Jednym z krytycznych parametrów ważnych przy doborze skanera jest jego dzienna wydajność. W oferowanych dziś urządzeniach jest ona dość duża - od tysiąca wzwyż. Warto pamiętać jednak, że skaner należy dobierać według maksymalnego prognozowanego dziennego obciążenia, a nie na przykład średniej wyliczonej w skali miesiąca czy roku. Jeżeli skaner będzie pracował na pełnych obrotach tylko przez miesiąc w roku, a później stał bezczynnie, to trzeba kupić urządzenie o parametrach dopasowanych do tego jednego miesiąca pracy.

Funkcjonujący w systemie elektronicznego przetwarzania dokumentów skaner powinien być podłączony do wydzielonego, przeznaczonego wyłącznie do skanowania komputera. Nie musi być to sprzęt wyposażony w serwerowy system operacyjny. Ten może okazać się potrzebny tylko w przypadku, gdy będzie wdrożona struktura działania w systemie rozproszonym.

W skanerach przemysłowych pewne elementy zużywają się (są to głównie separujące elementy gumowe, które oddzielają kartki). W większości skanerów elementy te można wymienić we własnym zakresie - części zamienne dostępne są w ofercie dystrybutorów. Ich cena nie jest wysoka w porównaniu z całym skanerem - wynosi kilkadziesiąt dolarów.

Wśród dostępnych do skanerów urządzeń opcjonalnych należy wymienić dodatkowe lampy (najczęściej czerwone, niebieskie lub zielone), dzięki którym skaner nie odczyta danych w kolorze zainstalowanej lampy. Ma to zastosowanie np. przy skanowaniu wypełnionych ankiet, gdzie niekonieczne jest wprowadzanie do systemu np. kratek formularza czy notatek naniesionych przez ankietera.

Oprogramowanie dla każdego

Dostęp do archiwum umożliwia oprogramowanie do zarządzania dokumentami. Tworzona w archiwum baza danych musi mieć swoją logiczną strukturę - dokumenty powinny być poindeksowane i pogrupowane w zakresy tematyczne. Grupowanie tematyczne jest konieczne ze względu na brak możliwości wyszukania dokumentów, dla których nie można przeprowadzić rozpoznania tekstu.

Wdrażane w ramach systemu obiegu dokumentów oprogramowanie jest odpowiedzialne głównie za odpowiednie przygotowanie dokumentu do przetworzenia i/lub zarchiwizowania. Z reguły rozpoznawany jest tekst z wykorzystaniem techniki OCR, indeksowana jest rozpoznana treść, aby bez problemu można było wyszukać odpowiedni dokument.

Najczęściej zeskanowany dokument jest zapisywany w systemie także w postaci pliku graficznego. Dokumenty papierowe, na których nie ma szczególnych elementów kolorowych, przechowuje się w formacie TIFF z kompresją CCITT G4 (jedna strona A4 zajmuje wówczas ok. 50 kB). Jeśli wymagane jest zachowanie kolorowych szczegółów, wówczas stosuje się kompresję JPEG lub JPEG2000 (wtedy strona A4 zajmuje ok. 500 kB).

Oprogramowanie oferujące podstawowe funkcje często jest dołączane do skanerów. Umożliwia z reguły proste zarządzanie dokumentami czy przetworzenie ich do formatu PDF.

Podstawowe oprogramowanie jest dostępne za kilkaset złotych. Przy bardziej skomplikowanych instalacjach ceny zależą od rozmiaru systemu oraz jego funkcjonalności. Często też firmy wdrażające systemy obiegu dokumentów oferują własne moduły oprogramowania.

Reorganizacja przed wdrożeniem

Zdarza się, że rozpoczynając wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wiele firm nie jest świadomych rewolucji, którą może on spowodować - twierdzi Jan Siwek z Alstoru. - Systemy te, ze względu na swoje duże możliwości automatyzacji procedur biznesowych, zawsze związane są z pewną zmianą struktury obiegu informacji w firmie. Reorganizacja ta powinna być zarządzana i koordynowana na szczeblu dyrektorskim, a często nawet przez bezpośrednie wsparcie z zarządu przedsiębiorstwa. Bez tego zaangażowania żadna z firm nie ma szans na szybkie zakończenie i powodzenie w takim projekcie.

