U źródeł Pepsi

Centrala

W warszawskiej centrali oprogramowanie sieciowe stanowi NetWare firmy Novell. Serwer z procesorem Pentium współpracuje z 50 użytkownikami, wyposażonymi również w komputery. Kopie zaksięgowanych danych przechowywane są na taśmach, raporty księgowe zaś, w formie wydruków. Sieć ma konfigurację gwiaździstą. Z modułów Platinum w centrali zainstalowano: Księgę Główną z generatorem raportów oraz modułami konsolidacji i wielowalutowości, Zobowiązania z modułem VAT a także Księgę Bankową. Generator raportów wykorzystując dane zawarte w Księdze Głównej pozwala na sporządzenie dowolnego raportu, przy użyciu odpowiednio zaprojektowanego arkusza Excela.

Oddziały

Każda z sieci oddziałowych składa się co najmniej z 10 stacji roboczych i w każdym oddziale zatrudniony jest jeden informatyk - administrator sieci. Reszta personelu jest na średnim poziomie opanowania obsługi sprzętu i oprogramowania.

Tele(?)komunikacja

Pierwotnie chcieliśmy zarządzać sieciami zdalnie, poprzez modem, zatrudniając przy tym trzech informatyków pracujących w centrali, ale pomysł ten w praktyce nie zdał egzaminu - stwierdził Marek Korczak.

Początkowo, podczas tworzenia oddziałów dane miały być przesyłane do centrali za pomocą modemów, ale przy rozmiarach sprzedaży i stanie linii telekomunikacyjnych, trwałoby to po kilka godzin.

Aby oszacować koszty przesyłania danych, wykonano symulację, która miała wyjaśnić czy warto kupować moduły dla każdego oddziału, czy też kupić moduł na większą liczbę użytkowników w centrali i przez łącza sztywne (dzierżawione) pracować w bazie głównej. Podstawowym argumentem przeciw była niemożność wyegzekwowania od TP S.A. łącz dzierżawionych. Na składane wnioski, od ponad roku operator sieci telekomunikacyjnej ciągle odpowiada, że nie ma takiej możliwości - W dzielnicy przemysłowej (Służewiec Przemysłowy)!

Według naszych szacunków, po trzech miesiącach przesyłania danych, cena usługi równała się cenie zakupu odpowiednich modułów Platinum dla oddziału - twierdzi Marek Korczak. W ten sposób ekonomia wskazała właściwe rozwiązanie. Okazuje się, że ciągle jeszcze najłatwiej i najtaniej przesyła się dane za pośrednictwem gońca, przwożąc je na nośnikach magnetycznych. Do tego celu służą dyski Syquest o stosunkowo dużych pojemnościach i wytrzymałości na przypadkowe uszkodzenia.

Ludzie

Z personelem w zasadzie nie było większych kłopotów - od początku bowiem przyjmowano ludzi, jako tako obeznanych z komputerem. W centrali problem był nieistotny, albowiem Ted Kostecki z zatrudnił grupę osób obeznanych z kluczowymi problemami Platinum. Personel zaś w oddziałach, został przeszkolony na kursach zorganizowanych przez Qumaka. Szkolenia obejmowały zakresy wprowadzania danych, rejestracji i generowania raportów. Poza tym zawsze możemy liczyć na pomoc Qumaka w przypadku wystąpienia jakichkolwiek trudności - dodaje Marek Korczak.

Multicash

Bankiem który obsługuje transakcje finansowe General Bottlers jest ING Bank Warsaw. Komunikację ułatwia program Multicash. Umożliwia on za pośrednictwem modemu uzyskanie informacji o wszystkich transakcjach na koncie, o kursach walut a także przesyłanie poleceń przelewu. Qumak wykonał interfejs między Platinum i pakietem Multicasch. Z danych zawartych w Platinum tworzona jest lista nie zapłaconych faktur, które płacone są bezgotówkowo. Korzystając z (tworzonych w momencie wprowadzania do systemu faktur) baz adresów dostawców General Bottlers, informacji o ich bankach i numerach kont, interfejs ten tworzy plik w formacie wymaganym przez Multicasch. Ze względów bezpieczeństwa polecenie każdego indywidualnego przelewu musi być przed wysłaniem do banku potwierdzone przez upoważnioną do tego osobę. Z tej formy współpracy z bankiem jesteśmy bardzo zadowoleni. Takie rozwiązanie pozwala nam zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze - dodaje Marek Korczak.

A niebawem...

Obecnie trwają prace nad zaimplementowaniem systemu ESIS (Enhanced Sales Information System), rozwiniętego przez informatyków w firmie Pepsi Cola General Bottlers USA. Jest to system, w którym zastosowano komputery przenośne Norand, wyposażone w drukarki, co umożliwia natychmiastowe wystawianie faktur. Informacje zaś zgromadzone w pamięci komputerka przenoszone są do komputera macierzystego w cyklu dziennym. Później, w zależności od architektury, informacje te trafią do raportów marketingowych, a jeszcze później, do odpowiednich wejściowych modułów Platinum. Po sprawdzeniu poprawności, trafiają do Księgi Głównej. ESIS poza tym, że usprawni nam wprowadzanie danych - mówi Marek Korczak - umożliwi także wyspecjalizowanie całego systemu zbierania danych. Będziemy chcieli wykorzystywać mechanizmy umożliwiające tworzenie wzajemnych powiązań różnego rodzaju kategorii sprzedaży, z uwzględnieniem np. sprzedawcy, warunków meteorologicznych itp. A tego typu informacje mogą mieć kapitalne znaczenie.

Przy naszej skali sprzedaży trudno jest przecenić system wspomagający zarządzanie firmą. Bez Platinum, jak sądzę, efektywność naszej pracy byłaby zdecydowanie mniejsza, a o sprawności obsługi naszych klientów lepiej nie wspominać. Zresztą trudno sobie dziś wyobrazić, jak wielką armię urzędników trzeba by zatrudnić, aby ręcznie wykonywać to wszystko, co Platinum wykonuje w kilka zaledwie minut - powiedział Marek Korczak.