Terminale Tandberga mogą działać wykorzystując połączenia przez ISDN, ale większość instalacji oparta jest na protokole IP, wystarczy dostęp do Internetu. To drugie rozwiązanie może służyć do połączenia wielu oddziałów firmy rozsianych po całej Polsce. Techniczne możliwości to nawet 360 jednoczesnych terminali w jednej konferencji. „Zwykle zdarza się jednak, że prowadzonych jest raczej 20 wideokonferencji, w których uczestniczy do pięciu osób” – mówi Krzysztof Dobrowolski. Cześć firm wykorzystuje co prawda wideoterminale jako proste studia telewizyjne, wówczas jednak transmisja (np. do wszystkich pracowników) odbywa się przy wykorzystaniu wideostreamingu. Do odbioru pliku wideo można wykorzystać takie standardowe aplikacje, jak Windows Media Player czy RealPlayer.

Korzyści z rozmów wideo

Bank HSBC, który niedawno wszedł do Polski, stosuje wideoterminale we wszystkich oddziałach na świecie. Firma ma specjalny program FlyVideo, który ma obniżyć koszty podróży służbowych. Bank ten korzysta także powszechnie z telepracy, co przekłada się na niższe koszty powierzchni biurowych w centrach miast. „Zwrot z inwestycji w tego typu rozwiązanie to średnio dwanaście miesięcy. Są jednak tak skrajne przypadki, jak Statoil, gdy nastąpiło to w ciągu kilku dni. Firma ta po wprowadzeniu wideotelefonii zatrudniała mniej pracowników na platformach, co wiązało się z niższymi kosztami pracy dla tych pracujących na lądzie i mniejszą liczbą lotów na platformy wiertnicze” – mówi Krzysztof Dobrowolski.

Jak przekonują przedstawiciele Tandberga, inna korzyść z wideorozmów to także znaczne usprawnienie komunikacji. Zamiast wymieniać się listami przez wiele dni, czasami jakąś sprawę można załatwić półgodzinną rozmową na wideo. To możne zaś przyspieszyć prowadzenie projektów i zwiększyć konkurencyjność firmy. „Jeden z naszych klientów, producent obuwia sportowego, dzięki wideopołączeniom między Stanami Zjednoczonymi a zakładami w Chinach skrócił wprowadzenia nowego produktu na rynek o dwa miesiące” – opowiada Krzysztof Dobrowolski.

Podczas wideorozmowy można także pokazać prezentację w PowerPoint, otworzyć na pulpicie swojego komputera - którego podgląd będzie miała druga osoba - plik z danymi w Excelu, czy po prostu skierować kamerę na tablicę, na której narysuje się np. schemat nowej organizacji działu sprzedaży. Minimalna wymagana jakość internetowego łącza na potrzeby wideorozmów to 128 kb/s, Tandberg poleca jednak 512 kb/s w obie strony. Połączenia te mogą być szyfrowane w standardzie AES lub DES, co umożliwia sprzęt firmy.