Usługi zarządzane przez spółki zewnętrzne (hosted VoIP) to popularny sposób na obniżenie kosztów połączeń i rozbudowanie funkcjonalności własnych centrali telefonicznych bez konieczności inwestowania dodatkowych środków. Eksperci przyznają jednak, że firmy decydujące się na takie rozwiązania często popełniają "szkolne" błędy. Jednym z nich jest wybór nieznanych, działających od niedawna usługodawców, którzy co prawda kuszą niższymi cenami, ale jednocześnie nie zapewniają odpowiedniego stopnia bezpieczeństwa czy dostępności usług (przede wszystkim przez swój brak doświadczenia). Specjaliści radzą, by firmy, dla których połączenia telefoniczne są kwestią kluczową z punktu widzenia ciągłości biznesu, wybierały dostawców działających na rynkuco najmniej od 5 lat.

Często popełnianym błędem jest również zapominanie o dostosowaniu do nowych wymagań istniejącego łącza internetowego. Od jego jakości i pojemności zależeć będzie komfort korzystania z zalet telefonii IP oraz usług dodanych. Firmy powinny przeprowadzić odpowiednie symulacje, zanim zdecydują się na wybór jakiejkolwiek formy migracji do świata komunikacji IP.

Wybór konkretnego dostawcy usług VoIP powinien być poprzedzony rozpoznaniem rynku i analizą faktycznych cen połączeń. Na nie składają się bowiem nie tylko opłaty za realizację połączeń za pomocą sieci usługodawcy (te ceny są zwykle niskie i wyszczególniane w reklamach, aby przyciągnąć uwagę klientów), ale również koszty telefonów IP, licencji stanowiskowych, łącza internetowego.

Bardzo ważnym elementem sprawnie funkcjonującego, zarządzanego systemu VoIP jest zapewnienie priorytetyzacji ruchu IP. W większości przypadków łącza dostępowe są niesymetryczne (pobieranie danych jest szybsze, wysyłanie wolniejsze). Jeśli w trakcie przeprowadzania rozmów, pracownicy zaczną np. wysyłać e-maile, to może dojść do znacznego pogorszenia jakości połączeń telefonicznych lub całkowitego ich zerwania. Dostawca usług VoIP powinien pomóc rozwiązać ten problem.

Zwrócenie uwagi na tych kilka zaleceń podczas planowania wdrożeń telefonii IP może znacząco przyczynić się do minimalizacji liczby przestojów w trakcie użytkowania systemu i wzrostu komfortu korzystania z jego zalet.