Wdrożenie systemu nie powinno sprawić większych problemów tam, gdzie pewne procedury obiegu dokumentów już są, ale trzeba jednak przyznać, że w polskich przedsiębiorstwach to dość niespotykana sytuacja, nie tylko ze strony organizacyjnej. Sprawnie wdrożony system obiegu dokumentów to świetne narzędzie dla kadry kierowniczej, aby kontrolować efektywność pracy i rozliczać jej wykonanie przez poszczególne osoby. W polskich środowiskach pracy taka funkcjonalność przez wiele osób mogłaby być niemile widziana.

Gdy zdecydujemy się na rozpoczęcie procesu wdrażania systemu elektronicznego obiegu dokumentów, na pewno będziemy mogli poprosić firmy oferujące takie rozwiązania o przygotowanie instalacji demonstracyjnej czy pilotażowej. Wówczas bez problemu będzie można dopasować parametry systemu do własnych wymagań.

Wdrożenie trwa z reguły ok. 3-5 miesięcy, wielokrotnie krócej, niż trwają rozmowy i negocjacje dotyczące tego wdrożenia.

Systemy nie tylko dla dużych

Jan Siwek z Alstoru uważa, że w Polsce obecnie w większości systemy elektronicznego obiegu dokumentów służą do przetwarzania archiwów papierowych na postać elektroniczną: - Wciąż więc jesteśmy na etapie kupowania skanerów do przemysłowego skanowania dokumentów. Jednak ta tendencja powinna się zmienić na korzyść implementacji całych rozwiązań elektronicznego archiwum z implementacją automatycznych procedur w biznesie na przełomie 2005 i 2006 r.

Z tą opinią zgadzają się przedstawiciele Dicom: W Polsce nabywcami rozwiązań elektronicznego przetwarzania dokumentów są głównie duże firmy, borykające się z problemami olbrzymich ilości dokumentów papierowych - mówi Robert Lipowski. - Świadomość dostępności i możliwości zastosowania takich rozwiązań wśród mniejszych firm w Polsce z roku na rok rośnie. Niestety, przyznać musimy, że ciągle jeszcze znajdujemy się w tej kwestii za Czechami i Węgrami, nie mówiąc o ilości wdrażanych tego typu systemów we Francji czy Niemczech. Kraje te są zresztą doskonałym dowodem na to, że jeszcze długo systemy przez nas proponowane będą miały szerokie zastosowanie i pomagać będą w efektywnym prowadzeniu każdego rodzaju organizacji.

Rozwiązania te oczywiście są dostępne także dla mniejszych firm, te jednak muszą dokładnie sprecyzować, jakim celom system ten ma służyć. Rozwiązanie cyfrowego obiegu dokumentów sprawdzi się głównie w firmach, gdzie potrzebny jest krótki czas dostępności do informacji. Mały system archiwizacji może być także przydatny w firmach, które jednorazowo chcą zarchiwizować swoje papierowe archiwum. Czas zwrotu inwestycji jest oceniany na ok. 3-5 lat.

Można zaobserwować też tendencję, że firmy, które do tej pory wprowadzały do systemu dokumenty centralnie, mogą decentralizować swoje działania. Dzięki temu, że proste skanery są coraz tańsze, może nastąpić pewna forma decentralizacji. Za wprowadzanie dokumentów do archiwum mogą być teraz odpowiedzialne oddziały firmy (sprawdza się to ostatnio w firmach kurierskich), a nawet inne jednostki współpracujące, np. partnerzy.

Jest też szansa na rozwój tego rynku dzięki wejściu Polski do Unii Europejskiej. Ze względu na panującą w jej strukturach ogromną biurokrację niektóre firmy nie będą miały wyjścia - będą zmuszone jak najszybciej zainteresować się systemem elektronicznego obiegu dokumentów.