Wysoką pozycję wśród kwestii wdrożeniowych zajmują także zakup odpowiedniego sprzętu, jego kompatybilność z wykorzystywanymi dotychczas w firmie systemami oraz właściwe zwymiarowanie potrzeb sprzętowych. "Nieprawdziwe może okazać się założenie, że nowszy sprzęt będzie lepiej spełniał wymagania, jeśli okaże się niekompatybilny. W efekcie tego system BI nie będzie działał poprawnie na sprzęcie, który został zakupiony" - dodaje Andrzej Romek, project manager, kierownik Działu Informatyki w firmie Armatura Kraków SA.

Wybór dostawcy systemu BI powiązany jest z innym ważnym problemem - narzucaniem przez dostawcę podejścia do wdrożenia, które nie jest optymalne dla danej organizacji. Janusz Grobicki, ekspert Centrum im. Adama Smitha, zastępca redaktora naczelnego "Miesięcznika Finansowego Bank", podkreśla: "W budowaniu systemu informatycznego zazwyczaj stroną słabszą są przyszli użytkownicy. Często to strona informatyczna narzuca im rozwiązania. Dostawcy posługują się także swoimi matrycami, ponieważ łatwiej im dopasować rozwiązanie do tego, czym już dysponują, niż tworzyć coś zupełnie nowego. Takie działanie może spowodować, że firma zostanie wpisana w nieoryginalny, zamknięty system informatyczny, który ograniczy możliwości organizacji. Rozwój firmy będzie uzależniony od możliwości rozbudowy takiego systemu informatycznego i jego architektury".

Na kolejnej pozycji na liście problemów pojawia się kwestia związana z pozyskaniem środków na uruchomienie wdrożenia systemu BI. Patryk Choroś, Business Development Manager w grupie Enterprise Performance Solutions, Infovide-Matrix SA, wskazuje, że osoby chcące uruchomić projekt wdrożenia BI często spotykają się z problemem oszacowania planowanych korzyści finansowych. Brak możliwości obliczenia wskaźników zwrotu z inwestycji wpływa na ograniczony dostęp do źródeł finansowania przedsięwzięcia.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT
• CIO "bumerangi": liderzy IT awansują, powracając
• 6 znaków ostrzegawczych, na które CIO powinni zwrócić uwagę w 2024 roku

Kwestię gotowości firmy do wdrożenia systemu BI zauważa Marcin Kamiński, który podkreśla, że często brakuje odpowiedniego przygotowania kadry zarządzającej. Niezręcznie jest pokazywać klientowi, że ten nie wie, czego konkretnie potrzebuje. Takie podejście prowadzi jednak do spłycenia wdrożenia i koncentrowania się na gadżetach, a nie na fundamentach BI. Szczerość w pierwszej fazie kontaktów zwróci się jednak bardzo szybko, ale wielką sztuką i atrybutem profesjonalizmu jest jej konkretna forma. Poza gotowością kompetencyjną istotne jest także przygotowanie organizacyjne i techniczne firmy wdrażającej rozwiązanie BI. "Wdrażanie kompleksowych rozwiązań BI w firmach, które nie wykorzystują jeszcze dojrzałych systemów raportowania (np. opartych na hurtowni danych), może być dużą gratką dla firm wdrażających i wielkim ryzykiem dla odbiorców rozwiązania. Osiągnięcie jakiegokolwiek zwrotu na takiej inwestycji będzie dosyć trudne, a projekt ryzykowny, jak każda ucieczka do przodu. Nie oznacza to jednak, że jest to niemożliwe... trzeba tylko być świadomym własnych ograniczeń i dobrze się przygotować" - stwierdza Marcin Kamiński.

Analiza wpływu wszystkich zgłoszonych problemów na kluczowe elementy sukcesu projektu dowodzi, że występujące w czasie wdrożenia utrudnienia w największym stopniu komplikują uzyskanie założonych korzyści, a także dotrzymanie budżetu i terminu realizacji.

