Szogun w gminie

Wbrew pozorom nie będzie to opis przygód dzielnych samurajów na polskiej ziemi - tematem artykułu jest komputerowy system Szogun (System Zarządzania i Obsługi Gminnych Urzędów), wprowadzany w Urzędzie Gminnym Warszawskiej Dzielnicy Mokotów, dzielnicy w której mieszka - bagatela - ponad 400 tys. osób.

Wbrew pozorom nie będzie to opis przygód dzielnych samurajów na polskiej ziemi - tematem artykułu jest komputerowy system Szogun (System Zarządzania i Obsługi Gminnych Urzędów), wprowadzany w Urzędzie Gminnym Warszawskiej Dzielnicy Mokotów, dzielnicy w której mieszka - bagatela - ponad 400 tys. osób.

Na ulicę Rakowiecką, gdzie ma swoją siedzibę Urząd Dzielnicy -Gminy Mokotów, jechałem razem z p. Stanisławem Jasiorowskim, szefem działu oprogramowania Unidatax (tel. 23 69 70) - firmy, która jest autorem systemu Szogun. Już wtedy padło pytanie o przyszłość polskiego oprogramowania, wcale nie tak różową, jak się jeszcze parę lat temu wydawało. Wbrew powszechnemu przeświadczeniu, że praca programisty jest wyłącznie wynikiem działania szarych komórek naszych zdolnych specjalistów, nie zawsze uwzględnia się fakt, że koszty narzędzi i dobrze zorganizowanego warsztatu programisty są bardzo wysokie - często nieosiągalne dla rodzimych firm.

Zgodziliśmy się wspólnie, że co najwyżej stać nas w kraju na tworzenie aplikacji przy czym, ze względu na pracę zdolnych zagranicznych specjalistów, a w dodatku dobrze zorganizowanych i zaopatrzonych w najnowsze narzędzia programistyczne, rodzime aplikacje będą się one spotykały z rosnącą konkurencją oprogramowania zachodniego. Czy są obszary, gdzie jeszcze jesteśmy uprzywilejowani?

Burmistrz polubił Uniplexa

Urząd Dzielnicy - Gminy Mokotów funkcjonuje w budynku, gdzie w latach powojennych panoszył się osławiony Urząd Bezpieczeństwa Publicznego. Niewielkie pokoje, półmetrowe "ścianki" działowe i wąskie korytarze są gdzieniegdzie ucywilizowane boazerią czy zewnętrznymi osłonami strukturalnej instalacji sieciowej. W gmachu na Rakowieckiej znajduje się siedziba burmistrza, zarządu i m.in. referatu ewidencji ludności, wydziałów kadr, geodezji, architektury oraz USC. Kilka kilometrów dalej na ulicy Wiktorskiej mieszczą się m.in. referaty: handlu, spraw lokalowych i wydział ochrony środowiska.

O tym jak Szogun trafił do urzędu relacjonował nam p. Stanisław Krupiński, Pełnomocnik Zarządu ds. Informatyzacji (tel. 49 50 51 w. 120). Przetarg ogłoszono blisko dwa lata temu a dotyczył on kompleksowej komputeryzacji pracy urzędu gminnego. Wśród wielu ofert komisja przetargowa wybrała na głównego wykonawcę firmę Unilot, krajowe przedstawicielstwo znanej firmy Unisys. Zajęła się ona kompletowaniem sprzętu (wyprodukowanego przez Unisys), zaś na wykonawcę oprogramowania wybrała sobie firmę Unidatax.

Najwcześniej pojawił się sprzęt - dzięki któremu można było, m.in. dla przyzwyczajenia przyszłych użytkowników Szoguna do pracy z terminalem, zainstalować system automatyzujący pracę biurową Uniplex. Była to, zdaniem moich wielu rozmówców, bardzo trafna decyzja. Spora część zarządu, sekretarz, skarbnik, a szczególnie burmistrz polubiła stojący na biurku terminal z edytorem, kalendarzem i terminarzem. Prawdziwą furorę zrobiła wbudowana w Uniplex poczta elektroniczna. Początkowo (ucząc się systemu) przesyłano za jej pomocą życzenia imieninowe - dzisiaj dzięki niej przesyłane są (przoduje tu burmistrz) dokumenty, zarządzenia, pliki - spotkałem się wręcz z entuzjastycznym stwierdzeniem, że Uniplex integruje zarząd.

Aktualnie pracownik urzędu, pełniący obowiązki administratora systemu Uniplex, korzysta z możliwości definiowania formularzy i menu oraz zakłada bazy danych na potrzeby wydziałów. W planach znajduje się, dostępna dla wszystkich użytkowników Uniplex, baza danych z podstawowymi dokumentami urzędu, jak np. statut czy regulaminy.

Jak powstawał Szogun

Dzięki użyciu od początku systemu narzędzi Oracle Case narzucano w projekcie Szogun pecjalny tryb pracy. Po określeniu strategii projektu, jego funkcji i przepływu informacji definiuje się - na podstawie procesu analizy - odpowiednio powiązane ze sobą modele. Dzięki temu powstaje model całego systemu, a następnie programy/moduły oraz struktura bazy danych.

Ogromną rolę w tym całym procesie odegrało oczywiście przeprowadzanie wywiadów z przyszłymi użytkownikami systemu. Cały ten żmudny etap wymagał współpracy (i autentycznej pracy) obu stron. W jej trakcie niejednokrotnie zdarzało się, że urząd musiał pewne procedury organizacyjne porządkować i definiować. Był to dodatkowy, bardzo ważny, a nie zawsze doceniany, porządkujący efekt komputeryzacji tak dużych struktur organizacyjnych.

Przy okazji tej współpracy zarząd sformułował swoje cele strategiczne, które zaskoczyły informatyków. Tworzony system powinien, zdaniem zarządu przejął się przede wszystkim doraźne problemy ekonomiczne - windykację podatków, opłat, nadzór umów i księgowość. W opinii zarządu informatycy będą mogli zająć się pełną strukturą bazy danych i dalszą rozbudową systemu - dopiero po uzyskaniu pieniędzy na komputeryzację.

Trzeba w tym miejscu podkreślić, że jak ostatnio oszacowano w urzędzie, w ściąganiu tylko podatku drogowego zaległości sięgają kwoty 27 mld zł. Bez komputeryzacji, przy niewielkim (w stosunku do wielkości dzielnicy - pamiętamy, że liczy ona 360 tys. osób!) stanie osobowym urzędu szanse na odzyskanie tych pieniądzy byłyby bardzo małe.

Skomputeryzowanie windykacji podatków spowodowało, że (być może dzięki oddziaływaniu psychologicznemu na płatników, którzy płacą, bo wiedzą, że nie ma co liczyć na przeoczenia komputera) po raz pierwszy w br. gmina zrównoważyła wpływy z wydatkami.


TOP 200