Przed zespołem 21 informatyków Thomson multimedia Polska codziennie stoją ogromne wyzwania, ponieważ w przedsiębiorstwie działa wiele systemów obsługujących specyficzne funkcje związane m.in. z produkcją, zakupami, wymianą danych, obiegiem dokumentów, raportowaniem. Informatycy są odpowiedzialni za 54 serwery, ponad 1600 komputerów PC, 700 drukarek, sieci lokalne...

Aby wyobrazić sobie organizację działu informatyki Thomson multimedia Polska, warto prześledzić historię przedsiębiorstwa na przestrzeni ostatnich dziesięciu lat. Thomson multimedia Polska w Piasecznie to kolejne wcielenie powstałych w drugiej połowie lat 70. zakładów Unitra Polkolor, produkujących kineskopy do "kolorowych telewizorów". W roku 1991 z zakładów tych utworzono spółkę joint venture z francuskim koncernem Thomson, która przyjęła nazwę Thomson Polkolor. W skład firmy wchodziły wówczas montownia kineskopów, zakład produkcji wyrzutni elektronowych, cewek, masek i części metalowych, huta szkła i zakład produkcji narzędzi. W roku 1998 Thomson wybudował zakład produkcji telewizorów w Żyrardowie. W pierwszej połowie br. wszystkie inwestycje Thomsona w Polsce połączono w jedno przedsiębiorstwo Thomson multimedia Polska, obejmując również działające od 1992 r. Thomson Consumer Electronics Polska - firmę zajmującą się sprzedażą i marketingiem produktów rynkowych Thomsona w Polsce. W tym samym roku w ramach Thomson multimedia Polska powołano oddział Technicolor, który zajmuje się tłoczeniem płyt DVD. Ze względu na wielość realizowanych zadań zarówno jednostki organizacyjne zakładów kineskopowych, jak i oddziały Thomson multimedia Polska współpracują z kilkoma różnymi jednostkami organizacyjnymi koncernu.

Niezależnie od różnorodności prowadzonej działalności wszystkie jednostki Thomson multimedia Polska tworzą jedno przedsiębiorstwo. Wszystkie korzystają z pewnego zakresu współdzielonych usług, takich jak księgowość, zarządzanie gotówką, obsługa prawna, kadry i płace, naliczanie podatków i odprowadzanie składek do ZUS oraz obsługa informatyczna. Dla szefa działu informatyki oznacza to specyficzne warunki działania, gdyż w stosunku do obsługiwanych jednostek występuje on w zasadzie z pozycji zewnętrznej firmy outsourcingowej. "To może być naprawdę udręka. Przed podziałem rozmaite części doskonale ze sobą współpracowały, łatwiej było dzielić zasoby. Dziś mam wielu "klientów", których interesy muszę jakoś równoważyć" - mówi Andrzej Galik, kierownik działu informatyki Thomson multimedia Polska.

Dwa sposoby na organizację

Obecnie dział informatyki składa się z trzech zespołów. Pierwszy, 8-osobowy, jest odpowiedzialny za utrzymanie i rozwój oprogramowania, w tym za systemy produkcyjne, hurtownie danych i integrację systemów. Drugi, 6-osobowy zajmuje się wdrożeniami i utrzymaniem systemów biznesowych, m.in. coraz szerzej wykorzystywanych w firmie systemów SAP i finansowo-księgowego NTFS. Siedmiu pracowników trzeciego zespołu jest odpowiedzialnych za administrowanie siecią i pozostałą infrastrukturę, obsługę poczty, aplikacji biurowych, baz danych, bezpieczeństwo systemów i wsparcie użytkowników, czyli help-desk. Andrzej Galik planuje jednak zmianę obecnej struktury działu informatyki. Pierwszy i drugi zespół zostaną połączone w ramach jednej grupy zajmującej się systemami biznesowymi, rozwojem oprogramowania, hurtowniami danych i integracją systemową, przy czym zostaną wydzielone m.in. podgrupy odpowiedzialne za business intelligence i integrację oraz centrum kompetencyjne SAP. W zespole infrastruktury, administracji i bezpieczeństwa powstaną wydzielone podgrupy odpowiedzialne za prawidłowe funkcjonowanie sieci i scentralizowane centrum danych, grupa wsparcia użytkowników zostanie natomiast przekazana w outsourcing. Dodatkowo powstanie nowy, odrębny zespół systemów produkcyjnych, odpowiedzialny za ich rozwój i wsparcie w hucie szkła, zakładzie produkcji komponentów do kineskopów, montowni, zakładzie produkcji narzędzi i elementów metalowych do kineskopów, zakładzie produkcji telewizorów i tłoczni płyt DVD. Dotychczas do obsługi informatycznej poszczególnych zakładów było dodatkowo zatrudnionych - poza 21-osobowym centralnym działem IT - 11 osób. W nowej strukturze znajdzie się miejsce tylko dla dwóch. "Udało się nam dobrze zorganizować dział help-desk i dlatego możemy oddać go firmie zewnętrznej, która weźmie odpowiedzialność za całodobową obsługę, zapewnienie zastępstw w czasie urlopów itp. Sobie zawdzięczamy jednak to, że przyspieszyliśmy średni czas obsługi zgłoszenia awarii (z 14 godz. w 1999 r. do 3-7 godz. dziś, przy czym czas ten uwzględnia również np. naprawy sprzętu dokonywane na zewnątrz), wprowadziliśmy system rejestracji zgłoszeń, rozliczania czasu reakcji, pomiaru satysfakcji użytkowników. Dział help-desk działa zgodnie z zasadami sformułowanymi w umowach SLA (Service Level Agreement) i jest z czasów reakcji rozliczany. Badamy również, za którym podejściem problem jest rozwiązywany i ilu pracowników pracowało nad jego rozwiązaniem" - wylicza Andrzej Galik. Zespół pomocy technicznej (help-desk) rozwiązuje rocznie 2 tys. problemów użytkowników, z czego 70% jest związane z oprogramowaniem. Co ciekawe, po restrukturyzacji pracę tę mogą wykonywać tylko 2 osoby z zakładu i 3 wynajęte z firmy serwisowej, dziewięć etatów w różnych częściach firmy zredukowano dzięki zwiększeniu efektywności, związanemu m.in. z wprowadzeniem systemu Peregrine.