Tryb ogłaszania przetargów

Kilkadziesiąt ministerstw i instytucji centralnych, prawie pół setki urzędów wojewódzkich oraz przeszło 2500 urzędów gminnych tworzą jedną z największych w Polsce grup klientów wyposażenia informatycznego i telekomunikacyjnego.

Kilkadziesiąt ministerstw i instytucji centralnych, prawie pół setki urzędów wojewódzkich oraz przeszło 2500 urzędów gminnych tworzą jedną z największych w Polsce grup klientów wyposażenia informatycznego i telekomunikacyjnego.

Cechą szczególną tego sektora rynku powinno być zaopatrywanie się w niezbędny sprzęt drogą przetargów, organizowanych zgodnie z normami EWG. W postępowaniu takim wyróżnia się trzy rodzaje: przetarg nieograniczony (z zawiadomieniami w prasie), w którym mogą uczestniczyć nawet firmy nie związane z branżą; przetarg ograniczony, w przypadku zamówienia na produkty specjalne lub specjalistyczne; konkurs ofert, stosowany zamiast pełnego przetargu w przypadku zakupów na niewielką skalę.

Aby ułatwić ogłaszanie i przeprowadzanie przetargów, Biuro Informatyki Urzędu Rady Ministrów, przygotowało materiały instruktażowe, które stanowią wzorce postępowania. Jednym z takich dokumentów jest - jak stwierdził wicedyrektor Biura, Witold Łuczywo - tymczasowa instrukcja w sprawie zasad i trybu przeprowadzania przetargów na dostawy na rzecz Skarbu Państwa oraz innych podmiotów zasilanych z budżetu państwa i budżetów gmin.

Postępowanie zamawiającego

Instrukcja zaleca, by zaproszenie do udziału w przetargu ograniczonym było poprzedzone ogłoszeniem o zamiarze przeprowadzenia takiego działania. Chodzi o to, by zainteresowane podmioty gospodarcze mogły zgłosić intencję uczestnictwa. Zamawiający może ogłosić przetarg wtedy, gdy posiada dokumentację, określającą jego przedmiot oraz informację o cenie.

Ogłoszenie przetargu powinno zawierać możliwie dokładny opis dostaw do wykonania, tak aby oferenci wiedzieli, co jest przedmiotem zamówienia.

Ilość firm zaproszonych do udziału w przetargu ograniczonym nie powinna być mniejsza niż 5 i większa niż 20. W każdym przypadku liczba kandydatów zaproszonych do uczestnictwa w przetargu powinna być wystarczająco duża, dla zapewnienia właściwej konkurencji. W przypadku przetargu nieograniczonego termin przyjmowania ofert nie powinien być dłuższy niż 52 dni od daty wysłania zawiadomienia o przetargu. W przetargu ograniczonym termin zgłoszenia uczestnictwa nie powinien być krótszy niż 30 dni od daty wysłania zawiadomienia.

Ogłaszający przetarg musi w pełni respektować poufny charakter wszystkich informacji podawanych przez oferentów.

Oferenci

Przystępujący do przetargu składa pisemną ofertę, która powinna zawierać co najmniej: - nazwę i siedzibę oferenta oraz datę sporządzenia oferty - ścisłe określenie przedmiotów oferty, wyszczególnienie załączonych wzorów, próbek, planów itp. - określenie, stosownie do zaproszenia, wynagrodzenia za dostawy (w cyfrach i słownie), wskazanie cen jednostkowych oraz oświadczenie, że ceny należy rozumieć wraz z należnościami dodatkowymi; jeśli nie, to oferta powinna zawierać dokładne obliczenia za świadczenia dodatkowe; ceny powinny być podane w walucie polskiej - termin ważności oferty - wskazanie terminu, sposobu i wysokości zabezpieczenia wykonania dostawy (kaucja), jeśli jest ono wymagane - dowód wpłacenia wadium lub zwolnienia od obowiązku wpłaty - oświadczenie oferentów, wnoszących wspólną ofertę, że zobowiązania ich co do oferty oraz co do wykonania dostawy są solidarne.

Na żądanie zamawiającego oferent powinien przedłożyć wymagane odpisy świadectw i dokumentów (np. numer rejestru przedsiębiorstwa) oraz udokumentować wiarygodność ekonomiczną i techniczną w zakresie dotyczącym umowy.

Termin wyboru oferenta zaczyna się od momentu otwarcia ofert i nie może być dłuższy niż 30 dni, chyba że jego przedłużenie jest szczególnie uzasadnione przez zamawiającego.

W przypadku gdy ogłaszający przetarg wymaga, aby oferenci opracowali dokumentację projektową, rysunki lub inne dodatkowe materiały, ustala się jednakową zapłatę za te opracowania dla każdego oferenta, który dostarczył wymagane materiały. Natomiast za przygotowanie samej oferty wynagrodzenie nie przysługuje.

W terminie 30 dni od daty powiadomienia oferenta o wyborze jego oferty, strony zobowiązane są do zawarcia umowy na dostawy objęte przetargiem. Niepodpisanie umowy przez zamawiającego w wyznaczonym terminie upoważnia oferenta do dochodzenia swoich praw zgodnie z postanowieniami zawartymi w Kodeksie Cywilnym.

