Sześć najważniejszych procesów w systemie ERP

Firma po raz pierwszy mapująca swoje procesy biznesowe nie wie czasem, od czego zacząć. Oto sześć podstawowych procesów, które powinien objąć system ERP.

Procesy te opisane zostały w artykule Michaela D. Okrenta z Uniwersytetu Stanowego Południowego Connecticut i Roberta J. Vokurka z teksańskiego Uniwersytetu A&M pt. Process mapping in successful implementations. Autorzy oparli się na przykładzie giełdowej firmy technologicznej - zatrudniającej na całym świecie około 30 tys. pracowników, o rocznej sprzedaży na poziomie 5 miliardów dolarów, dysponującej zakładami produkcyjnymi na niemal każdym kontynencie i ponad 50 biurami sprzedaży na całym świecie. Przygotowując się do wdrożenia systemu ERP, firma zidentyfikowała sześć podstawowych procesów biznesowych: od oferty handlowej do zapłaty, od zakupu do płatności, od planowania do realizacji, działalność produkcyjna, cykl życia produktu i zarządzanie finansowe.

1. Od oferty handlowej do zapłaty

Proces ten obejmuje kroki, które firma musi wykonać, by uczestniczyć w rynku wymiany produktów i usług. Są to: 1) identyfikacja potencjalnych klientów posiadających niezaspokojone potrzeby i jednocześnie znajdujących się w polu zainteresowania firmy; 2) zawarcie transakcji i wdrożenie produktów firmy, które zaspokajają owe potrzeby; 3) zamknięcie transakcji poprzez przyjęcie zapłaty za produkty i usługi. Proces ten obejmuje również procesy wewnętrzne, kiedy oferta handlowa przybiera postać umowy zawieranej pomiędzy poszczególnymi działami lub oddziałami firmy, oraz automatyczne dostawy do klienta (Vendor Managed Inventory), które realizowane są na ustalonych z góry warunkach (na przykład, gdy zapasy po stronie klienta spadną do określonego poziomu) i fakturowane zgodnie z ilością dostarczonych produktów.

2. Od zakupu do płatności

W ramach tego procesu zawarte są wszystkie działania związane z zakupem i opłaceniem materiałów potrzebnych do realizacji zamówień ze strony klientów. Obejmuje on również automatyczne uzupełnianie magazynów przez dostawcę na ustalonych wcześniej warunkach, któremu towarzyszy automatyczne fakturowanie firmy na dostarczone materiały.

3. Od planowania do realizacji

Mieści się tu planowanie związane z prognozowaniem popytu oraz będące jego pochodną szacunki zasobów (pomieszczeń i urządzeń produkcyjnych, personelu i surowców) wymaganych do realizacji zamówień. Wsparcie finansowe obejmuje czynności, które są niezbędne, by firma mogła we wszystkich krajach zarządzać dostawami, opierając się na danych finansowych i jakościowych, działając zgodnie z prawem i oczekiwaniami inwestorów.

4. Działalność produkcyjna

Działalność produkcyjna rozpoczyna się od otrzymania zamówienia klienta i kończy się z chwilą zapakowania produktu do wysyłki. Istnieją trzy główne procesy produkcyjne wykorzystywane do produkcji różnego rodzaju dóbr: produkcja ciągła, dyskretna i zleceniowa.


TOP 200