Talenty pod kontrolą

Na co zwracać uwagę przy wyborze oprogramowania HR, aby wdrożyć wersję, która będzie integrować wszystkie najważniejsze procesy związane z pozyskiwaniem, wdrażaniem, oceną, rozwojem i angażowaniem pracowników? Podpowiadamy, jak wybrać kompletne oprogramowanie HR.

Dawniej oprogramowanie HR było dostępne tylko dla specjalistów HR i pełniło rolę rozbudowanej bazy danych o pracownikach. Zatrudnieni w dziale HR wprowadzali do niego dane i co pewien czas lub na zgłoszone zapotrzebowanie przygotowywali raporty, zestawienia i proste dokumenty, które następnie trafiały do menedżerów i zarządu. To zaspokajało potrzeby administracyjno-statystyczne firm, choć wymagało dużego nakładu pracy i zaangażowania specjalistów HR w czynności administracyjne.

Obecnie oprogramowanie HR wykorzystuje możliwości, jakie zapewnia internet i chmura. Oznacza to, że pozwala na całościowe podejście do zarządzania talentami i zasobami ludzkimi. „Pracownicy, menedżerowie i specjaliści HR mogą zalogować się do aplikacji HR i aktywnie współuczestniczyć w procesach pozyskiwania, rozwoju i angażowania pracowników, zgodnie z celami strategicznymi i kulturą organizacji” – uważa Robert Augustyniak, partner HCM w Enxoo sp. z o.o., firmie oferującej m.in. rozwiązania do zarządzania talentami.

Zobacz również:

W obecnie dostępnych systemach HR każdy pracownik może śledzić i aktualizować swój profil kompetencyjny, cele do zrealizowania czy plany i działania rozwojowe na ścieżce zawodowej. Może w dowolnym momencie zgłosić przez internet potrzebę pogłębienia wiedzy, zapisać się na dostępne szkolenie, rekomendować kandydata lub samemu aplikować na otwarty wakat, komentować i aktualizować postępy w realizacji celów swojego zespołu, dokonywać samooceny, czy też udzielać informacji zwrotnej (feedbacku) na temat poszczególnych członków zespołu lub o taką informację samemu poprosić.

Ile kosztuje oprogramowanie HR?

Większość firm oferuje oprogramowanie HR w ramach indywidualnych wycen i analizy potrzeb. Koszt wdrożenia może wynieść zarówno kilka, jak i kilkadziesiąt tysięcy złotych. Są też usługi online (w chmurze) opłacane w abonamencie, które cechuje stosunkowo niska cena. Przetestować można np. Deputy (3 USD miesięcznie za użytkownika), Zenefits (darmowe, płatne funkcje premium),czy polskojęzyczne HRLink (od 69 zł miesięcznie).

Menedżerowie z kolei mogą liczyć na wgląd w profile kompetencyjne, postępy w realizacji celów i działań rozwojowych danego zespołu, jak również zgłaszać potrzebę rekrutacji bądź szkolenia, czy wreszcie udziela feedbacku i dokonywa oceny pracowników. W rezultacie specjaliści HR oraz zarządy firm mają dostęp do skonsolidowanej, aktualnej i kompletnej bazy informacji o kluczowych wskaźnikach wydajnościowych całej firmy i poszczególnych zespołów i pracowników. „Specjaliści HR mogą uruchamiać, monitorować i analizować przebieg kluczowych z punktu widzenia organizacji procesów związanych z pozyskiwaniem, rozwojem i angażowaniem pracowników” – tłumaczy Robert Augustyniak.

Jeżeli chcemy wdrożyć oprogramowanie HR, warto postawić na rozwiązanie kompletne, zamiast stosować „punktowe”, niezintegrowane narzędzia. Dzięki temu unikniemy niepotrzebnej dodatkowej pracy administracyjnej związanej z raportowaniem, integracją procesów lub zapewnianiem ciągłości i spójności działań, szczególnie w kontekście celów i strategii firmy. Słowem: warto mieć wszystko w jednym.

Do czego to się przyda?

Firmy muszą dbać o dobre kontakty z klientami i partnerami, ale to zadanie jest możliwe do zrealizowania dopiero wtedy, gdy najpierw zadbają o relacje z pracownikami. To oni sprzedają, tworzą, dostarczają i wspierają produkty i usługi świadczone klientom i partnerom biznesowym.

