Uniwersytet Medyczny w Łodzi (UMED) kształci studentów na wielu kierunkach. Jest również jedyną uczelnią w Polsce, kształcącą studentów na kierunku wojskowo-lekarskim, we współpracy z Ministerstwem Obrony Narodowej.

Zmiany demograficzne powodujące zmniejszanie się liczby kandydatów na studia w Polsce, potrzeba szerszego otwarcia się na studentów zagranicznych, jak również współpraca z międzynarodowymi konsorcjami naukowymi zrodziły konieczność coraz szybszego wprowadzania zmian organizacyjnych i dostosowywania oferty edukacyjnej i naukowej do nowych potrzeb i wymagań. Niezmiernie istotna stała się poprawa efektywności zarządzania. Można ją osiągnąć poprzez podejmowanie przez władze uczelni i menedżerów wyższego szczebla decyzji opartych na rzeczywistych i bieżących informacjach z różnych obszarów działalności.

Aby te cele osiągnąć, Uniwersytet Medyczny w Łodzi zadecydował o realizacji dwóch projektów opartych na metodyce zarządzania procesami biznesowymi BPM (Business Process Management). Pierwszy z nich miał na celu identyfikację i optymalizację 83 procesów biznesowych w ramach pięciu obszarów merytorycznych opartych na platformie IBM Blueworks Live. Drugi projekt, będący kontynuacją pierwszego, dążył do automatyzacji zidentyfikowanych procesów i umożliwienia ich wykonywania przez pracowników UMED na bazie platformy IBM BPM v8.5.

Oba przedsięwzięcia realizowano wspólnie jako „QUALITY4UMED – Nowa jakość zarządzania dydaktyką na Uniwersytecie Medycznym w Łodzi w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby społeczeństwa informacyjnego”. Projekt był współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Projekty realizowało konsorcjum firm Engave sp. z o.o. i SAFIRA Consultadoria Em Informatica SA we współpracy z liczącym ok. 40 osób, pochodzących z różnych jednostek organizacyjnych uczelni, zespołem UMED. Budżet projektu przekroczył 2,2 mln zł.

Narzędzia na miarę potrzeb

W wyniku pierwszego projektu zidentyfikowano i zoptymalizowano 83 procesy biznesowe. Repozytorium procesów biznesowych opisane zgodnie z notacją BPMN znajduje się na dostępnej online dla uprawnionych pracowników platformie IBM Blueworks Live. Procesy zostały zamodelowane w ramach pięciu obszarów biznesowych, takich jak: Biuro Obsługi Studiów, Dział Rekrutacji, Akademickie Biuro Karier, Kwestura i Dział Finansowy, również Dział Analiz.

Zarządzanie działającymi procesami zostało oparte na rozwiązaniu tego samego dostawcy co repozytorium, czyli na platformie IBM BPM v8,5. „Szukaliśmy narzędzia, które wspierałoby pełny cykl zarządzania procesami biznesowymi i umożliwiało ścisłą współpracę pomiędzy użytkownikami biznesowymi a Centrum Informatyczno-Telekomunikacyjnym (CIT) w taki sposób, aby właściciele procesów biznesowych mogli w rzeczywistości zarządzać swoimi procesami, a nie jedynie ich wynikami. Natomiast CIT powinien mieć do dyspozycji zaawansowane narzędzie umożliwiające ich wdrażanie, integracje i administrowanie. IBM posiada oba potrzebne narzędzia: IBM Blueworks Live jako narzędzie dla użytkowników biznesowych, jak również IBM Process Designer dla zespołu IT. Dostosowanie narzędzi do celów i potrzeb poszczególnych grup użytkowników skróciło czas konieczny na szkolenia, ale przede wszystkim podkreśliło różne cele i oczekiwania w stosunku do procesów na kolejnych etapach zarządzania nimi” – mówi Piotr Jagiełło, specjalista ds. BPM z Biura Nauki, Strategii i Rozwoju.

Uczelni zależało też na tym, by wybrany system informatyczny był nowoczesny i żeby wspierał architekturę SOA. Za pomocą szyny danych (ESB) dokonano integracji z obecnie posiadaną infrastrukturą ICT, w tym z Microsoft SharePoint 2013 pełniącym rolę repozytorium dokumentów, serwerem e-mail, istniejącymi systemami dziedzinowymi (system finansowy, system kadrowy, system obsługi studiów).

Przejrzyste zarządzanie i nowe standardy usług

Projekt – bo oba wdrożenia trzeba traktować łącznie, unowocześnił zarządzanie uczelnią, wprowadzając przejrzyste standardy zarządzania, dał dostęp online do wiedzy o rzeczywistych procesach biznesowych zachodzących w organizacji. Z kolei dzięki automatyzacji czynności procesowych opierających się na platformie IBM BPM v8.5. czas ich realizacji znacznie się skrócił.

Wdrożenie zaowocowało też m.in. poprawą standardów związanych z obsługą studentów, w tym studentów zagranicznych, których stale na uczelni przybywa. „Jesteśmy w trakcie tworzenia katalogu usług dla studentów, które będą mogły być realizowane przez platformę internetową, z wykorzystaniem posiadanej platformy procesowej” – mówi Piotr Jagiełło.