Tyle, ile potrzeba

Efektywne wspomaganie procesu decyzyjnego nie występuje wtedy gdy raporty powstają szybciej i jest ich coraz więcej, ale wówczas gdy niezbędne informacje są "wyłuskiwane" we właściwym czasie oraz udostępniane menedżerom w jak najbardziej czytelnej postaci.

Efektywne wspomaganie procesu decyzyjnego nie występuje wtedy gdy raporty powstają szybciej i jest ich coraz więcej, ale wówczas gdy niezbędne informacje są "wyłuskiwane" we właściwym czasie oraz udostępniane menedżerom w jak najbardziej czytelnej postaci.

75%

firm twierdzi, że ma coraz większy problem z przeładowaniem informacyjnym.

Podejmowanie trafnych decyzji gospodarczych i sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem działającym w warunkach rynkowych wymaga, aby kadra kierownicza dysponowała aktualnymi, prawdziwymi i potrzebnymi w danym momencie informacjami - zarówno o własnej firmie, jak i o jej otoczeniu. Wiąże się to z koniecznością zapewnienia dostępu do danych znajdujących się w różnorodnych bazach transakcyjnych oraz przeprowadzania wielowariantowych analiz w celu pozyskania z nich istotnych informacji. Mimo posiadania ogromnej ilości danych, w wielu przedsiębiorstwach często występują trudności w uzyskaniu strategicznych informacji, ponieważ - jak również trafnie wskazują w swojej książce pt. "Zarządzanie wiedzą w organizacji" G. Probst, S. Raub i K. Romhardt - nie wdrożono właściwych narzędzi umożliwiających pozyskiwanie cennych informacji z posiadanych baz danych oraz nie dostosowano sposobu ich prezentacji do oczekiwań użytkowników. Natomiast łatwy i szybki dostęp do przetworzonej oraz unikatowej informacji staje się coraz częściej czynnikiem decydującym o pozycji firmy na konkurencyjnym rynku, gdyż pozwala kadrze kierowniczej zareagować jeszcze w odpowiednim momencie na potencjalne źródła zagrożeń, jak również pojawiające się szanse.

Tyle, ile potrzeba

Rys. 1. Prezentacja informacji związanych z analizą zobowiązań na ekranie systemu cdn xl. tło w wykresie słupkowym powinno być neutralne, wyrazistym kolorem zaś należało wyróżnić słupki. poprzez zastosowanie jego właściwej gradacji oraz odpowiedniej barwy słupków, następuje wzmocnienie przekazu wraz ze wzrostem zadłużenia.

Doświadczenia uzyskane z eksploatacji systemów transakcyjnych wykazują, że efektywne wspomaganie procesu decyzyjnego nie występuje wtedy gdy raporty powstają szybciej i jest ich coraz więcej, ale wówczas gdy niezbędne informacje są "wyłuskiwane" we właściwym czasie (tj. nie za późno, ale i nie za wcześnie) oraz udostępniane menedżerom w jak najbardziej czytelnej postaci. Przy czym sposób prezentacji informacji odgrywa coraz ważniejszą rolę, ponieważ przestaje być problemem brak informacji, a zaczyna być jej nadmiar, co sprawia, że coraz trudniej jest dotrzeć do tych, które są najbardziej istotne w danym momencie.

Wymienione wymagania, tj. pozyskiwanie informacji z wielowariantowego przetwarzania danych (zarówno z baz danych przedsiębiorstwa, jak i jego otoczenia) oraz udostępnianie jej w odpowiednim momencie użytkownikom w celu podejmowania trafniejszych decyzji, realizują systemy informatyczne budowane według koncepcji Business Intelligence. Aplikacje te mają za zadanie zapewnić, we właściwym czasie i miejscu, odpowiedniej jakości personalizowaną informację istotną w danym procesie decyzyjnym. Użytkownikami tych systemów są kadra menedżerska i analitycy danych ekonomicznych, ludzie bardzo wymagający pod względem jakości oraz użyteczności dostarczanych im rozwiązań. Przy czym nie tylko istotna jest szybkość przetwarzania danych, ale również takie cechy, jak: jakość i forma prezentacji informacji oraz prostsza i łatwiejsza do opanowania obsługa tych aplikacji. Nie zawsze jest to doceniane, a przecież są to najbardziej "widoczne" elementy systemu informatycznego dla menedżera, od których często zależy akceptacja danego oprogramowania przez jego użytkownika.

