Południowej agencję National Information Society Agency (NISA).

FAST, czyli jak powinna funkcjonować administracja

Autorzy raportu WEF zastanawiają się, jaka transformacja musi się dokonać w jednostkach administracji publicznej w związku z nakreślonym przez NISA schematem. Stawiają i udowadniają tezę, że główną cechą, jaką będą musiały posiąść jednostki administracji w nadchodzących latach, musi stać się umiejętność dostosowania się do wymogów otoczenia i nakierowanie na stały rozwój - tak aby nieprzerwanie tworzyć wartość publiczną. Innymi słowy, administracja musi umieć dostosować swoje działania do szybko zmieniających się warunków i oczekiwań obywateli, budować zdolności do efektywnego funkcjonowania w złożonych sieciach współzależnych organizacji i systemów sektora publicznego, prywatnego i non profit.

Raport określa zmiany, jakie muszą zostać wprowadzone do obecnej administracji hasłem FAST, co tłumaczy się następująco:

- F = Flat, czyli spłaszczona, przy czym owo "spłaszczenie administracji" dokona się czworako:

poprzez większe zaangażowanie obywateli - co w tym przypadku oznacza zmniejszenie dystansu pomiędzy administracją a obywatelami poprzez wykorzystanie całej gamy rozwiązań, od serwisów społecznościowych, do kontaktu z wykorzystaniem urządzeń mobilnych. Oznacza to uruchomienie systemu stałych konsultacji, badań opinii i innych metod komunikacji urząd-obywatel, a także dostęp do otwartych danych publicznych.

Poprzez zwiększenie wydajności administracji - co należy rozumieć jako uproszczenie organizacji sprzyjające jej usprawnieniu poprzez zmniejszenie liczby warstw w hierarchii pomiędzy kierownictwem a personelem liniowym, przeprojektowanie procesów biznesowych i analizę celów biznesowych organizacji, niwelowanie obsługi papierowej itp.

Sprawniejsze procesy decyzyjne - usprawnienie procesów podejmowania decyzji może być osiągnięte zarówno pionowo, poprzez sprawniejsze udostępnianie kierownictwu danych zarządczych i analiz procesów jednostki, jak i poziomo, poprzez budowanie współpracy w obrębie poszczególnych ministerstw, agencji i urzędów.

Budowanie międzyrządowych i międzysektorowych sieci współpracy - sieci, które obejmą podmioty publiczne, prywatne i organizacje trzeciego sektora oraz poszczególnych obywateli będą miały w XXI wieku decydujące znaczenie dla uzyskania korzyści skali, zakresu rozwiązań złożonych problemów, jak również wykorzystania innowacyjnych idei i najlepszych praktyk.

A = Agile, czyli operatywna. Operatywność urzędu jest niezbędna do tego, żeby sprawnie i skutecznie funkcjonował w zmieniającym się otoczeniu, które wymaga coraz częściej działań niestandardowych i innowacyjnych. Urząd powinien być zatem w stanie szybko i sprawnie zmobilizować niezbędne zasoby do realizacji nowych zadań, ale też i sprawnie je "zdeorganizować", kiedy staną się zbędne. Powszechna stanie się także wspólna realizacja projektów z sektorem prywatnym i instytucjami non profit. Dlatego funkcjonowanie takiego urzędu winno opierać się nie na sprawnych urzędnikach, a na wysoko wykwalifikowanych specjalistach o szerokiej wiedzy, umiejętności rozwiązywania problemów, sprawności w zarządzaniu projektami i wyposażonych w systemy analizy danych w czasie rzeczywistym (Business Intelligence).

S = Streamlined, czyli usprawniony. W wielu krajach synonimem odbiurokratyzowania jest zredukowanie liczebności coraz bardziej kosztownej w funkcjonowaniu służby cywilnej. Najczęściej takie mechaniczne cięcia przynoszą marne rezultaty, ponieważ następuje pogorszenie jakości usług. Właściwym podejściem jest gruntowna przebudowa procesów całej administracji, z uwzględnieniem możliwości dzielenia usług, zasobów i pracy z sektorami prywatnym i non profit (czyli rozwiązań określanych mianem eGovernment 2.0). Taka odchudzona, ale przebudowana administracja będzie działać w sposób efektywny i innowacyjny.

