Unified Communications – przepis na migrację

Dzięki ujednoliceniu infrastruktury w kolejnych latach firmy będą mogły odczuć wyraźny spadek nakładów na utrzymanie sprzętu i aplikacji (TCO – Total Cost of Ownership). Choć specjaliści przyznają, że określenie współczynnika ROI (Return on Investment) w przypadku narzędzi UC jest trudne (zależy od wielu zmiennych), to można założyć, że prawidłowo przeprowadzone wdrożenie przyniesie w końcu zakładane oszczędności.

Niemniej istotne od wymiernych korzyści posiadania rozwiązań Unified Communications, są te, związane z postrzeganiem firmy przez klientów i ich zadowoleniem ze wzajemnych kontaktów. Nowoczesna komunikacja IP potrafi zdecydowanie poprawić i ułatwić sposób, w jaki realizowane są procesy biznesowe i handlowe w spółkach.

Wady Unified Communications

Mimo wizji wielu udogodnień, decyzja o wdrożeniu systemów UC nie należy do łatwych. Na przeszkodzie stoją przede wszystkim pieniądze, co jest szczególnie dotkliwie w obecnej sytuacji na światowych rynkach. Istniejące centrale PBX/PABX wciąż dobrze spełniają swoją rolę i dla małych firm mogą okazać się wystarczające. Inwestycja w systemy UC wiąże się z przeprowadzeniem pełnej inwentaryzacji sprzętu, aplikacji, stworzeniem szczegółowego planu działań, zakupem infrastruktury i przeprowadzaniem szkoleń. Należy mieć na uwadze, że do obsługi tak rozbudowanych narzędzi potrzebna będzie wykwalifikowana kadra, którą również trzeba będzie zawrzeć w firmowym budżecie.

Dodatkowe koszty mogą wiązać się z koniecznymi zmianami w obrębie firmowych pomieszczeń (ulokowania kabli, routerów, serwerów komunikacyjnych, przełączników itp.) czy zakupem szerokopasmowych łączy internetowych. Bez tych ostatnich inwestycja w systemy Unified Communications jest nieporozumieniem.

Doświadczenie specjalistów podpowiada także, że nie należy zbyt wiele oczekiwać od nowych funkcjonalności. Eksperci przekonują, że firmowi decydenci liczą na szybkie zyski z samego tylko faktu, że zainwestują w nowoczesną komunikację. Tymczasem, rozwiązania Unified Communications są wyłącznie narzędziami do osiągnięcia nowych pułapów finansowych.

Problemem, choć raczej przejściowym, mogą okazać się przyzwyczajenia pracowników. Może minąć nieco czasu, zanim dostosują się oni do zmian i będą potrafili wykorzystać je z pożytkiem dla firmy. Dlatego tak ważne jest systematyczne przeprowadzanie szkoleń, pokazujących co tak naprawdę dają rozwiązania Unified Communications i jakie są ich praktyczne zastosowania.

Zyski i koszty zunifikowanej komunikacji

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu w firmie systemu Unified Communications warto dokonać dogłębnej analizy własnych potrzeb i bilansu ewentualnych zysków oraz strat. Do czynników zachęcających do poniesienia kosztów inwestycyjnych zaliczyć można niewątpliwy wzrost prestiżu danej organizacji i wyprzedzenie konkurencji. Wymagania klientów dotyczące jakości obsługi i szybkości realizacji zamówień są coraz większe, a narzędzia UC mają dostatecznie wiele funkcjonalności, aby sprostać tym żądaniom.

Unified Communications – przepis na migrację

Narzędzia UC całkowicie zmieniają komunikację, przynosząc wymierne korzyści dla firmy

Specjaliści podpowiadają, że dobrym momentem na rozpoczęcie zmian w firmowej telekomunikacji jest zintegrowanie ich z zaplanowanymi wcześniej modernizacjami. Mogą one dotyczyć koniecznej wymiany starych central PBX/PABX czy wiązać się z chęcią zakupu nowych przełączników, routerów, okablowania strukturalnego. Można wówczas liczyć na obniżenie całkowitych kosztów modernizacji infrastruktury, wybierając rozwiązania uniwersalne, sprawdzające się zarówno w aspekcie sieciowym, jak i telekomunikacyjnym.

Planując wdrożenie Unified Communications, warto podjąć próbę oszacowania współczynnika ROI (Return On Investment), określającego szybkość zwrotu z inwestycji. Według specjalistów wynosi on średnio ok. 18 miesięcy, jednak liczba warunków, od których jest zależny jest na tyle duża, że każda firma powinna przeprowadzić własne obliczenia.

Wielu analityków podkreśla, że podjęcie dobrej decyzji w odniesieniu do inwestowania w systemy UC wcale nie musi oznaczać ich natychmiastowej implementacji. Jeśli, na przykład, dana firma nie posiada funkcjonalnie rozłożonego okablowania strukturalnego lub notorycznie zmaga się z przestojami w sieci (zła konfiguracja, zbyt wolne łącza internetowe), to bezwzględnie należy wstrzymać się z planami zakupu narzędzi Unified Communications.

Może się również okazać, że pracownicy wykonują swoje obowiązki wydajnie, są przyzwyczajeni do działających już systemów komunikacji i tak znaczące zmiany mogłyby się niekorzystnie odbić na efektywności ich działań. Eksperci przekonują, że w takim przypadku lepiej kierować się znaną maksymą, iż lepsze jest wrogiem dobrego i po prostu zaniechać inwestycji.

Ważnym czynnikiem, który może zdemotywować kadrę zarządzającą do przeprowadzenia zmian w firmowej telekomunikacji jest aspekt finansowy. Jeśli specjaliści nie będą w stanie podać choćby przybliżonej wartości współczynnika ROI lub będzie on zbyt długi (powyżej 8–10 lat), to w dobie niepewności na światowych rynkach być może lepiej będzie zachować środki na inne potrzeby.


TOP 200