Brak założonych korzyści nie wynika jedynie z zawężenia pierwotnego zakresu projektu, ale w bardzo wielu przypadkach związany jest z małą jego użytecznością czy popularnością, mierzoną skłonnością użytkowników do korzystania z systemu. Oznacza to, że nawet wdrożenie systemu BI w pełnym zakresie nie gwarantuje jeszcze sukcesu projektu. Słaba integracja z innymi systemami czy duża pracochłonność jego obsługi albo nawet sam wygląd końcowego raportu mogą zadecydować o tym, że system BI staje się bezużyteczny i nie przynosi korzyści dla firmy. Z drugiej strony zastanawiający jest mniejszy wpływ problemów na budżet i czas projektu. Może to oznaczać, że projekty wdrożenia BI są stosunkowo dobrze rozpoznane i dość precyzyjnie można je zaplanować i wycenić. Warto jednak pamiętać, że w projektach BI wymagania mogą być często nieprecyzyjne, co rodzi pokusę, aby ich kosztem zachować terminy i budżet przedsięwzięcia. Konsekwencje takiego podejścia ujawniają się w postaci braku niektórych korzyści, często już po uruchomieniu systemu.

Przeanalizowaliśmy, na jakich etapach projektu pojawiają się najważniejsze problemy wdrożeniowe; zamieszczamy wyniki tej analizy.

Problemy o największym wpływie na projekt pojawiają się w początkowych etapach projektu:

• momencie podejmowania decyzji o wdrożeniu BI (np. gdy chcemy pozyskać finansowanie inwestycji);
• przy wyborze systemu i dostawcy (gdy musimy trafnie ocenić kompetencje dostawcy, nasze potrzeby versus możliwości systemu);
• na etapie inicjacji projektu (gdy organizujemy zespół projektowy, przydzielamy role, ustalamy zasady organizacji przedsięwzięcia i pozyskujemy zaangażowanie wszystkich jego uczestników).

Kolejnym etapem, na którym możemy spodziewać się największego przyrostu ważnych problemów, jest wdrożenie. Spowodowane jest to głównie przedłużaniem się okresu realizacji, a tym samym odsuwaniem w czasie spodziewanych korzyści. W konsekwencji może to wpłynąć także na spadek zaangażowania i wiary w powodzenie projektu.

Ostatni przyrost problemów w projekcie związany jest z etapem utrzymania i rozwoju. Główną tego przyczyną jest potencjalny problem braku przydziału odpowiednich środków i zasobów na rozwój systemu BI. System, który nie będzie nadążał za rozwojem rynku i organizacji, będzie skazany na powolną śmierć, liczba jego użytkowników będzie się regularnie zmniejszała.

Przyczyny problemów

Na podstawie danych zgromadzonych w ramach wywiadów podjęliśmy próbę zidentyfikowania obszarów organizacyjnych, które są obarczone największym ryzykiem wystąpienia problemów, a tym samym wymagają wzmożonej uwagi. W tym celu każdy zgłoszony problem przypisaliśmy do jednego z pięciu obszarów (zarząd, biznes, IT, dostawca, kierownik projektu), który w największym stopniu odpowiada za działania mogące przyczynić się do wystąpienia danego problemu i który ma także największy potencjał, uprawnienia i kompetencje, by go odpowiednio obsłużyć. Sumy wag problemów przypisanych do poszczególnych obszarów przedstawia wykres na następniej stronie.

Jak wynika z wykresu, największy wpływ na projekt podczas wdrożenia systemu BI mają zarząd firmy oraz biznes. Uzyskanie zaangażowania i wsparcia zarządu oraz właściwe przydzielenie ról przedstawicielom biznesu może mieć niezwykle istotny wpływ na przebieg projektu. Warto zauważyć, że kluczowe czynniku sukcesu są umiejscowione głównie w samej organizacji, a nie po stronie dostawcy.