Oferta systemów do rejestracji czasu pracy (Work Time Registration, funkcjonujących na polskim rynku pod nazwą RCP - Rejestracja Czasu Pracy) jest bardzo szeroka. Takie oprogramowanie pozwala na dokładniejszy pomiar czasu wykonywanej pracy oraz niweluje potrzebę prowadzenia papierowych list obecności, wpisywania godzin wejść i wyjść oraz uciążliwego rozliczania czasu pracy pracowników. Najczęściej na tego typu aplikacje decydują się firmy produkcyjne, dla których informacje z systemów WTR służą zarówno do rozliczania wynagrodzeń jak i kosztów produkcji. Drugą liczna grupę stanowią kierownicy projektów - niezależnie od branży. - Dosyć często systemy tego typu są wykorzystywane przez firmy działające w modelu projektowym, gdzie pracownicy (konsultanci) rejestrują czas pracy na kartach czasu pracy, na których wskazują na jakich projektach pracowali w danym okresie - mówi Tomasz Zubrzycki, Sales Consulting Senior Manager w Oracle Polska.

Znaczna część korporacji oraz dużych firm od lat inwestuje w zaawansowane systemy WTR, jednak ze względu na koszty nie były one dotąd w zasięgu mniejszych przedsiębiorstw. W ostatnim czasie, dzięki rozwiązaniom chmurowym dostępność systemów do rejestracji oraz zarządzania czasem pracy wzrosła. Na prosty system w modelu cloud może sobie pozwolić każda firma.

Zobacz również:

• To oni powalczą o 30 tys. euro. Znamy półfinalistów Infoshare Startup Contest

Systemy WTR są mocno zróżnicowane pod względem funkcjonalnym. Można wśród nich znaleźć zarówno samodzielne programy jak i moduły zintegrowane z innymi rozwiązaniami takimi jak:

• systemy księgowe - dane z kart czasu pracy są bezpośrednio wprowadzane do ksiąg rachunkowych firmy;
• systemy rozliczeniowe - integracja ma na celu generowanie faktur;
• systemy zarządzania projektami - dane z kart czasu pracy wykorzystywane są przez oprogramowanie do zarządzania projektami w celu wizualizacji nakładu pracy włożonego w realizację projektów lub zadań;
• systemy płacowe - informacje z WTR służą do właściwego wynagradzania pracowników na podstawie przepracowanego czasu;
• planowanie zasobów - integracja z nimi pozwala przydzielić personel do zadań i potwierdzać ich ukończenie;
• systemy HR (zazwyczaj w dużych firmach) - dzięki automatycznej synchronizacji danych rozliczenie czasu pracy nawet dużej ilości pracowników jest sprowadzone do kilku kliknięć w aplikacji i eksportu danych do programu płacowego.

Funkcja w ERP czy system dedykowany

Przeważająca większość dostępnych na rynku systemów ERP posiada w standardzie funkcjonalności związane z rejestracją i zarządzaniem czasem pracy, które są zazwyczaj zintegrowane z modułem HR. - Dane o czasie pracy i naliczonych wynagrodzeniach przesyłane są do modułu finansowo-księgowego), gdzie na podstawie rozdzielników obliczane są koszty wynagrodzeń w podziale na zlecenia produkcyjne, nieprodukcyjne, stanowiska kosztów itp. Dane te analizowane są przez działy księgowości, controlingu i na ich podstawie podejmowane są decyzje zarządcze - mówi Robert Buszko, Product Owner obszaru Personel w BPSC.

Firmy korzystające z systemu ERP są bardziej skłonne do rozszerzenie pakietu usług o program WTR w ramach oferty tej samej firmy dostawczej. - Oczywiście innymi decydującymi czynnikami przy wyborze usług towarzyszących są cena i jakość usług, jednak istnieje tendencja która wskazuje, że w przypadku gdy te czynniki są stałe, duże znaczenie ma od którego dostawcy pochodzą inne rozwiązania w danej firmie i jakie ma ona doświadczenia z danym dostawcą - uważa Aleksandra Lisińska, product manager w Comarch ERP

Dedykowane rozwiązania WTR cieszą się dużą popularnością w branżach, w których rozliczanie czasu pracy jest regulowane odrębnymi przepisami (np. ustawą o czasie pracy kierowców) oraz tam, gdzie system rozliczania czasu pracy stanowi część większego rozwiązania obsługującego również zarządzanie systemem kontroli dostępu. Dedykowane systemy WTR wdrażają też często niektóre firmy z sektora produkcji. - Z naszego bogatego doświadczenia wdrożeniowego w firmach produkcyjnych wynika, że jest to sektor posiadający szczególnie złożone wymagania w tym zakresie. Wynika to przede wszystkim ze złożoności rozliczeń, jaką narzuca choćby akordowy i zmianowy system pracy- mówi Michał Mrozkowiak, dyrektor Działu Wdrożeń Streamsoft Prestiż.

