Podróże służbowe w świecie po pandemii

W czasie pandemii podróże służbowe niemal zniknęły z horyzontu. Jak podaje Deloitte, między kwietniem a czerwcem tego roku firmy wydały na podróże służbowe jedynie od 10% do 15% tego, co przed pandemią.

I nawet przy powszechnych szczepieniach i badaniach, które pokazują, że latanie jest względnie bezpieczne, podróże służbowe nie wracają do normy, tak jak podróże rekreacyjne. Jest to problem dla branży lotniczej: tylko 12% pasażerów linii lotniczych to osoby podróżujące służbowo, ale to właśnie one zapewniały 75% zysków linii lotniczych.

Zobacz również:

• Już wkrótce z samochodu będziemy mogli pracować jak z domu
• Projektowanie zorientowane na użytkownika - Polska powyżej europejskiej średniej

O ile więc spadek liczby podróży służbowych rok temu był spowodowany bezpośrednio przez pandemię, o tyle brak silnego ożywienia wskazuje na coś innego: podczas pandemii organizacje odrobiły lekcje.

Czego nauczyły się przedsiębiorstwa

Rok temu zakładaliśmy, że firmy takie jak Pfizer opracują szczepionkę przeciwko covidowi, która zakończy pandemię i przywróci pewne pozory normalnego życia - w tym podróże służbowe na poziomie sprzed pandemii.

Pfizer, Moderna, Johnson & Johnson i inne firmy farmaceutyczne stworzyły szczepionkę. A pandemia ustępuje z przerwami. Jednak sama firma Pfizer znajduje się wśród wielu globalnych przedsiębiorstw, które zastanawiają się nad podróżami służbowymi w świecie po pandemii.

Podczas pandemii firmy nauczyły się trzech ważnych rzeczy:

1#. Technologia może zastąpić spotkania twarzą w twarz w wielu przypadkach

Wideokonferencje i narzędzia do współpracy przeszły długą drogę. Pandemia zmusiła firmy do wypróbowania ich po raz pierwszy na dużą skalę. I wszyscy odkryli, że narzędzia takie jak Zoom, Microsoft Teams, Slack, BigBlueButton, BlueJeans, Whereby, GoToMeeting, Cisco Webex, Google Meet i inne mogą umożliwić profesjonalistom rezygnację z podróży, bez rezygnowania z korzyści ze spotkań twarzą w twarz.

2. Podróże służbowe były kiedyś absurdalnym marnotrawstwem

Firmy takie jak Pfizer zdały sobie sprawę z tego, że podróże służbowe w czasach przed pandemią były nacechowane rozrzutnością - zwłaszcza stare normy rezerwowania w ostatniej chwili, nie przejmowania się ceną, płacenia za podwyższenie klasy biznesowej, jeżdżenia na konferencje. Nie mają sensu, gdy nadmierne wydatki są ograniczane w innych obszarach działalności firmy. Struktura organizacji podróży służbowych była podatna na nadużycia: 1) podróżujący dokonywali wyborów dotyczących podróży bez odpowiedzialności związanej z koniecznością osobistego zapłacenia za te wybory; oraz 2) menedżerowie, liderzy i wszyscy inni "brali w tym udział", ponieważ wszyscy korzystają z kosztownych przywilejów związanych z podróżami.

3. Ograniczenie podróży służbowych to skuteczny sposób na zmniejszenie śladu węglowego.

Wiele dużych organizacji coraz częściej szuka sposobów, aby pomóc środowisku naturalnemu - bardziej ekologiczne pojazdy floty, bardziej ekologiczne biura, używanie materiałów nadających się do recyklingu i inne. Okazuje się, że mniejsza liczba podróży służbowych czyni ogromną różnicę w emisji dwutlenku węgla przez firmę.

W wyniku tych trzech odkryć Pfizer i inne firmy wracają do praktyki podróży służbowych z zupełnie nowym nastawieniem.

W przyszłości więcej podróży służbowych będzie musiało być uzasadnionych. Koncepcja uzasadniania ROI dla każdej podróży może stać się standardową praktyką - i podróż będzie musiała być rezerwowana z wyprzedzeniem, aby obniżyć koszty. (Pomysł ten został nazwany "celowym podróżowaniem" przez firmę Festive Road, zajmującą się zarządzaniem podróżami i spotkaniami).

