Dobra organizacja systemów biurowych może przynieść istotne oszczędności. Zanim to jednak nastąpi, trzeba sporo zainwestować w narzędzia do analizy i optymalizacji systemu.

Drukowanie, kopiowanie, faksowanie i skanowanie dokumentów do niedawna leżało na uboczu zainteresowań pracowników IT większości firm. Z reguły urządzenia peryferyjne były okresowo (co 3-5 lat) wymieniane na nowe, bez analizy kosztów ich eksploatacji. Jednak powszechne w ostatnim czasie dążenie do obniżania kosztów pracy nie ominęło systemów przetwarzania obrazu. "W większości firm już wykorzystano proste rezerwy obniżki kosztów i trwają poszukiwania metod dalszego zwiększania oszczędności. Systemy drukowania są obszarem, który wciąż jest względnie nie zagospodarowany i pozostawia wiele miejsca dla ulepszeń" - twierdzi jeden z dyrektorów Gartner Group. Według ocen tej firmy koszty związane z drukowaniem, kopiowaniem, faksowaniem i skanowaniem stanowią ok. 1-3% obrotów każdego przedsiębiorstwa. Ich optymalizacja z reguły przynosi oszczędności sięgające nawet 30%.

Czy i jak zmniejszać koszty?

W przypadku dużych firm dobrym rozwiązaniem może być outsourcing. Istnieją różne jego formy. W zależności od wymagań i charakteru działalności przedsiębiorstwa może to być outsourcing zewnętrzny - przesyłanie dokumentów (np. korespondencji masowej) do druku i ewentualnie ich dystrybucja przez firmę usługową - lub outsourcing wewnętrzny - wyposażenie, optymalizacja, serwis i zarządzanie firmowym systemem wydruków przez usługodawcę. Jedną z największych zalet outsourcingu jest możliwość kontroli kosztów eksploatacji. Jeśli umowa dotycząca tego typu usługi jest dobrze przygotowana i dostosowana do rzeczywistych potrzeb użytkownika, to z reguły umożliwia też obniżenie kosztów. Usługi outsourcingu w różnej postaci na polskim rynku mają w ofercie zarówno producenci sprzętu HP i Xerox, jak i niezależne firmy usługowe, np. Softex, TBM, Copy General.

Z kolei w przypadku małych lub średnich przedsiębiorstw, a także dużych, które z różnych powodów nie chcą lub nie mogą korzystać z outsourcingu, optymalizacja systemów drukowania, kopiowania i faksowania może być przeprowadzona samodzielnie lub przy pomocy firm zewnętrznych. Samodzielna optymalizacja wymaga najczęściej zakupu i instalacji odpowiedniego oprogramowania i przeszkolenia administratora, który będzie się zajmował analizą systemu. Korzystanie z usług firm zewnętrznych ma tę zaletę, że z reguły mają one opracowaną metodologię analiz, doświadczenie i pełen zestaw narzędzi.

Należy dodać, że dobre przygotowanie optymalizacji w praktyce zawsze wymaga udziału osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Ich czas i zaangażowanie w przygotowanie projektu to dodatkowy, ukryty koszt tej optymalizacji.

Rozwiązania zamiast drukarek i kopiarek

W ostatnim czasie z oferty producentów sprzętu kierowanej do firm zaczynają znikać drukarki, kopiarki, skanery i faksy, a zamiast nich pojawiają się "rozwiązania" lub "systemy". Określenia te z reguły oznaczają dodanie do sprzętu oprogramowania do jego monitorowania i zarządzania lub usług optymalizacji systemu.

Dotyczy to nie tylko firm, które już wcześniej miały w ofercie usługi lub systemy do zarządzania obiegiem dokumentów i infrastrukturą IT, jak Xerox czy HP, ale również tradycyjnych producentów sprzętu, m.in. Canona i Lexmarka, które w ostatnich latach utworzyły wyspecjalizowane oddziały usługowe. Usługi są najczęściej związane z zakupem sprzętu konkretnego producenta. Przykładowo, optymalizacja systemów przez Lexmark jest bezpłatna dla użytkowników, którzy decydują się nabyć drukarki lub urządzenia wielofunkcyjne tej firmy.