Każda firma, niezależnie od branży, powinna stawiać na tworzenie profesjonalnej kultury organizacyjnej, a do tego wręcz niezbędny jest nowoczesny system HR. „Można liczyć na wzrost zaangażowania załogi i podniesienie efektywności pracy, a także na skuteczne osiąganie celów strategicznych firmy przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów pozyskiwania i rozwijania pracowników” – wylicza Krzysztof Ogniewski, założyciel i dyrektor generalny firmy 44Group, do której należy platforma HR elevato. Firmy, które postawią na oprogramowanie HR, mogą automatyzować, optymalizować i ujednolicać wiele procesów, przez co cała organizacja działa spójniej i sprawniej.

Pomijając kwestie optymalizacyjne, efekty z wdrożenia systemu najszybciej widać w firmach o dużej dynamice zmian, gdzie prowadzone są np. liczne procesy rekrutacyjne. Dobrym przykładem jest branża motoryzacyjna. „Panuje tam duża rotacja, dlatego prowadzonych jest wiele procesów rekrutacyjnych” – zauważa Monika Grabowska, ekspert z firmy Macrologic, oferującej usługi i systemy informatyczne, w tym z obszaru HR. W branży motoryzacyjnej ważne są wymagania jakościowe, normy oraz przepisy nakładające obowiązek ciągłego doskonalenia pracowników, a tym samym planowania dużej liczby szkoleń. W takiej branży oprogramowanie HR okaże się bardzo pomocne i pozwoli sprawnie zarządzać wszystkimi procesami. „Zwłaszcza gdy budowane są ścieżki kariery zawodowej, dzięki którym pracownicy mają szansę na awans i rozwój” – dodaje Monika Grabowska.

Firmy, które wdrażają oprogramowanie HR, często mają na uwadze również własny wizerunek, jako pracodawcy słuchającego pracowników i tworzącego warunki do rozwoju i samorealizacji. Mając do dyspozycji narzędzia HR, firma może tworzyć odpowiednie inicjatywy i aktywności, aby lepiej zarządzać talentami. Umiejętne stosowanie narzędzi HR zapewni wzrost zaangażowania pracowników w rozwój i realizację celów firmy, a dodatkowo każda z zatrudnionych osób będzie miała przejrzysty wgląd w odpowiednie cele i działania, wiedząc, jak i kiedy może się angażować. Poza tym wdrożenie systemu HR obniża koszty administracyjne związane z raportowaniem i obsługą niektórych procesów HR – dostęp do odpowiednich informacji jest łatwiejszy i zautomatyzowany.

Sytuacja HR w Polsce

W badaniu ogólnopolskim, które przeprowadzono wśród 500 menedżerów i 500 specjalistów HR z firm zatrudniających od 100 do 1000 pracowników, zapytano o źródła, z jakich czerpane są informacje na temat zespołów. Okazuje się, że 84% menedżerów, aby uzyskać te dane, korzysta z pomocy działu HR, a 20% nie używa żadnego systemu informatycznego do gromadzenia i uzyskiwania informacji o swoich zespołach. Menedżerowie odpowiedzieli też na pytanie o to, jak szybko uzyskują informacje o zespole. Z odpowiedzi wynika, że ponad połowa menedżerów (52%) musi czekać co najmniej jeden dzień na przygotowanie potrzebnych danych przez HR, a w 16% przypadków dane są dostępne dopiero po co najmniej trzech dniach. Dodatkowo 41% menedżerów wskazało, że wdrożenie systemu integrującego procesy i dane zespołów mogłoby mieć największy wpływ na wzrost efektywności zarządzania zespołem.

Specjaliści HR z kolei zostali zapytani o to, z ilu systemów HR korzystają, aby wykonywać swoją pracę. W pytaniu nie było podziału na systemy do administracji HR i zarządzania tzw. miękkim HR. Wyniki: 33% specjalistów HR wykorzystuje w pracy dwa lub trzy różne systemy informatyczne, 32% pracuje na jednym systemie (najprawdopodobniej system administracji kadrowo-płacowej), 28% korzysta z więcej niż trzech różnych systemów, a 7% nie korzysta z żadnego systemu lub nie potrafili tego określić. Dodatkowo specjalistów HR zapytano, z ilu różnych źródeł danych korzystają, aby przygotować zestawienia i raporty, których wymagają od nich zarządy i kadra kierownicza. Aż 69% specjalistów HR korzysta z trzech do pięciu źródeł, 7%. wykorzystuje powyżej pięciu źródeł, a jedynie 14% czerpie wszystkie potrzebne dane z jednego źródła. Najczęściej wykorzystywane w pracy HR-owców narzędzia to: arkusze kalkulacyjne (36%), systemy informatyczne do zarządzania kadrami (33%), poczta elektroniczna (19%) oraz edytory tekstu (7%). Większość zadań specjaliści HR wykonywali nadal za pomocą prostych narzędzi biurowych, takich jak: arkusz kalkulacyjny, poczta elektroniczna czy edytor tekstu.

