O tym, że rozwiązania Unified Communications nie muszą się jednoznacznie kojarzyć z problemami fazy projektowania, kompletowania zamówienia czy ich wdrażania w przedsiębiorstwie przekonywali na specjalnej konferencji w Toronto (Kanada) przedstawiciele dostawców i producentów (m.in. Avaya, Bell, Microsoft). Aby ustrzec się przed potencjalnymi kłopotami należy przestrzegać kilku podstawowych zasad, które często są lekceważone lub całkowicie pomijane przez firmy.

Przypomnijmy, że narzędzia Unified Communications określane są, jako najbardziej zaawansowany sposób komunikacji IP, w pełni wykorzystujący korzyści płynące z szerokiej dostępności globalnej sieci. Mimo wieloletniej obecności systemów ujednoliconej komunikacji na rynku , nie doczekały się one bardziej szczegółowej definicji. Ich cechą wspólną są jednak możliwości, jakie zyskuje firma po prawidłowym wdrożeniu systemu: rozszerzona prezentacja numeru oraz tożsamości osoby dzwoniącej (na telefonie, komputerze), telekonferencje, wideokonferencje, komunikacja typu IM (Instant Messaging), integracja z zasobami sieciowymi (strony WWW, przesyłanie danych), Unified Messaging (poczta głosowa, elektroniczna, faksy), mobilność, rozwiązania IVR (Interactive Voice Response) itp.

Zobacz również:

• Wyjaśniamy czym jest SD-WAN i jakie są zalety tego rozwiązania

Wobec tych faktów, stale rosnący popyt na rozwiązania UC nie może dziwić. Według sierpniowego raportu Forrester Research, w większości dużych organizacji międzynarodowych są obecnie wdrażane elementy systemów ujednoliconej komunikacji. Nie oznacza to jednak, że proces modernizacji własnej infrastruktury telekomunikacyjnej przebiega bez problemów. Wręcz przeciwnie - wiele firm napotyka na liczne trudności, a część w ogóle nie dostrzega korzyści z inwestycji w rozwiązania UC.

Podczas wrześniowej konferencji, zorganizowanej pod auspicjami International Telecommunications Professionals Exchange, producenci systemów UC przekonywali, że rozterki klientów są im znane, ale po części wynikają one z błędów powstałych na samym początku podejmowania decyzji o wdrożeniu nowoczesnych narzędzi komunikacji IP.

Według Iana Wineberga ze spółki Bell Canada (największy operator w Kanadzie) jedną z głównych nieprawidłowości jest zbyt duże koncentrowanie się na przyszłej infrastrukturze telekomunikacyjnej i aplikacjach. Tymczasem, najważniejszym elementem fazy początkowej jest szczegółowe rozplanowanie sposobu komunikacji w przedsiębiorstwie. Należy wiedzieć, w jakich komórkach firmy wykorzystywane będą przede wszystkim połączenia głosowe, a gdzie komunikacja będzie oparta na przesyłaniu danych czy pracy grupowej.

Aby maksymalnie usprawnić proces planowania, zaleca się podzielić spółkę na kilka struktur, które będą miały najwięcej wspólnych cech z zakresu przyszłych sposobów komunikacji. Według Wineberga, nawet w dużych korporacjach, takich grup nie powinno być więcej niż sześć.