Tauron ma jeden z najlepszych na świecie portali korporacyjnych

Nielsen Norman Group ocenił intranet polskiego holdingu energetycznego za jeden z 10 najlepszych na świecie. Z narzędzi komunikacji i wspólnej pracy korzysta w nim 16,5 tysiąca użytkowników.

Grupa TAURON jest jednym z największych podmiotów gospodarczych w Polsce, obejmując swoim działaniem 18% powierzchni kraju. Zajmuje się wydobyciem węgla oraz wytwarzaniem, dystrybucją i sprzedażą energii. W jej skład wchodzą m.in. TAURON Wytwarzanie, TAURON Dystrybucja, TAURON Sprzedaż, TAURON Obsługa Klienta, TAURON Wydobycie, TAURON Ekoenergia oraz TAURON Ciepło. W większości z nich były wcześniej odrębne systemy intranetowe. Aby zidentyfikować przeszkody w korzystaniu z nich, a także oczekiwania względem nowego, wspólnego rozwiązania, w zespole projektowym znaleźli się pracownicy różnych spółek. Przeprowadzono badania i warsztaty, żeby dowiedzieć się, jakie informacje są potrzebne przyszłym użytkownikom. „W trakcie 10 warsztatów spotkaliśmy się z ponad 70 osobami reprezentującymi różne działy i specjalności. Przeprowadziliśmy również ankietę potrzeb, w której wzięło udział ponad 2,5 tys. pracowników, wskazując najistotniejsze funkcje i potrzeby. Po raz kolejny okazało się, że badania są niezwykle istotnym elementem procesu projektowania zorientowanego na użytkowników, pozwalając zdecydowanie bardziej świadomie przygotowywać projekt systemu” – wspomina Hubert Turaj, UX Director ze studia EDISONDA, które tworzyło Tauronet.

Na podstawie uzyskanych wyników powstało blisko 300 makiet serwisu, które zostały przekształcone w projekty graficzne. Na tym etapie prac ważna była bliska współpraca pomiędzy projektantami ze studia EDISONDA oraz konsultantami firmy IT-Dev, która odpowiadała za wdrożenie intranetu, aby jak najlepiej dopasować wzorce użytkowania systemu do funkcjonalności dostępnych na platformie SharePoint.

Zobacz również:

Drogowskazy dla informacji

Biorąc pod uwagę, że nowy intranet został przewidziany dla ponad 16,5 tys. użytkowników, pracujących w 270 siedzibach Grupy w całej Polsce, łatwo można zrozumieć, że serwis nie może być redagowany centralnie. Jednak z drugiej strony obawiano się, że jeśli treści będą redagowane przez wiele niezależnych zespołów redakcyjnych, to powstanie chaos.

Dlatego architekci IT-Dev zaprojektowali mechanizmy, dzięki którym osoby zarządzające informacją z poszczególnych komórek organizacyjnych mogą kierować treść do użytkowników z komórek im podległych – bezpośrednio lub pośrednio. Redaktorzy wyższych poziomów mogą z kolei promować treści, które powstają w jednostkach podległych, aby zwiększyć ich zasięg.

Tauronet w liczbach

Badanie oczekiwań 3000 pracowników

Ponad 100 godzin warsztatów z przyszłymi użytkownikami systemu

18 000 witryn w systemie

200 funkcjonalności

Docelowo 25 000 użytkowników

8000 odwiedzających dziennie

„To swego rodzaju samoorganizujący się proces zarządzania treścią. Wspiera on kulturę korporacyjną, która czerpie z różnorodności swoich społeczności, zapewniając jednocześnie wgląd i nadzór nad zgodnością lokalnych pomysłów i działań ze strategią komunikacyjną i wartościami korporacji. Doskonale sprawdził się w tak dużej i zróżnicowanej organizacji, jak Grupa TAURON, do prezentacji najróżniejszych informacji – począwszy od aktualności i regulacji wewnętrznych, skończywszy na danych projektów, programów i zespołów zadaniowych” – mówi Tomasz Szałaj, prezes Zarządu IT-Dev, firmy wdrażającej intranet w Grupie Tauron.

Zobaczyli jak patrzą

„Ostatnie miesiące prac projektowych, poza testowaniem dostarczonego rozwiązania, poświęciliśmy na intensywne wprowadzenie treści do Tauronetu. Zdecydowaliśmy się również na serię powdrożeniowych badań użyteczności systemu, które pozwoliły nam go udoskonalić i zagwarantować wysoki poziom satysfakcji użytkowników” – relacjonuje Agnieszka Micał, kierownik projektu w Tauronie.

W trakcie wspomnianych badań wykorzystano między innymi metodę śledzenia i analizy ruchu gałek ocznych użytkowników (eyetracking) oraz badania etnograficzne polegające na obserwacji i analizie działań użytkowników pracujących w systemie. Rezultatem prac jest portal, który zapewnia pracownikom różnych spółek TAURON przejrzysty dostęp do różnorodnych informacji, które ich dotyczą – zarówno przygotowywanych lokalnie, jak i publikowanych w centrali. Nawigacja do sekcji merytorycznych portalu – jak np. HR, finanse, prawo – kieruje pracowników do odpowiednich działów, podczas gdy inni użytkownicy trafiają do działu z artykułami i dokumentami z danej dziedziny.

Tauronet jest elektronicznym miejscem pracy, wspiera przechowywanie i udostępnianie dokumentów. Umożliwia prowadzenie wspólnych projektów spółek grupy, wzajemne świadczenie usług i efektywną wymianę wiedzy.

Projekt globalnie doceniony

Nielsen Norman Group od piętnastu lat szczegółowo bada intranety z całego świata pod względem funkcjonalności i użyteczności. Po raz pierwszy w historii w dziesiątce najlepszych portali korporacyjnych na świecie znalazł się polski serwis. Tauronet otrzymał nagrodę przede wszystkim za zastosowanie najlepszych praktyk projektowania intranetów oraz nowatorskie podejście do kierowania treści i personalizacji informacji. „Zespół twórców Tauronetu wzniósł termin "oparty na roli" na nowy poziom, łącząc personalizację z uderzającą dojrzałością i niezbędną przewidywalnością” — ocenił pracę projektantów Jakob Nielsen, Nielsen Norman Group.