Sześć najważniejszych procesów w systemie ERP
-
- Dorota Konowrocka,
- 07.09.2010
5. Cykl życia produktu
Proces ten obejmuje zarządzanie produktem od etapu prac koncepcyjnych, poprzez kolejne wersje i udoskonalenia, do etapu wycofywania produktu z rynku. Podstawowym repozytorium danych jest w tym przypadku system zarządzania danymi o produkcie, z którego czerpane są informacje wymagane w łańcuchu dostaw. W procesie tym identyfikowane są numery części, struktury i warianty produktów oraz okresy gwarancji, które to informacje wykorzystywane są z kolei do zamawiania surowców, produkcji, sprzedaży oraz prognozowania i budżetowania we wszystkich obszarach, na które mają wpływ nowe produkty.
6. Zarządzanie finansowe
Na zarządzanie finansowe składają się wszystkie raporty finansowe wymagane przez instytucje regulujące. Podprocesy obejmują, między innymi, wierzytelności i należności, księgę główną i środki trwałe, a także czynności związane ze składaniem zeznań podatkowych, relacjami inwestorskimi, własnością intelektualną i zapewnieniem zgodności z wszelkimi regulacjami prawnymi.
Przezwyciężenie konserwatywnych skłonności
Autorzy publikacji zauważają, że jednym z największych wyzwań wdrożenia systemu ERP jest przezwyciężenie skłonności organizacji do konserwowania dotychczasowych procesów biznesowych i modyfikowania oprogramowania w ten sposób, by odpowiadało sposobowi prowadzenia działalności biznesowej. Systemy ERP są jednak na tyle złożone, że biorąc dodatkowo pod uwagę przyszłe wersje i udoskonalenia, wszelkie modyfikacje pociągają za sobą znaczące koszty. Szybsze, tańsze i skuteczniejsze wdrożenie wymaga akceptacji standardowych, zaszytych w systemie procesów biznesowych. Próba trzymania się za wszelką cenę wcześniejszych procesów biznesowych kończy się powolnym, lecz nieuchronnym wypaczaniem zaplanowanego zakresu wdrożenia.
Mapowanie procesów biznesowych obejmuje trzy główne fazy: odzwierciedlanie stanu istniejącego, projektowanie stanu docelowego i planowanie przejścia ze stanu obecnego do stanu docelowego.
Model istniejącego stanu może zostać opracowany na wiele sposobów. Najszybszą metodą jest kilkuetapowy proces. Pierwszym krokiem jest zgromadzenie wszystkich uczestników procesu wraz z jego dokumentacją (dokumenty, używane formularze, zrzuty ekranów) w jednym pomieszczeniu. Drugim krokiem jest rozłożenie na podłodze długiego arkusza papieru, do którego w trzecim kroku przyklejone zostaną wszystkie dokumenty w uzgodnionej wśród uczestników, prawidłowej sekwencji. W czwartym kroku dokumenty łączone są liniami, określane są czasy trwania każdego etapu i odpowiedzialne za niego osoby i działy. Taka procedura wymagana jest w przypadku każdego procesu biznesowego. Przeprowadzenie w ten sposób analizy organizacji może zająć do czterech tygodni. Czasem na tym etapie projektu okazuje się, że pewne procesy powstały tylko po to, by rozwiązać konkretny problem konkretnego klienta czy menedżera. Zrozumienie, dlaczego proces wykonywany jest w szczególny sposób pozwala na eliminację czynności nie wnoszących wartości na etapie upraszczania procesów.
Pierwszym krokiem w tworzeniu modelu stanu docelowego jest określenie procesów krytycznych dla biznesu: procesów o strategicznym znaczeniu zorientowanych na klienta. Dla każdego krytycznego procesu opracowuje się model idealny. Następnym krokiem jest ocena systemów ERP pod kątem ich maksymalnej zbieżności z nakreślonymi wcześniej idealnymi procesami po ich wcześniejszym uproszczeniu i maksymalnym okrojeniu z czynności nie wnoszących wartości dodanej. Przejście ze stanu obecnego do stanu docelowego wymaga stworzenia programu zarządzania zmianą i zbudowania zespołów odpowiedzialnych za wdrożenie.
