Uroki skanowania

Budowa systemów informatycznych Powszechnych Towarzystw Emerytalnych odbywała się w zawrotnym tempie przygotowań do reformy emerytalnej. Aby działalność stała się opłacalna, w ciągu kilku miesięcy PTE musiały podpisać umowy na papierze z co najmniej kilkuset tysiącami klientów. Jednym z nielicznych towarzystw, które zdążyły na czas przygotować się do przetwarzania ton papieru, było PTE Nationale-Nederlanden.

Budowa systemów informatycznych Powszechnych Towarzystw Emerytalnych odbywała się w zawrotnym tempie przygotowań do reformy emerytalnej. Aby działalność stała się opłacalna, w ciągu kilku miesięcy PTE musiały podpisać umowy na papierze z co najmniej kilkuset tysiącami klientów. Jednym z nielicznych towarzystw, które zdążyły na czas przygotować się do przetwarzania ton papieru, było PTE Nationale-Nederlanden.

Ponieważ czasu było niewiele, informatycy PTE Nationale-Nederlanden postanowili sięgnąć do doświadczeń innych firm należących do grupy ING. Po konsultacjach wybrano system Enterprise Imaging & Workflow amerykańskiej firmy EastmanSoftware. W jego wdrożeniu w PTE Nationale-Nederlanden pomagała - również polecona przez inne spółki ING - irlandzka firma Aspect Software.

Wdrożenie trwało trzy miesiące i było dla uczestniczących w nim pracowników lekcją samodzielności. "Nie istniały żadne wzorce w tej dziedzinie, a jednak wspólnie udało nam się stworzyć sprawne procedury operacyjne. Wszystko musieliśmy wymyślić sami" - wspomina Rafał Rzechowski, kierownik Zespołu Administracji i Eksploatacji Systemów w Departamencie Technologii Informacyjnych PTE Nationale-Nederlanden SA w Warszawie, który od początku nadzorował budowę systemu. Wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów było jednak szokiem kulturowym. "Wbrew pozorom przywiązanie ludzi do dokumentów w formie papierowej jest ciągle bardzo silne" - twierdzi Rafał Rzechowski.

Forma elektroniczna została jednak szybko doceniona - dokumenty nie ginęły, a dostęp do nich był natychmiastowy. System wdrożony w PTE Nationale-Nederlanden system całkowicie eliminuje potrzebę korzystania z papieru. Po skanowaniu oryginały są umieszczane w archiwum, zaś dokumenty w formie elektronicznej są składowane w bibliotece dysków magnetooptycznych (jukebox) jednokrotnego zapisu HP 320 EX.

Tylko na ekranie

Dostęp do spraw i dokumentów możliwy jest za pośrednictwem aplikacji klienckiej - WorkDesk lub przeglądarki WWW. Korzystanie z nich przypomina pracę z typowym klientem poczty elektronicznej - podobny jest nawet wygląd okien. Sprawy określonego typu, np. reklamacje, wnioski o przesłanie formularzy itd., są grupowane w kolejki, będące publicznymi skrzynkami pocztowymi. Dostęp do poszczególnych skrzynek jest regulowany przez system uprawnień. Jeżeli jeden z użytkowników systemu otworzy dokument ze skrzynki publicznej, jest on automatycznie jemu przypisywany, a pozostali użytkownicy mogą go w tym czasie wyłącznie oglądać. System śledzi status spraw, pilnuje terminów i rejestruje wszelkie zmiany dokonywane w dokumentach. Dokumenty można nie tylko przeglądać. Za pomocą prostych narzędzi każdy dokument elektroniczny można - tak jak w przypadku papieru - opatrzyć komentarzem lub umieścić na nim elektroniczną "żółtą karteczkę" z uwagami.

Dwie strony naraz

Dokumenty papierowe są skanowane za pomocą skanera Kodak KDS 3500 D, zaliczanego do klasy średniej. Urządzenie działa w trybie duplex - w ciągu jednego przebiegu skanowane są obie strony kartki. Wydajność skanera to ok. 35 kartek A4 na minutę. Każdego dnia przez skaner przechodzi średnio 5 tys. dokumentów.

Należąca do grupy Kodak firma EastmanSoftware oferuje własne oprogramowanie skanujące. Informatycy PTE Nationale-Nederlanden zdecydowali się jednak na zakup pakietu Ascent Capture firmy Kofax. "Kofax oferuje bardzo dobre oprogramowanie, które współpracuje z szeroką gamą skanerów. Pakiet firmy EastmanSoftware współpracuje głównie ze skanerami bardzo dużej wydajności. Zakup takiego rozwiązania byłby dla nas nieopłacalny - nie wykorzystalibyśmy nawet części jego wydajności" - przekonuje Rafał Rzechowski.

Oprogramowanie Ascent Capture dba o jakość reprodukcji obrazu - oczyszcza go, wzmacnia kontrast itd. Jeżeli podczas skanowania dokument źle się ułoży bądź zagnie, specjalnie przygotowane proste narzędzia automatycznie powtarzają skanowanie. W celu oszczędności obrazy dokumentów podlegają kompresji do formatu TIFF. Większość operacji związanych z obróbką obrazu i kompresją jest wykonywana za pośrednictwem specjalizowanej karty Kofax Adrenaline. Dzięki temu przetwarzanie w niewielkim stopniu obciąża serwer, działający pod kontrolą Windows NT 4.0.

Porządek w obrazkach

Oprócz skanowania obrazu, oprogramowanie Ascent Capture wstępnie indeksuje dokumenty. Podstawowym kluczem jest numer umowy z członkiem funduszu - oprogramowanie odczytuje go metodą lub z kodu kreskowego, obecnego na większości firmowych dokumentów. Jeżeli dokumentu nie można zaindeksować automatycznie, podlegają one ręcznej weryfikacji.

Najliczniejszymi dokumentami przetwarzanymi w systemie PTE Nationale-Nederlanden są umowy z członkami funduszu i masowa korespondencja z klientami. Są tu także kopie wszystkich listów, faksów, wiadomości poczty elektronicznej, a także skompresowane do formatu MP3 nagrania rozmów prowadzonych z członkami przez pracowników telecentrum. Pojedynczy dokument systemu EastmanSoftware EI&W może składać się z dowolnej liczby obrazów i plików.

Od początku działalności PTE Nationale-Nederlanden zgromadziło już ponad 7 mln dokumentów - większość ma co najmniej kilka stron. Praca z tak dużym archiwum powoduje, że mogą wystąpić opóźnienia w dostępie do dokumentów. Aby temu zapobiec, w architekturze systemu znalazło się miejsce dla pamięci cache. Składają się na nią dwa dwuprocesorowe serwery PC (Dell), wyposażone w macierze RAID 5 i pamięć operacyjną 512 MB RAM. "W pamięci podręcznej systemu znajdują się wszystkie dokumenty, będące obecnie w kolejkach workflow, oraz dokumenty otwierane przez użytkowników w ciągu ostatnich kilku dni. Średnio na każdy z serwerów cache przypada ok. 240 tys. dokumentów" - tłumaczy Rafał Rzechowski.


TOP 200