Koszt wysłania pracowników w delegację jest czasem bardzo duży, zwłaszcza gdy spotkania odbywają się za granicą. Zastosowanie systemów wideokonferencyjnych może przynieść znaczne oszczędności.

Systemy wideokonferencyjne są znane od wielu lat, lecz wraz z rozpowszechnieniem się technologii IP (Internet Protocol) i pojawieniem na rynku wysoko wydajnych procesorów, które umożliwiają kompresję/dekompresję danych wideo i dźwięku w czasie rzeczywistym nawet przez zwykłe komputery PC, zakres ich zastosowań szybko rośnie.

Częstym zastosowaniem systemów wideo-konferencyjnych są np. zdalne szkolenia grup pracowników. Ta funkcja może być szczególnie atrakcyjna dla firm o zasięgu międzynarodowym, które np. często wprowadzają do sprzedaży nowe produkty i w związku z tym muszą regularnie szkolić pracowników odpowiedzialnych za sprzedaż lub marketing.

Zbyt wolna sieć

Największym problemem jest jednak mała przepustowość sieci, a w zastosowaniach profesjonalnych niezbędne są systemy umożliwiające efektywne łączenie i wymianę danych przez wielu użytkowników, które w dalszym ciągu wymagają stosowania rozwiązań specjalizowanych. Do niedawna systemy takie kosztowały nawet setki tysięcy USD, dziś dostępne jest już profesjonalne wyposażenie stanowisk wideokonferencyjnych, które kosztuje mniej niż 1000 USD. Jednocześnie pojawiają się standardy, takie jak H.323, które powodują, że wszystkie tradycyjne urządzenia sieciowe mają możliwość odpowiedniej kompresji oraz przesyłania dźwięku i obrazów.

Wideokonferencje ułatwiają i wzbogacają możliwości kontaktów bez potrzeby odrywania pracowników od stanowisk pracy. Ich zastosowanie niweluje m.in. koszty związane z wyjazdami za granicę. Zaletą wideokonferencji jest też możliwość korzystania z zasobów własnego, stacjonarnego komputera, a także łatwy kontakt i możliwość bieżącej konsultacji z firmowym specjalistą.

Niestety, Internet jest zbyt przeciążony i ma za małą przepustowość, aby sprostać wymaganiom stawianym przez profesjonalne systemy wideokonferencyjne. Wydaje się, że przyszłość wideokonferencji zależy od popularyzacji połączeń ISDN, sieci Internet 2 i szybkich sieci satelitarnych.

Za ile wideokonferencja?

Na polskim rynku dostępnych jest wiele zestawów w cenie poniżej 1000 USD, umożliwiających transfer wideo poprzez lokalne sieci LAN lub ISDN. Jednym z nich jest oferowany przez Intela, rozprowadzany przez firmy Optimus i Datrontech, wideoterminal ProShare. W skład zestawu wchodzi karta PCI do przetwarzania wideo/audio/ISDN, będąca równocześnie modemem ISDN, kamera z wyjściem Composit Video, mikrofon ze słuchawkami i oprogramowanie. Intel ProShare Video System 500 umożliwia połączenia poprzez sieć ISDN BRA 2B+D w standardzie H.320, poprzez sieci WAN i LAN z wykorzystaniem protokołu TCP/IP w standardzie H.323.

Podobne urządzenia oferuje firma RTW - Telefony Polskie. Jej rozwiązania pozwalają na pracę w sieciach LAN, WAN, ISDN i ATM.

Terminale umożliwiają jedynie połączenia point-to-point. Chcąc prowadzić za ich pomocą konferencje w której będzie uczestniczyć większa liczba osób, należy użyć specjalizowanych serwerów, np. oferowanych przez firmę VideoServer. Urządzenia te są jednak zdecydowanie droższe od wideoterminali. Najtańszy serwer przeznaczony do konferencji wielopunktowych, który może obsłużyć 8 użytkowników linii ISDN, kosztuje ok. 23 tys. USD. Najdroższe tego typu urządzenie w ofercie VideoServer do zestawiania konferencji, w której uczestniczy jednocześ-nie 48 osób, kosztuje ponad 326 tys. USD.

Istnieją też rozwiązania pośrednie. Sony np. oferuje terminale TriniCom 5100plus, które umożliwiają prowadzenie konferencji przez 4 jednocześnie aktywnych uczestników bez potrzeby korzystania z wielopunktowych serwerów wideokonferencyjnych. Terminale te są przeznaczone do budowy pokoi wideokonferencyjnych. Zapewniają maksymalną transmisję obrazu do 30 klatek/s w formacie QCIF. Urządzenia mają szerokie możliwości rozbudowy o sprzęt peryferyjny, taki jak dodatkowe kamery, skaner lub tablica elektroniczna. Zestaw składa się z kamery (wyjście S-Video, wbudowany układ DSP, funkcje regulacji zoom, automatyczny balans bieli i możliwość śledzenia mówiącej osoby), jednostki sterującej (2 wejścia S-Video, 1 wejście Composit Video, 1 wyjście S-Video i Composit Video, wejścia/wyjścia audio, port równoległy do drukarki, port SCSI do skanera, port szeregowy do diagnozowania systemu, 3 porty ISDN BRA 2B+D, port szeregowy do sterowania kamerą), zestawu głośno mówiącego i pilota zdalnego sterowania.