Warto zadać sobie pytanie: czy dokładnie znam wartość biznesową nowych projektów IT wdrażanych w mojej firmie, na przykład migracyjnych, jeszcze przed ich rozpoczęciem? Okazuje się, że zdecydowanie zbyt często działy IT realizują i obsługują projekty, których wartość biznesowa została tylko ogólnie oszacowana lub w ogóle nie wzięto jej pod uwagę - wynika z raportu firmy 1E.

- Naszym priorytetem zawsze było wspieranie klientów w sposób, który pozwala im na obniżenie kosztów codziennych działań operacyjnych w obszarze IT. Większość dostawców obiecuje oszczędności, ale potem nie potrafi ich wykazać – mówi Nick Milne-Home, dyrektor operacyjny w 1E.

Zobacz również:

• Blaski i cienie AI

W lutym 2013 roku firma 1E podjęła próbę zmiany tego trendu, wprowadzając na rynek autorską metodologię AOR (analiza, optymalizacja, realizacja) pomagającą w określeniu rzeczywistej wartości projektów w obszarze IT. Zgodnie z jej założeniami, ocena biznesowa projektów jest przeprowadzana na początku współpracy z klientem oraz w późniejszych etapach, w regularnych odstępach kwartalnych.

Na etapie analizy zespół analityków finansowych specjalizujących się w branży IT identyfikuje zbędne elementy projektu oraz źródła nadmiernych wydatków w obrębie infrastruktury IT. Następnie, na etapie optymalizacji, przeprowadzane są badania i tworzone raporty zgodnie z jasno określonymi kluczowymi wskaźnikami efektywności (KPI), co zapewnia dokładne odzwierciedlenie oczekiwań najważniejszych zainteresowanych stron. Na końcu, w fazie realizacji, automatyczna dystrybucja oprogramowania, wyraźny wgląd w zarządzanie licencjami oraz obniżenie wymogów serwerowych pozwalają na dostarczenie wyników o potencjale przekształceniowym.

- Wielu dostawców pokazuje swoim klientom, jak mogą obniżyć koszty działań IT poprzez zakup dodatkowych rozwiązań technologicznych. A tak naprawdę chodzi o to, aby kupować mniej – wyjaśnia Nick Milne-Home.

I jest to możliwe, jeśli firmy skupią się na generowaniu dodatniej wartości biznesowej. Na przestrzeni ostatnich 19 miesięcy, tj. od lutego 2013 roku, firma 1E gromadziła dane dotyczące wyników osiąganych przez jej klientów, stosując metodologię AOR. Pozwoliło jej to na wyodrębnienie najważniejszych trendów biznesowych w branży w oparciu o analizę 81 spółek w zakresie korzystania z rozwiązań IT i generowanymi przez nie oszczędnościami. Oto one:

• Racjonalizacja i automatyzacja aplikacji biznesowych może stanowić źródło znacznych oszczędności i przekładać się na zwiększenie wydajności działań podejmowanych przez organizację. Dzięki możliwości podglądu wzorców indywidualnego użytkowania rozwiązań, optymalizacja licencji oprogramowania jest bardziej efektywna kosztowo niż tradycyjne zarządzanie aktywami oprogramowania. Innymi słowy, warto zidentyfikować, jakie rozwiązania są faktycznie używane w firmie w przeciwieństwie do tych, które mogą być stosowane – często zdarza się, że firmy, które są przekonane o konieczności nabycia nowego zestawu licencji, dowiadują się, że tak naprawdę mogą nawet ograniczyć liczbę tych, które już posiadają.

• Firmy, które postrzegają migrację jako szansę na modernizację swojej infrastruktury, zauważają jej długofalową wartość – rzędu milionów dolarów rocznie – natychmiast po zakończeniu migracji systemu operacyjnego. Okazuje się, że tak naprawdę nie trzeba wszystkiego aktualizować. Identyfikacja tych aplikacji, z których naprawdę korzystają użytkownicy, pozwala na nawet 25-krotne obniżenie liczby aplikacji przenoszonych z Windows XP do Windows 7.

• Chociaż wielu uważa zarządzanie zasilaniem komputerów za działanie ograniczające, zużycie energii to obszar stwarzający okazję do weryfikacji tego, jak firma zarządza działaniami IT i jak można je uprościć.

Zdaniem 1E, położenie nacisku na ocenę i optymalizację każdego elementu użytkowania rozwiązań IT przełożyło się na łączne oszczędności w 81 wspomnianych spółkach rzędu 125 milionów dolarów w okresie 18 miesięcy.

Co ważne, chociaż zarządzanie migracją z systemu Windows XP może wiązać się z dużymi wydatkami na zastane technologie, to klienci 1E łącznie zaoszczędzili niemal 49 milionów dolarów wdrażając projekty migracyjne. Największe oszczędności przyniosło im jednak właściwe zarządzanie energią zużywaną przez komputery (ponad 61 milionów dolarów).