Zarządzanie przez jakość

Najbardziej widocznym sukcesem wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego Ratusz jest działalność Centrum Administracyjnego Magistratu Krakowskiego. Kiedy pierwszy raz UMK trafił do finału konkursu "Lider Informatyki", Jacek Neumann z dumą oprowadzał nas po małej kancelarii podawczej (tzw. system okienek), w której oddelegowane urzędniczki z macierzystych wydziałów, wykorzystując program Rejestracja i Śledzenie Spraw Urzędu (RISS), przyjmowały podania od obywateli i udzielały informacji o terminie załatwienia sprawy. Teraz Mariusz Cykowski zaprasza gości do nowoczesnego Centrum Administracyjnego, na którego parterze i piętrze mieszczą się stanowiska Wydziału Handlu i Usług, Wydziału Podatków i Opłat oraz Wydziału Spraw Administracyjnych.

"Uruchomienie Centrum Administracyjnego UMK pozwala na obsługę stron od razu, zapewnia właściwy poziom tej obsługi, zmniejsza kolejki, skraca czas konieczny do załatwienia sprawy w urzędzie miasta i poprawia warunki pracy urzędników - mówi Mariusz Cykowski. - W centralnym punkcie holu głównego znajdują się dwa stanowiska informacyjne. W tym miejscu można się dowiedzieć, do którego z okienek należy się udać, by załatwić konkretną sprawę". Przy okienkach na parterze są załatwiane wszelkie sprawy związane z rejestracją pojazdów i wydawaniem praw jazdy, a w boksach - z rejestracją podmiotów gospodarczych. Na piętrze usytuowano stanowiska do załatwiania spraw związanych z ewidencją ludności i o typie pracy wymagającej izolacji, czyli boksy do pobierania podatków, oraz okienka do przyjmowania i wydawania dowodów osobistych, a także pobierania podatku drogowego. Kasy przyjmują wszelkie należności, bez względu na rodzaj wpłaty i miejsce zamieszkania wpłacającego. Można tam jednorazowo obsłużyć ok. 200 petentów.

Poziom świadczenia usług administracyjnych w krakowskim magistracie, ujednolicony dzięki systemom informatycznym (przykładowo system przyzywowy Waiting pozwala oszacować czas na wykonanie czynności przez pracownika UMK przy obsłudze mieszkańca), aż się prosi o potwierdzenie w postaci certyfikatu jakości ISO. Przeprowadzenie audytu jakości, sformalizowanie procedur już obowiązujących w UMK i otrzymanie certyfikatu ISO 9002 byłyby dużym sukcesem Zarządu Miasta, równym wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego. Na razie żadne miasto w Polsce nie może się poszczycić się takim znakiem jakości. Niestety, obecne władze Krakowa nie planują tego projektu.

Radni doinformowani

Mariusz Cykowski liczy, że wkrótce Rada Miasta uchwali przekształcenie się Oddziału Informatyki w Miejskie Centrum Informatyki (MCI). "Nic się nie zmieni pod względem realizacji celów. Nie zamierzamy konkurować z firmami prywatnymi we wdrożeniach systemów, dostawach sprzętu, specjalistycznych szkoleniach, itp." - zapowiada Mariusz Cykowski. Gospodarstwo pomocnicze pozwoli natomiast dokładnie rozliczyć koszty mediów, wynagrodzeń, itp., które są obecnie "ukryte" w różnych działach i rozdziałach zadań budżetowych. "Będziemy działać na podstawie planu biznesowego uwzględniającego koszty i ceny świadczonych usług. Z wyliczeń wynika, że nasze usługi będą o 1/3 tańsze od tych świadczonych przez przedsiębiorstwa prywatne" - mówi Mariusz Cykowski. Przede wszystkim w MCI informatycy będą zarabiać więcej, co korzystnie wpłynie na stabilność kadry.

Mariusz Cykowski planuje, że w najbliższym czasie wprowadzi system kodów kreskowych w podsystemach windykujących podatki, by poprawić ich ściągalność i polepszyć obsługę podatników. Tę technologię informatycy wykorzystają również do wdrożenia programu inwentaryzacji mienia Urzędu Miasta Krakowa.

Radni, którzy dotychczas nie interesowali się wsparciem informatycznym UMK, będę mieli okazję osobiście zetknąć się z informatyką, gdy zostanie uruchomiony system do obsługi głosowań Rady Miasta Krakowa, zintegrowany z systemem obsługi procesu legislacyjnego (RAWA) oraz naliczaniem diet radnym (DIETY). Oddział Informatyki umożliwi im także korzystanie z poczty elektronicznej. Mieszkańcy dostrzegą zaś korzyści z miejskich systemów informatycznych, gdy przez Internet będą mogli śledzić obieg spraw załatwianych w urzędzie i otrzymają informacje podatkowe.

Plany te powiodą się, podobnie jak będzie się rozwijać dalsza informatyzacja urzędu, pod jednym warunkiem - informatyka musi mieć sojusznika we władzach podwawelskiego grodu. A o niej trzeba rozmawiać ponad partyjnymi podziałami.