T = Tech-enabled, czyli technologicznie proaktywna. Urząd przyszłości musi być technologicznie proaktywny, tzn. aktywnie wykorzystywać nowoczesne rozwiązania, ze szczególnym podkreśleniem ICT. Musi też zatrudniać specjalistów z odpowiednią wiedzą techniczną. Polityki, ramy prawne i regulacyjne oraz wewnętrzne procesy w urzędach muszą zostać przeprojektowane w celu dostosowania do dynamiki zmian otoczenia. Infrastruktura informacyjna urzędu musi być dostosowana do nowych form zarządzania, współpracy i wymiany informacji z partnerami.

Autorzy raportu stawiają tezę, że implementacja zaleceń FAST spowoduje, iż w następnych dziesięcioleciach XXI wieku będziemy świadkami renesansu administracji i służby publicznej. Przy czym pod pojęciem służby publicznej nie rozumie tylko "najlepszych i najzdolniejszych" zatrudnionych w agencjach rządowych, ale także w organizacjach społeczeństwa obywatelskiego lub firmach działających w sektorze obywatelskim.

Nowe miary eGovernment

Raport WEF proponuje także interesującą redefinicję dotychczasowych metryk i wskaźników umożliwiających pomiar postępów e-administracji. Zdaniem autorów raportu, żadna z obecnie stosowanych metryk "stopnia rozwoju eGovernment" (w tym najbardziej znane - metodyka stosowana przez ONZ i opracowana przez Capgemini dla Komisji Europejskiej) nie odzwierciedla najważniejszego elementu, jaki stanie się decydujący: oceny stopnia satysfakcji klienta. Skupiają się one bowiem na kryteriach oceniających np.: gotowość administracji do wdrożenia systemów e-government, czynniki polityczne, gospodarcze i społeczne w otoczeniu projektów e-administracji (czy są sprzyjające), dostępność usług online i złożoność usług elektronicznych.

Autorzy raportu proponują dwa nowe, uzupełniające się sposoby oceny wyników e-administracji, które określają jako metryki transformacji administracji (Metrics of Government Transformation - MGT):

- Pierwszy zestaw miar obejmuje całościową ocenę efektywności działań administracji, zgodnie z przedstawionymi w artykule czterema osiami określanymi jako FAST.

- Drugi zestaw wskaźników koncentruje się na ocenie, jaką wartość przynoszą poszczególne działania administracji.

Pierwszy zestaw wskaźników pozwoli na monitorowanie "gotowości transformacji" administracji zgodnie z potrzebami obywateli, podczas gdy drugi umożliwi porównawczy pomiar wzrostu wartości publicznej administracji z punktu widzenia obywateli.

Model ten ma nie tylko monitorować samą administrację, ale także to, w jaki sposób administracja, opierając się na modelach partnerstwa publiczno-prywatnego i wielosektorowych modelach współpracy otworzyła możliwości dla wzrostu wartości publicznej i poprawy wydajności. W tym kontekście raport podkreśla potencjał tzw. przedsiębiorstwa społecznego, w istotny sposób wykorzystującego potencjał innowacyjny przedsiębiorczości dla rozwoju społecznego i gospodarczego - szczególnie w obszarach, w których ani administracja, ani rynek nie mogą działać efektywnie.

Ważną rolę w tym kontekście raport przypisuje idei otwartego rządu (open government). Kluczowa dla efektywności administracji stanie się otwartość jej funkcjonowania wyrażająca się otwartością dostępu do danych publicznych. Rozwiązania krajowe ciągle różnią się od definicji i sposobów realizacji tej idei, ale coraz więcej krajów wprowadza rozwiązania służące przejrzystości prowadzenia spraw publicznych poprzez szerokie wykorzystanie technologii informacyjnych i komunikacyjnych, w tym mediów społecznych. Jedną z najważniejszych i najtrudniejszych do pokonania barier stojących przed administracją będzie zachowanie równowagi pomiędzy otwartym modelem rządzenia (governance) a ryzykiem, jakie niesie otwarcie dostępu do danych.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200