Następnie należy zanotować informacje o oferowanych przez firmę terminach wykonania projektu, prac, wdrożeń i szkoleń. Trzeba też od razu określić proponowany przez firmę czas reakcji, naprawy systemu itp. Można też określić proponowane gwarancje, z ewentualnym wyróżnieniem gwarancji na urządzenia i usługę. Na zakończenie warto zwrócić uwagę na inne elementy oferty, do których można zaliczyć: szkolenia, możliwość dalszej współpracy, zaangażowanie pracowników w prezentowanie oferty itp.

Dane te warto zebrać w arkuszu, w którym opisane byłyby wszystkie informacje o oferentach i ofertach. Warto tak opracować arkusz, by można było wygodnie porównywać te same dane różnych ofert.

Trzeba też pamiętać, że brak informacji może być w pewnych okolicznościach ważną informacją. Przykładem są wspomniane kursy walut albo opis parametrów urządzenia, w którym nie uwzględniono dowolnej wartości. Zapewne parametr ten obniża atrakcyjność urządzenia, np. ma ono małą wydajność. Należy dopytywać się o brakujące informacje, a jeśli nie można ich zdobyć - "producent nie podał" - przyjąć, że zmniejszają one atrakcyjność oferty.

Po zebraniu wszystkich możliwych informacji, można przystąpić do oceny.

Etap I - ocena

Jedną z metod możliwych do zastosowania w początkowej fazie to odrzucenie skrajności. Należy odrzucać najdroższe i najtańsze oferty. Najdroższe dlatego, że nawet po uzyskaniu znacznych upustów cenowych końcowa wartość kontraktu będzie większa od innych. Natomiast najtańsze oferty albo nie gwarantują rozwiązań o wystarczającym poziomie technologicznym, albo nie zawierają istotnych elementów, które i tak będą musiały być uwzględnione w kontrakcie. O tym kupujący dowie się, gdy już będzie za późno: przetarg zakończony, a w projekt zostaną zaangażowane pieniądze. Czasem niska cena jest efektem fatalnej pomyłki. Przykładem może być oferta na urządzenia podtrzymujące zasilanie, której wartość była prawie dwa razy niższa niż w ofertach konkurencyjnych. Po sprawdzeniu okazało się, że oferent omyłkowo podał cenę w markach niemieckich jako cenę w złotówkach. Po przeliczeniu rewelacyjna oferta nabrała właściwych rozmiarów.

Od razu można poznać - i odrzucić - oferty, w których podano "cenę zaporową". Wiele firm uważa, że nie wypada nie odpowiadać na zapytanie ofertowe, mimo że nie są zainteresowane realizacją projektu. Przyczyn niechęci jest wiele: zaangażowanie w inne prace, nie "ten" odbiorca, nie ta skala. Wtedy firmy używają ceny jako środka odstraszającego. Takie cenowe fajerwerki zdarzają się często, kiedy za konkretne usługi wiele firm żąda podobnej ceny, natomiast jedna życzy sobie trzy-pięć razy więcej. Takie odstraszanie z reguły skutkuje, choć nie wystawia firmie dobrej opinii.

Konieczność dokonania wyboru często powoduje wystąpienie dysonansu, spowodowanego koniecznością odrzucenia wszystkich - z wyjątkiem jednej - ofert. Mniejszy problem jest z selekcją początkową, kiedy rezygnuje się z projektów wyraźnie odbiegających od poziomu lub nie spełniających oczekiwań. Jednak później oceniający ma do czynienia z ofertami o wyrównanym poziomie, w które autorzy włożyli dużo pracy i zaangażowania. Każdy przecież wie, jak trudno jest powiedzieć "nie" w łatwiejszej sytuacji, np. w sklepie, kiedy zaangażowany sprzedawca dokłada starań, by nakłonić klienta do kupna produktu. Co więcej, osoby, które z przetargami spotykają się rzadko, mogą odnieść wrażenie, że odrzucenie projektu spowoduje bankructwo oferenta albo utratę pracy przez handlowca. Wytworzenie takiej wizji u klienta jest szkolną zagrywką handlowca. Prawdę o tej sytuacji zgrabnie ujął jeden z nich: "My składamy oferty, a państwo wybieracie. Na tym polega ten mecz". Cytowany handlowiec nie wyglądał na zbytnio przygnębionego przegranym przetargiem, szykował już bowiem nowe oferty...

Jest kilka zasad, które warto przyjąć przy ocenie oferty. Pierwszą z nich jest zasada ograniczonego zaufania. Nie należy ufać oferentom, trzeba wszystko sprawdzać. Wygodnie jest także uznać, że jest się laikiem, osobą nie znającą się na tym, co przyszło oceniać. Niech oferenci tłumaczą, wyjaśniają, zachwalają swoje produkty i krytykują konkurencję. Dopiero z tego wyłoni się obraz, pozwalający obiektywnie spojrzeć na wszystkie propozycje.

Etap II - selekcja do pary

Oferty obu firm są dobre, każda może zostać wybrana. Dlatego przed spotkaniem można pozwolić sobie na pewną jawność, poinformować oferentów, na jakim etapie jest przetarg, można udzielić informacji na temat "osoby" konkurenta. Do "ostatniej rundy" należy się przygotować. Przede wszystkim wysłać listę dodatkowych pytań, na które przedstawiciele firmy będą musieli odpowiedzieć. Przedstawiciele, ponieważ powinno być ich co najmniej dwóch: osoba odpowiadająca za merytoryczną stronę oferty oraz mająca uprawnienia do rozmów na temat finansów. Ze strony inwestora także powinna pojawić się osoba z kierownictwa, mogąca dyskutować o zagadnieniach prawnych i finansowych.

Etap III - finisz

"Ostatnia runda" to rozgrywka psychologiczna, która jest niezwykle istotna. Ostatecznie zmienia się bowiem wzajemna relacja oferenta i firmy planującej inwestycję. Dyskutuje się na zagadnienia techniczne, rozwiązuje wątpliwości związane z zagadnieniami prawnymi kontraktu, ustala upusty, lecz tak naprawdę - obserwuje przedstawicieli oferenta. Jacy są, co mówią, czy są elastyczni, próbują narzucić swoją wizję, odpowiadają rzeczowo na pytania, wypowiadają się źle o konkurencie. Jeśli po takim spotkaniu oferty są w dalszym ciągu porównywalne, to o wyborze zadecyduje ogólny poziom przedstawicieli firmy, składającej ofertę.