Ogłoszenie o zamiarze przetargu

Ogłoszenia o zamiarze przeprowadzenia przetargu ograniczonego lub negocjacji na dostawy powinny zawierać: - nazwę i siedzibę zamawiającego, telefon, telex, tfax a także miejsce, gdzie można otrzymać dodatkowe informacje - rodzaj i ilość towaru do dostarczenia - orientacyjną datę rozpoczęcia przetargu lub przeprowadzenia negocjacji - inne informacje - termin przekazania wniosku dotyczącego udziału w przetargu.

Zaproszenie do składania ofert w przetargu ograniczonym

powinno zawierać: - nazwę i siedzibę zapraszającego, telefon, tlx, tfax - określenie rodzaju przetargu - miejsce dostaw, rodzaj i ilość towarów, stosowane normy techniczne - przewidywany termin wykonania dostawy - termin składania ofert, język lub języki w jakich powinna być składana oferta - data wysłania zaproszenia do oferenta - dane dotyczące wiarygodności ekonomicznej i technicznej oferentów - kryteria, które posłużą do wyboru oferty - inne informacje (np. wysokość wadium, warunki techniczne, specjalne warunki wykonania dostaw, określenie form składania ofert, wzory oferty.

Określenie wiarygodności ekonomicznej uczestników przetargu

W przetargu nie mogą uczestniczyć przedsiębiorstwa: - wobec których wszczęto postępowanie likwidacyjne lub postępowanie układowe, - których upadłość ogłoszono, - które nie płacą podatków lub składek na ubezpieczenie społeczne.

Wymagane świadectwa oferentów

Każda firma zgłaszająca się do przetargu musi przedstawić zaświadczenia wystawione przez Urząd Skarbowy i ZUS oraz wyciąg z rejestru sądowego.

W celu potwierdzenia wiarygodności ekonomicznej przedsiębiorstwa konieczne jest dostarczenie: wyciągów z kont bankowych, skróconego bilansu przedsiębiorstwa, dokumentów stwierdzających wysokość całkowitych obrotów przedsiębiorstwa i obrotów odnoszących się do sprzętu będącego przedmiotem przetargu (w okresie ostatniego roku).

Niezbędne jest także przedstawienie wykazu zrealizowanych większych dostaw w okresie ostatnich trzech lat (z podaniem opisu dostawy, daty realizacji oraz odbiorcy), opisu technicznego zaplecza przedsiębiorstwa (informującego o działalności podejmowanej w celu zapewnienia jakości dostaw), oraz informacji o personelu lub instytucjach związanych z przedsiębiorstwem na stałe i dorywczo (zwłaszcza tych, które odpowiedzialne są za kontrolę jakości i serwis).

Wymagania wstępne na komputery

Biuro Informatyki przygotowało także "Wymagania wstępne na komputery" oferowane jednostkom administracji państwowej lub samorządowej. Oto lista 13 punktów, warunkujących rozpatrywanie oferty. 1. Certyfikat bezpieczeństwa użytkowania. Uprawnienia do jego wydawania mają w Polsce - Instytut Medycyny Pracy w Łodzi (ul. Teresy 8) oraz Centralne Biuro Jakości Wyrobów w Warszawie (ul. Świętokrzyska 14). 2. Certyfikat poziomu zakłóceń radioelektrycznych (Państwowa Komisja Radiokomunikacyjna w Warszawie). 3. Certyfikat użytkowania monitora (Instytut Medycyny Pracy w Łodzi).

(Uwaga, w przypadku trzech pierwszych punktów - uznawane są także certyfikaty instytucji specjalistycznych z krajów EWG, takich jak np. niemiecki TUeW)

4. Konstrukcja mechaniczna mikrokomputera musi gwarantować sztywność, tak aby naprężenia nie przenosiły się na płytę główną. 5. Po zdjęciu obudowy musi być zapewniony bezpośredni dostęp do dysków sztywnych i napędów dyskietek. 6. Kompletna instrukcja użytkownika, zwłaszcza płyty głównej i karty graficznej. Dokumentacja musi zawierać informacje o MTBF (średnim czasie bezawaryjnym) dla dysków sztywnych i napędów dyskietek. 7. Atest NOVELLa (lub UNIXa) dla komputerów 386; NOVELLa dla komputerów 286; w obu przypadkach chodzi o komputery pracujące w sieci. 8. Mikrokomputer oraz podstawowe podzespoły nie mogą być starsze niż 6 miesięcy. 9. Występowanie w testach porównawczych publikowanych w zagranicznej prasie fachowej. 10. Podstawowe elementy mikrokomputera muszą być oznakowane nazwą producenta. 11. Licencjonowany BIOS (zestaw programów zapisanych na stałe w pamięci ROM). 12. Wyklucza się mikrokomputery używane lub składane z używanych części (sprzęt musi pochodzić bezpośrednio od producenta). 13. Posiadanie uprawnień licencjonowanego dystrybutora, potwierdzone pismem producenta.

Pełne teksty instrukcji znajdują się w Biurze Informatyki URM, Warszawa al. Ujazdowskie 3, tel. 6946859.


TOP 200