Toner własny lub pożyczony

Spadek cen drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych powoduje, że całkowite koszty eksploatacji zależą coraz bardziej od ceny tonerów, atramentów i papieru. Atrakcyjną kosztowo alternatywą może być skorzystanie z usług firmy zewnętrznej.

Spadek cen drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych powoduje, że całkowite koszty eksploatacji zależą coraz bardziej od ceny tonerów, atramentów i papieru. Atrakcyjną kosztowo alternatywą może być skorzystanie z usług firmy zewnętrznej.

Ceny monochromatycznych drukarek laserowych zaczynają się od ok. 400 zł, a kolorowe kosztują niewiele ponad 1000 zł. Najtańsze są drukarki osobiste przeznaczone do współpracy z komputerem PC, cena modelu przystosowanego do pracy w sieci to co najmniej kilkaset złotych więcej. Systematyczne obniżki cen spowodowały, że i LED zaczęły wypierać z zastosowań biurowych w małych firmach.

Ponieważ zakup sprzętu przestał być istotnym wydatkiem, znacznie większe jest znaczenie doboru odpowiedniego do potrzeb modelu drukarki mono lub kolorowej, czy urządzenia wielofunkcyjnego MFP (Multi-Function Printer), którego wydajność będzie dopasowana do rzeczywistego obciążenia. Za spadkiem cen drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych nie następuje bowiem równie szybki spadek cen materiałów eksploatacyjnych (tonerów i atramentów). One stają się głównym źródłem dochodów dla producentów sprzętu i kosztów dla użytkowników. Jak podkreślają specjaliści, koszt zakupu sprzętu to 5-10% całkowitych kosztów użytkowania.

Z reguły - wraz ze wzrostem wydajności urządzeń drukujących - spadają jednostkowe koszty eksploatacyjne (całkowity koszt wydruku strony), stąd też warto przed zakupem przeprowadzić analizę liczby drukowanych w firmie stron i do jej wielkości dopasować odpowiednie modele drukarek. Tego typu analizy są też oferowane przez firmy zewnętrzne w formie usług lub oprogramowania kontrolującego procesy drukowania.

Kolor kontrolowany

Odkąd ceny kolorowych drukarek laserowych spadły do poziomu ok. 1000 zł, sprzęt ten stał się dostępny praktycznie dla każdej, nawet najmniejszej firmy. Choć efektem tego ma być prognozowany na ten rok co najmniej dwukrotny wzrost sprzedaży takich urządzeń, to wciąż bezwzględne liczby dotyczące popytu zdecydowanie ustępują drukarkom monochromatycznym (udział sprzętu kolorowego nie przekracza ok. 10%).

Podstawowe bariery zwalniające popularyzację druku kolorowego to obawa przed wzrostem kosztów eksploatacji i brak przekonania, że kolorowe dokumenty są potrzebne. Oba te argumenty mogą mieć poważne uzasadnienia, co wiedzą również producenci sprzętu i dlatego wysiłki marketingowe koncentrują właśnie na przekonaniu potencjalnych odbiorców, że koszty te można kontrolować, a druk kolorowy pozwala na lepszą komunikację i umożliwia poprawienie wizerunku przedsiębiorstwa. W rzeczywistości koszt druku kolorowego jest podobny do druku monochromatycznego, choć kolor jest z reguły stosowany do wprowadzania elementów graficznych, które powodują zwiększone zużycie tonerów, a w efekcie wzrost kosztów eksploatacji.

Praktycznie jedyną metodą uniknięcia nadmiernego lub nieuzasadnionego druku w kolorze jest kontrola, jakie dokumenty i przez kogo są drukowane. Tego typu mechanizmy zabezpieczeń są wprowadzane praktycznie przez wszystkich producentów drukarek przeznaczonych dla firm.

Urządzenia wielofunkcyjne zamiast faksów i kopiarek

W roku ubiegłym nastąpił wyraźny spadek sprzedaży faksów i kopiarek. Nie oznacza to jednak, że użytkownicy przestają korzystać z tych funkcji. Są one jednak coraz częściej realizowane przy wykorzystaniu urządzeń wielofunkcyjnych. Większość dostępnych na rynku tego typu rozwiązań jest np. oferowana z modułem faksu.

Wzrostowi popularności urządzeń wielofunkcyjnych towarzyszy też wzrost znaczenia jakości sterowników i dołączonego opcjonalnego oprogramowania, które umożliwia rozszerzenie możliwości sprzętu o funkcje (optyczne rozpoznawanie znaków), obsługę formularzy elektronicznych, kopiowanie bezpośrednio do poczty elektronicznej lub katalogów na sieci, a także zaawansowanych funkcji administracyjnych. Te ostatnie pozwalają w wielu modelach na zdalną kontrolę i konfigurację sprzętu, automatyczną generację żądań serwisowych, a także zarządzanie prawami dostępu. Ułatwia to np. drukowanie dokumentów poufnych lub ograniczanie dostępu do druku kolorowego.

Firmy od masowych wydruków

Alternatywą do inwestowania we własne rozwiązania drukujące, zwłaszcza w przypadku firm, które przesyłają duże ilości papierowej korespondencji, jest skorzystanie z usług zajmujących się drukiem masowym. Rynek ten rozwija się w Polsce bardzo żywiołowo. Dostawcy markowego sprzętu w ciągu ostatnich dwóch lat notowali wzrosty sprzedaży na poziomie 100% rocznie, choć - przyznać trzeba - startowali z niezbyt wysokich poziomów. Jeszcze dynamiczniej rośnie rynek urządzeń używanych sprowadzanych z Zachodu.