„Inną istotną kwestią w firmach działających na polskim rynku jest niska świadomość zarządów i menedżerów na temat wartości biznesowej płynącej ze sprawnego zarządzania zasobami ludzkimi wspartego odpowiednim oprogramowaniem HR” – mówi Robert Augustyniak, partner HCM w Enxoo sp. z o.o., firmie oferującej m.in. rozwiązania do zarządzania talentami. „W wielu firmach działy personalne pełnią nadal jedynie funkcje administracyjne i usługowe dla biznesu” – dodaje.

Źródło: „HR partner w biznesie czy tylko administracja, 2014 r.”, Instytut Badań Rynkowych i Społecznych Homo Homini na zlecenie Enxoo sp. z o.o.

Motywacja, rekrutacja i ocena

Oprogramowanie HR przydaje się również do motywowania pracowników. „Obecnie mamy do czynienia już nie z rynkiem pracodawcy, lecz z rynkiem pracownika” – przypomina Monika Grabowska. Z tego powodu firmy są dziś zmuszane do podejmowania działań, które mają na celu zatrzymanie najlepszych pracowników, a jednocześnie przyciąganie nowych kandydatów, w których rozwój warto będzie zainwestować. System HR pozwoli o wiele łatwiej ustalić luki kompetencyjne do wypełnienia, zaplanować działania podnoszące umiejętności już zatrudnionych, a także stworzyć system motywacyjny zgodny z oczekiwaniami pracowników.

HR-owcy korzystający z nowoczesnego systemu mogą też lepiej prowadzić proces rekrutacji. Dzięki niemu usprawniona zostanie komunikacja z kandydatami oraz ta prowadzona wewnątrz organizacji, łatwiejsze i szybsze będzie wyselekcjonowanie najlepszych kandydatów na pracowników, a także odpowiednia organizacja samego procesu (optymalna liczba etapów rekrutacji). Kolejna kwestia to ocenianie pracowników, czyli przeprowadzenie tzw. ocen okresowych. Dzięki systemowi HR firma ma w jednym miejscu wyniki wszystkich ocen i możliwość ich śledzenia na przestrzeni lat. „Można dzięki temu śledzić rozwój pracownika, diagnozować niedobory kompetencyjne, a także określać istotne dla niego elementy motywujące” – tłumaczy Monika Grabowska.

System HR zapewnia dostęp do wszystkich elementów w jednym miejscu i pozwala planować, przygotowywać szkolenia, a także mieć wgląd we wszystkie koszty. Późniejsze oceny pracowników, po kilku latach, mogą okazać się również ważnym, obiektywnym argumentem przy awansowaniu (lub zwalnianiu).

Cztery grupy w branży HR

Eksperci przekonują, że rynek użytkowników oprogramowania HR można podzielić na cztery grupy. Trzecią grupę tworzą firmy, które przede wszystkim powinny rozważyć wdrożenie oprogramowania HR.

Pierwsza grupa: polskie oddziały międzynarodowych korporacji, które korzystają z oprogramowania HR wybranego przez ich centrale. Są to zazwyczaj organizacje o dojrzałej i ukształtowanej strategii personalnej i tylko czasem potrzebują wycinkowych rozwiązań, które uzupełniają lokalne potrzeby niezaspokojone przez centralne oprogramowanie.

Druga grupa: polskie oddziały korporacji, które mają autonomię w zakresie narzędzi, jakich użyją do wsparcia realizacji strategii personalnej. W tych firmach oprogramowanie HR albo już jest wdrożone, albo występuje duży potencjał na wprowadzenie zintegrowanego i kompleksowego oprogramowania HR.

Trzecia grupa: polskie firmy, które osiągnęły już dużą sprawność operacyjną w swojej podstawowej działalności i dojrzały do wprowadzenia narzędzi usprawniających zarządzanie zasobami ludzkimi, aby dalej budować swoją przewagę konkurencyjną. W tych organizacjach również jest duży potencjał na wprowadzenie oprogramowania HR.

