Kłopoty związane z niesprawną praca systemów pocztowych ograniczają bowiem w znacznym stopniu produkcyjność tych przedsiębiorstw, które opierają swoją działalność na systemach pocztowych i sieciach komputerowych. Creative Network szacuje, że ponad 60% osób zatrudnionych w dużych przedsiębiorstwach należy go grupy tzw. infopracowników. Są to pracownicy używający na co dzień komputera i każda awaria systemu pocztowego odbija się natychmiast na ich produkcyjności.

Jak obliczył Creative Network, obniżenie awaryjności systemu pocztowego o 10 godz. w skali roku pozwala zmniejszyć koszty (w przeliczeniu na jedno stanowisko pracy) o 177 USD. Niewiele jednak przedsiębiorstw eksploatujących systemy informatyczne dysponuje niezbędnymi narzędziami, które pozwalałyby zmniejszyć awaryjność systemów pocztowych do minimum.

Według Creative Network, mniej niż 20% przedsiębiorstw dysponuje systemami wczesnego ostrzegania o awariach systemu pocztowego (takich jak narzędzia monitorujące automatycznie pracę systemu pocztowego czy inne systemy zarządzania pocztą elektroniczną), a mniej niż 10% przedsiębiorstw wdrożyło system powiadamiania pracowników o awariach poczty za pomocą pagera. Na usunięcie awarii systemu pocztowego pracownicy działu informatycznego potrzebują w tych przedsiębiorstwach średnio 6,3 godz.

Istnieje jednocześnie silny nacisk na to, aby działy informatyki ograniczały swój stan zatrudnienia tak, by współczynnik liczba pracowników działu informatyki-liczba serwerów pocztowych był jak najmniejszy. Przedsiębiorstwa dążą do tego, aby współczynnik ten zmniejszyć z 0,4 do 0,25.

Mobil Oil Corp. (Dallas) eksploatuje obecnie system pocztowy OpenMail architektury klient/serwer (Hewlett-Packard), który składa się z 19 serwerów świadczących swe usługi 5 tys. pracowników. Cały dział informatyki liczy w tym przedsiębiorstwie 6 osób. Serwery pocztowe muszą być zarządzane przez wysoko kwalifikowanych pracowników, a użycie specjalistycznych narzędzi monitorowania i zarządzania pracą systemu pocztowego pozwala zmniejszyć liczebność działów IT. Jak twierdzi jeden z pracowników Mobil Oil, OpenMail sprawuje się doskonale i pracuje równie stabilnie i niezawodnie, jak eksploatowany poprzednio system pocztowy Profs (IBM), który oparty był na mainframe'ie.

Jednym ze sposobów ograniczenia kosztów związanych z utrzymaniem w ruchu systemu pocztowego może być używanie takich narzędzi do zarządzania pracą poczty E-mail, jak oferowane przez Hewlett-Packard i zastosowane w Mobil Oil. Koszty te można też ograniczyć wdrażając do pracy systemy pocztowe odporne na błędy i wyposażone w rozwiązania redundancyjne czy inwestując w szkolenia pracowników. Wszystkie te inwestycje opłacają się na dłuższą metę, gdyż bezawaryjna praca systemu pocztowego powoduje znaczy wzrost produkcyjności pracowników.

I chociaż Microsoft, Novell i Lotus mają nadzieję, że ich najnowsze systemy pocztowe zyskają uznanie w oczach użytkowników, to nie jest do końca pewne, czy pierwsze wersje tych produktów spełnią oczekiwania (jeśli chodzi o niezawodność pracy i możliwość centralnego zarządzania pracą systemu) tak wymagających przedsiębiorstw, jak tych umieszczonych na liście Fortune 1000. Początki mogą być bardzo trudne, ale na dłuższą metę systemy architektury klient/serwer okażą się na pewno lepsze niż starsze pakiety pocztowe typu MS Mail.