Rynek wydruków masowych dzieli się na trzy segmenty: wydruki obowiązkowe, np. faktury, wyciągi bankowe, poświadczenia wpłat i sald funduszy inwestycyjnych itd.; wydruki związane z szeroko pojętym marketingiem bezpośrednim oraz zaawansowane usługi drukowania "szyte na miarę", np. wydruk indywidualnych ofert lub instrukcji obsługi dostosowanych do zamówionych opcji wyposażenia.

Druk nie moja sprawa

Drukarki przemysłowe kupują dziś przede wszystkim usługodawcy. Firmy, które potrzebują wydrukować, umieścić w kopercie i wysłać tysiące czy nawet miliony faktur i listów do klientów, mają coraz mniej powodów, aby robić to samodzielnie. Outsourcing drukowania jest obecnie powszechny ze względów kosztowych. Większość dużych organizacji - Telekomunikacja Polska, Bank PKO BP, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, zakłady energetyczne, zakłady gazownicze czy oddziały terenowe NFZ - korzysta z usług firm zewnętrznych.

Palmę pierwszeństwa, jeśli chodzi o liczbę kontraktów na wydruki masowe, dzierżą dziś zakłady ZETO, które według różnych ocen posiadają łącznie 2/3 bądź nawet 3/4 tego rynku. Trudno się dziwić - dla większości z nich drukowanie jest uzupełnieniem działalności polegającej na transakcyjnym przetwarzaniu danych na komputerach klasy mainframe. Mocną pozycję wśród zakładów ZETO w dziedzinie wydruków masowych zajmują ośrodki w Łodzi, Wrocławiu, Krakowie i Poznaniu. Ze względów historycznych pewną pozycję na rynku zajmują także firmy związane z konkretnymi branżami. Dobrym przykładem jest tu Centralny Ośrodek Informatyki Górnictwa, a także firma Bazy i Systemy Bankowe, będąca dawnym ośrodkiem informatycznym NBP. Ciekawym przykładem jest drukarnia akcydensowa Samindruk, która postanowiła rozszerzyć działalność właśnie o wydruki masowe.

Tym dobrze okopanym na rynku usługodawcom coraz bardziej zagraża jednak konkurencja firm z kapitałem zagranicznym, które obserwując jego dotychczasowy rozwój na Zachodzie, nie mają cienia wątpliwości, że robią dobry interes. Szczególnie ekspansywne są firmy niemieckie. Usługi personalizowanych wydruków masowych oferuje m.in. Bertelsman Polska, Infor Systems czy Komercyjne Centrum Płatnicze należące do BusinessPoint.

Przewidując jutro

W dłuższym okresie siła kapitałowa firm z Zachodu zmusi polskie firmy usługowe do poszukiwania nisz, w których będą w stanie zachować przewagę konkurencyjną. Taką przewagą będzie jeszcze przez jakiś czas cena. Alternatywą dla cięcia kosztów jest innowacyjne podejście do kwestii jakości i zakresu usług oferowanych klientom. Dziś, oprócz drukowania przez tą samą firmę, wykonywane są usługi segregowania, składania, kopertowania, a nawet frankowania i wysyłki korespondencji do klientów. Ta część rynku na pewno będzie zyskiwać aplauz firm chcących pozbyć się problemu korespondencji masowej, istnieje jednak wiele możliwości rozwinięcia tej koncepcji.

Takie usługi będą też powstawać wokół szeroko pojętego marketingu bezpośredniego, którego rozwój w Polsce, w porównaniu do Zachodu, jest w fazie początkowej. Jedną z takich koncepcji jest druk realizowany w powiązaniu z kampaniami marketingowymi. Już dziś wiele firm, np. banki, wysyła co miesiąc spersonalizowane oferty dopasowane do profilu finansowego i rozpoznanych preferencji. Doskonalenie takich umiejętności wpłynie na atrakcyjność w oczach klientów.

Stosunkowo nową, ale potencjalnie atrakcyjną dziedziną może być zaoferowanie klientom wydruków masowych w połączeniu z zarządzaniem treścią dostępną w wersji elektronicznej. Przykładem może być wydrukowanie ogólnej wersji oferty i dołączenie do niej tych samych informacji na płycie CD w formacie PDF czy pliku multimedialnego. Drukowanie można także powiązać z zarządzaniem treścią witryn WWW.

Tak jak trzeba

Wcale nieodległą przyszłością jest oferowanie klientom usług druku na żądanie. Zamiast wysyłać do klientów standardowe oferty zawierające szczegółowy opis wszystkich produktów, można im wysłać ofertę dokładnie dopasowaną do ich zainteresowań zdradzonych podczas rozmowy telefonicznej. Jeszcze lepszym przykładem może być drukowanie dla klientów instrukcji obsługi urządzeń precyzyjnie dostosowanych do wybranych przez klienta opcji dodatkowych. Zmniejszenie zużycia papieru i redukcja innych wydatków w wyniku takich zabiegów może sięgnąć kilkunastu procent. To jednak nic w porównaniu z potencjalnym wzrostem zadowolenia klienta z perfekcyjnie zrealizowanej obsługi posprzedażnej. Wie to każdy, kto kiedykolwiek otrzymał tzw. ogólną instrukcję obsługi samochodu, której autorzy chcieli w jednym dokumencie zmieścić opisy wszystkich możliwych wersji wyposażenia.


TOP 200