Czwarta grupa: polskie firmy, które są na etapie budowania sprawności operacyjnej w ich podstawowej działalności i nie dostrzegają jeszcze korzyści płynących z wdrożenia kompleksowego i zintegrowanego podejścia do zarządzania HR.

HR miękki i twardy

Warto wiedzieć, że obszary HR można podzielić na twarde i miękkie. „Pierwsze z nich przeznaczone są np. do utrzymywania kartotek pracowników, kalkulacji płac, rozliczania delegacji czy podróży służbowych” – mówi Krzysztof Ogniewski. „Drugie zaś pomagają w bardziej strategicznych działaniach, takich jak pozyskiwanie talentów, zarządzanie efektywnością i potencjałem pracowników”.

Jeśli chcemy wybrać system HR, należy ustalić, jaki obszar jest dla nas najważniejszy i jakie są priorytety. Jednocześnie warto zauważyć, że obydwie części – twarda i miękka – są ze sobą powiązane. Wynika to z faktu, że działy HR podejmują wobec pracownika liczne działania w trakcie całej kariery zawodowej w firmie, a podstawowy cel to podtrzymywanie zaangażowania osoby zatrudnionej w realizację tych zadań, które ma w swoich obowiązkach. Można więc powiedzieć, że oprogramowanie HR, które koncentruje się wyłącznie na jednym z obszarów, jest niekompletne.

ROI z systemu HR

Eksperci sugerują, że ROI (zwrot z inwestycji) w przypadku oprogramowania HR można policzyć m.in. na przykładzie zmniejszenia fluktuacji, np. o 5%, przy założeniu, że statystyczny koszt obsadzenia stanowiska po odejściu pracownika to 12–18 miesięcznych pensji. Równie dobrym wskaźnikiem zwrotu z inwestycji w oprogramowanie HR może być zwiększenie efektywności operacyjnej pracowników i zespołów np. o 5 lub 10%, co bezpośrednio przekłada się na przychody czy marże uzyskiwane przez organizacje. Kiedy decydujemy się na wdrożenie systemu HR, warto przeprowadzić tego typu obliczenia, aby przekonać się, czy poniesiona inwestycja zwróci się choćby w samych finansach.

Dawniej większość firm skupiała się na obszarze twardego HR, ale od jakiegoś czasu coraz większym zainteresowaniem cieszy się również obszar miękki. „To efekt rosnącej świadomości pracodawców na temat istotności zasobu, jakim są ludzie. W praktyce wielu z nich jednak nadal opiera się na szczątkowych informacjach, przechowywanych w arkuszach Excela” – zauważa Monika Grabowska. I dodaje: „Zgodnie z najnowszymi trendami na rynku pracy, podejście zarządzających do pracowników będzie się zmieniać. Motywowanie zatrudnionych będzie miało coraz większe znaczenie w zarządzaniu”.

Warto już teraz rozważyć wdrożenie systemu HR, nie czekając, aż pojawi się problem związany ze sprawnym i systematycznym ocenianiem pracowników i rozliczaniem osiąganych celów biznesowych. A jeśli nie chcemy wdrażać u siebie kompleksowego sytemu HR, możemy wybrać rozwiązania IT wyspecjalizowane w realizacji niektórych procesów, np. narzędzie do rekrutacji czy oceny okresowej. To korzystne rozwiązanie głównie dla małych firm, które dysponują niewielkimi budżetami.

„Każda organizacja, która zatrudnia więcej niż 100 osób, powinna wspierać swoje działania w obszarze HR odpowiednimi narzędziami, które przyniosą jej wymierne korzyści”.

Monika Grabowska, ekspert firmy Macrologic.

„Wdrożenie oprogramowania HR umożliwia zachowanie spójności i koncentracji w realizacji celów strategicznych firmy na wszystkich etapach, począwszy od rekrutacji właściwych osób, a skończywszy na rozwoju, motywowaniu i zatrzymywaniu najlepszych”.

Robert Augustyniak, partner HCM w Enxoo sp. z o.o.

Rozwiązania HR warto traktować nie jako koszt, lecz inwestycję. Korzyści, jakie mogą zostać osiągnięte poprzez wykorzystanie odpowiednich narzędzi, mają konkretny wymiar: wskazanie tych obszarów, w które powinniśmy inwestować, aby pracownicy byli zaangażowani i czuli się związani z przedsiębiorstwem.


TOP 200