ROI dla podróży służbowych, "celowe podróże" - jakkolwiek by tego nie nazwać, efektem końcowym będzie mniejsza liczba podróży w firmie i niższe wydatki na jedną podróż.

Nowe rodzaje podróży służbowych

Wraz z rozpowszechnieniem pracy zdalnej, wielu pracowników stało się lub stanie się cyfrowymi nomadami, żyjącymi z dala od siedziby firmy. Będą oni proszeni o przyjazd do biura od czasu do czasu, z dowolnego miejsca.

Zaczęliśmy również akceptować "podróże w celach rekreacyjnych" (łączenie biznesu i rekreacji podczas jednej podróży) oraz "workation" (kontynuowanie pracy w pełnym wymiarze godzin, ale tymczasowo w miejscu przypominającym wakacje).

Organizacje będą płacić za niektóre z tych działań w ramach nowych struktur motywacyjnych.

Trendy technologiczne zmieniające podróże służbowe

Podczas gdy podróże służbowe w świecie post-pandemicznym będą miały większe znaczenie, sam sposób podróżowania zostanie w tym roku zmieniony przez nowe technologie.

Jeśli podróżujesz teraz po świecie (tak jak ja ostatnio do Europy i Ameryki Łacińskiej), będziesz musiał stawić czoła nowemu, bizantyjskiemu światu przepisów związanych z Covid-19, paszportów covidowych i cyfrowych przepustek zdrowotnych. Hiszpania na przykład, nie wpuści cię do kraju bez uprzedniego pobrania aplikacji mobilnej i wypełnienia zawartych w niej wymagań. Różne linie lotnicze obsługują różne aplikacje firm trzecich, do przekazywania informacji o statusie szczepień i innych informacji zdrowotnych (na przykład American Airlines obsługuje aplikację o nazwie VeriFLY). W miarę jak pandemia słabnie w niektórych krajach, a zaostrza się w innych, przepustki zdrowotne staną się prawdopodobnie stałym elementem podróży międzynarodowych.

Zarówno Apple, jak i Google umożliwiają użytkownikom weryfikację statusu szczepień w celu odbycia podróży za pomocą specjalnych portfeli. Już teraz dotyczy to Australijczyków, a w późniejszym terminie także obywateli innych krajów.

Osoby podróżujące służbowo również w końcu dostaną wersję paszportu przenoszonego na smartfony. DTC, czyli cyfrowe poświadczenie podróży, nabiera kształtu w Organizacji Międzynarodowego Lotnictwa Cywilnego ONZ, która ustala globalne standardy paszportowe. Kiedy już będziesz miał DTC na swoim telefonie, będziesz mógł ominąć odprawę celną i wjechać do kraju za pomocą skanu telefonu i twarzy. DTC wykorzystuje blockchain i biometrię do uwierzytelniania podróżnych.

Od maja 2023 roku każda osoba podróżująca na terenie Stanów Zjednoczonych będzie musiała mieć przy sobie prawo jazdy zgodne z REAL ID lub dokument tożsamości wydany przez państwo.

Kolejna duża zmiana dla osób podróżujących służbowo powinna skłonić do ponownego przeanalizowania zasad bezpieczeństwa dotyczących urządzeń mobilnych. Amerykański sąd apelacyjny orzekł pod koniec ubiegłego roku, że agenci amerykańskiej Służby Celnej i Ochrony Granic mogą zgodnie z prawem przeszukiwać telefony i laptopy na miejscu, bez nakazu i bez żadnego konkretnego powodu. Obejmuje to tak zwane "zaawansowane przeszukiwanie", w którym zawartość urządzenia mobilnego jest przeszukiwana, pobierana lub kopiowana. Jest to znaczne ograniczenie prawa do prywatności i bezpieczeństwa na lotnisku.

Wszystko to składa się na nową rzeczywistość dla podróży służbowych: polityka, praktyki, ograniczenia, założenia, powody, technologie i wymagania dotyczące podróży służbowych uległy zmianie w trakcie pandemii, ale nie bezpośrednio z jej powodu.

Nowe podróże służbowe będą bardziej efektywne, bardziej uzasadnione i ułatwione przez zaawansowane technologie. I rzadsze.

Staromodne podróże służbowe są passé.

Artykuł pochodzi z anglojęzycznego wydania Computerworld