W tym kontekście warto przyjrzeć się wnioskom uzyskanym z badania przeprowadzonego w latach 2004/2005 wśród polskich firm, dotyczącego oceny wpływu wdrożonego systemu informatycznego na działalność przedsiębiorstwa. Zaobserwowano następującą zależność: systemy ocenione przez kadrę kierowniczą negatywnie, również w 100% wskazywane były jako nieprzyjazne dla użytkownika, takie, w których prezentowanie informacji odbywa się tylko w formie tekstu i tabeli. Natomiast aplikacje określane jako bardzo dobrze wspomagające działalność ich przedsiębiorstw, również postrzegane były jako rozwiązania z bardzo przyjaznym interfejsem użytkownika oraz przejrzystą prezentacją informacji za pomocą tabel, wykresów oraz schematów graficznych. Badania te potwierdzają, że występuje mocna korelacja między ocenami menedżerów dotyczącymi wpływu systemu informatycznego na usprawnianie działalności przedsiębiorstwa a łatwością obsługi tegoż systemu oraz zastosowanym sposobem prezentowania informacji.

Zaakceptowanie danego systemu informatycznego przez kadrę kierowniczą sprawia, że przedstawiciele tej kadry częściej i chętniej z niego korzystają, a zatem istnieje większa szansa "wyłuskania" przez nich unikatowych informacji pozwalających zarówno uniknąć zagrożeń, jak i wykorzystać pojawiające się na rynku szanse rozwoju przedsiębiorstwa.

Wizualizacja w aplikacjach biznesowych

Tyle, ile potrzeba

Rys. 2. Prezentacja informacji związanych z prowadzoną działalnością: przyczyn opóźnień (zastosowanie różnych wykresów z rozwiązaniem alertowym) oraz zysku w poszczególnych województwach (umiejętne połączenie mapy z danymi liczbowymi) na ekranie SAS Portal.

Właściwie zastosowana wizualizacja w aplikacjach biznesowych stanowi jedno z podstawowych narzędzi ułatwiających menedżerom w krótszym czasie pozyskanie potrzebnych informacji, co w konsekwencji przekłada się na lepsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Nieumiejętne zaś korzystanie z niej może się przyczynić do tego, że ostateczny wynik otrzymany na ekranie (lub wydruku) będzie wieloznaczny oraz trudny do szybkiego "odczytania" i interpretacji. Nadmiar informacji zawartej w obrazie - w stosunku do faktycznych potrzeb - zazwyczaj pogarsza czytelność prezentacji, dlatego projektując zastosowanie wizualizacji, należy dokładnie rozważyć cel i przyczyny stosowania konkretnej metody graficznej oraz uwzględnić doświadczenie i wiedzę użytkowników w tym obszarze.

Wykorzystanie różnorodnych elementów opisu obrazu może ułatwić, ale także utrudnić "odczytanie" informacji przez odbiorcę, toteż należy unikać nadużywania wielu różnych technik przekazu, aby nie zepchnąć na dalszy plan właściwej informacji potrzebnej w danym momencie menedżerowi. Wystarczy, że zastosuje się kilka różnorodnych formatów graficznych, kolorów, wzorów wypełnień itp., aby otrzymać chaos elementów trudny do rozszyfrowania, gdyż zbyt nadmierne wykorzystanie form graficznych w stosunku do potrzeb może zniszczyć samą informację. Natomiast dobrze dobrana wizualizacja umożliwia szybszą interpretację prezentowanych danych, wspomagając w ten sposób proces pozyskiwania potrzebnych informacji.


TOP 200