Nie ma tu prostej i jednoznacznej odpowiedzi, bo zależy ona od rodzaju biznesu i jego zależności od efektywności pracowników mobilnych oraz częstotliwości kontaktów z odległymi oddziałami firmy lub jej partnerami.

Systemy wideokonferencyjne klasy HD były jeszcze kilka lat temu specjalizowaną technologią, adresowaną głównie do dużych międzynarodowych korporacji lub firm współpracujących z zagranicznymi partnerami biznesowymi. Gdy blisko 6 lat temu Cisco wprowadzało TelePresence 3000 - stacjonarny, 3-monitorowy system wideokonferencyjny o rozdzielczości HD, kosztował on ok. 300 tys. USD za jeden pokój konferencyjny.

Zobacz również:

• Cyfrowa transformacja z AI - co nowego na Google Cloud Next 24
• Cisco i Microsoft transmitują dane z prędkością 800 Gb/s
• Kwanty od OVHCloud dla edukacji

Choć od tego czasu ceny znacznie się obniżyły, to na przewidywaną popularyzację wideokonferencji największy wpływ mają inne czynniki. Przede wszystkim rosną inwestycje i zainteresowanie firm rozwiązaniami ujednoliconej komunikacji UC (Unified Communication) oraz usługami cloud computing, których elementem są m.in. systemy wideokonferencyjne. Z drugiej strony, na rynku konsumenckim wzrasta popularność tabletów i smartfonów, czyli urządzeń pozwalających na ich wykorzystanie również przez pracowników mobilnych, jako terminali wideo. Na przykład według comScore, w USA liczba użytkowników smartfonów wzrosła z 53 mln w lipcu 2010 r. do 101 mln w styczniu 2012 r. W połączeniu z modnym hasłem BYOD, rozszerza to potencjalne możliwości wykorzystania wideo w biznesie.

Czy korzyści biznesowe uzasadniają inwestycję

Z technicznego punktu widzenia wdrożenie systemu wideokonferencyjnego nie jest problemem. Natomiast koszt takiej inwestycji zależy od rodzaju systemu. Wdrożenie najbardziej zaawansowanych systemów telepresence, czyli wielomonitorowych rozwiązań o rozdzielczości HD, wciąż kosztuje kilkaset tysięcy USD. Szacuje się, że koszt sprzętu to ok. 60%, a 30% to koszt budowy odpowiednio przystosowanych sal wideokonferencyjnych. Systemy telepresence dają złudzenie realnej obecności uczestników spotkań, a każdy, kto miał możliwość praktycznego sprawdzenia działania takiego systemu, przyzna, że nie jest to tylko hasło marketingowe. W praktyce tego typu systemy są wykorzystywane głównie w dużych, międzynarodowych korporacjach. Choć warto zauważyć, że w Polsce stosują je też niektóre średniej wielkości firmy prowadzące działalność w innych krajach.

Oprócz systemów telepresence na rynku są dostępne też mniejsze i znacznie tańsze rozwiązania. Jednomonitorowy system klasy HD kosztuje 5-15 tys. USD. Można również korzystać z wideokonferencji wykorzystujących komputery PC, choć ich jakość jest z reguły znacznie niższa. Trzeba bowiem zdawać sobie sprawę, że wysokiej jakości system wideokonferencyjny to nie wielkoformatowe monitory HD, ale infrastruktura back-end - serwery zarządzające transmisją i połączeniami, oprogramowanie do kompresji danych i eliminacji opóźnień oraz stabilne łącza o dostatecznie wysokiej przepustowości.

Dlatego, w wypadku korzystania z komputerów PC (także palmtopów lub smartfonów), warto rozważyć możliwość skorzystania z dostępnych na rynku usług tele- lub wideo-konferencyjnych. Bo jeśli system nie będzie intensywnie wykorzystywany, to inwestycja we własną infrastrukturę z reguły nie jest uzasadniona. Ale na pewno nie warto lekceważyć faktów dotyczących popularyzacji wideo w sieci oraz kierunków rozwoju tej technologii.