Funkcje w standardzie

Każda firma musi dostosować oprogramowanie do rejestracji czasu pracy do swoich potrzeb i rozważyć, które cechy oprogramowania uważa za niezbędne, a które należy potraktować jako dodatkowe. Można jednak wyodrębnić kilka podstawowych funkcji WTR, które powinien posiadać każdy system. Jest to:

• time tracking - śledzenie czasu pracy podczas realizacji zadań oraz czasu pracy członków zespołu i rozliczanie klientów według stawek czasowych, np. godzinowych;
• dostęp mobilny- łączność mobilna umożliwia użytkownikom łatwe korzystanie z oprogramowania na smartfonach i tabletach;
• workflow - przejrzysty przepływ pracy. Niektóre rozwiązania do śledzenia czasu pracy wysyłają nawet automatyczne przypomnienia do pracowników, którzy nie wypełnili kart pracy;
• raportowanie - raporty czasowe zapewniają przejrzysty wgląd w sposób, w jaki czas pracy wykorzystywany jest przez zespoły i poszczególnych pracowników;
• tworzenie rzutów ekranu z urządzeń pracowników;
• API/integracja - interfejs programowania aplikacji API określa, jak aplikacja komunikuje się z innym rozwiązaniem. Większość narzędzi do rejestracji czasu pracy można łatwo zintegrować poprzez API z oprogramowaniem do zarządzania projektami lub oprogramowaniem biznesowym (np. systemami finansowymi, płacowymi, kadrowo-płacowymi, CRM).

Ilość korzyści można mnożyć

Korzyści z zastosowania programów do rejestracji czasu pracy odczuwa zwłaszcza kadra zarządcza, która zyskuje narzędzie do sprawnej weryfikacji przepracowanych godzin. - Efektywne monitorowanie i rozliczanie czasu pracy przekłada się na możliwość precyzyjniejszej kontroli kosztów, czyli najbardziej wymierną korzyść, dzięki której zyskuje całe przedsiębiorstwo. Dodatkowo odciążane są działy kadrowe firmy, które dzięki możliwościom rozwiązań WTR unikają zbędnych czynności związanych z przepisywaniem danych, skupiając się na ich kontroli i analizie, co przekłada się na większą efektywność pracy - mówi Michał Mrozkowiak ze Streamsoft Prestiż.

Poza precyzyjnym rozliczaniem czasu pracy, wynagrodzeń i kosztów pozytywne aspekty wdrożenia oprogramowania WTR są wielorakie. Jest to m. in.:

Poprawa produktywności. Wiedza o czasie wykonywania zadań pozwala pracownikom podnieść produktywność, ponieważ widzą obszary, w których wydajność jest niższa niż w pozostałych i na nich powinni bardziej się skoncentrować.

Pracownicy lepiej planują swój wolny czas. Kiedy firma ma oprogramowanie do rejestracji czasu pracy, zatrudnieni nie muszą już zastanawiać się i obliczać, ile dni urlopu wykorzystali i czy nadal mają zwolnienie, itp.

Dyscyplinowanie pracowników. To efekt kontroli spóźnień oraz ograniczenia lub wyeliminowania różnego rodzaju nieprawidłowości (np. przedłużania przerw w pracy ponad dozwolony czas).

Zarządzanie projektem i poprawa harmonogramu projektów. Oprogramowanie WTR pozwala pracodawcom na monitorowanie projektów, a nawet dodawanie specjalnych notatek do różnych zadań, aby każdy wiedział, co zostało już zrobione, a co należy jeszcze wykonać. WTR powie, ile godzin pracy zajmuje każde zadanie, co pozwala dostosować harmonogram projektu do realistycznych ram czasowych.

Ocena pracy zespołu. Dane dotyczące czasu pracy pozwalają porównać pracę poszczególnych pracowników z resztą zespołu. Nie należy jednak traktować czasu jako jedynego wskaźnika oceny wyników. Jest to jeden z wielu czynników - jakość pracy i dostarczanie wartości dla klientów są również bardzo ważne.

Identyfikacja obszarów wymagających poprawy. Przeprowadzając audyt wydajności można poszukać obszarów i zadań, które wydają się zajmować więcej czasu niż inne. Jeśli każdy członek zespołu zmaga się z ramami czasowymi wyznaczonymi do realizacji określonego zadania, może to oznaczać, że proces ten trzeba dostosować do realnych możliwości.

Zarządzanie skalą. Firmy mogą korzystać z danych zebranych w oprogramowaniu WTR, aby podejmować świadome decyzje dotyczące obciążenia pracą podczas wzrostu zapotrzebowania na nią (np. specjalne zamówienia).

System motywacyjny. WTR skłania do podejmowana wyzwań, aby ukończyć zadanie szybciej niż członkowie zespołu lub pobić swój własny rekord.