Radio Frequency Identification to technologia, która pozwala na zdalne, autonomiczne i bezkontaktowe odczytywanie danych ze specjalnych układów określanych mianem etykiet RFID (ang. RFID tag). Działanie systemów RFID bazuje na bezprzewodowej, wykorzystującej fale radiowe, komunikacji pomiędzy etykietą a czytnikiem RFID. Tag RFID składa się z układu scalonego z kilkukilobajtową pamięcią oraz niewielkiej zintegrowanej z nim anteny, pozwalającej odbierać sygnały z czytnika i odpowiadać na nie za pomocą fal radiowych. Czytnik składa się zaś z anteny, modułu nadawczego, sterownika anteny oraz układu mikroprocesorowego odpowiedzialnego za bezpośrednie przetwarzanie otrzymanych danych oraz za komunikację, na przykład za pośrednictwem złącza USB czy sieci Ethernet, z komputerem lub z systemem informatycznym przedsiębiorstwa.

Tagi RFID, nazywane też często, w zależności od firmy sprzedającej dane rozwiązanie, transponderami, nalepkami RFID, układami identyfikacji radiowej, znacznikami radiowymi bądź inteligentnymi etykietami, są niewielkimi elektronicznymi elementami występującymi najczęściej w formie naklejek lub przyczepianych do znakowanych przedmiotów etykiet bądź metek. Tagi RFID mogą bez problemu być umieszczane zarówno na powierzchni, jak i wewnątrz znakowanych przedmiotów.

Etykiety mogą mieć w zasadzie dowolną wielkość i kształt. Najmniejsze z nich mają rozmiary rzędu zaledwie 0,05 mm2 i przez to często nazywane są pudrem RFID (ang. RFID powder). Ze względów praktycznych tagi RFID mają jednak wielkość kilku centymetrów. Wprowadzenie radiowych identyfikatorów RFID pozwala, zarówno w przemyśle, jak i w handlu niemal całkowicie zautomatyzować procesy produkcyjno-logistyczne, a także zoptymalizować ich procesy przepływu.

Etykiety RFID dzieli się na tagi aktywne i pasywne. Pierwsze z nich wyposażone są we własne źródło zasilania i stosunkowo dużą pamięć od 32 do 64 kB. Mają też zastosowanie wszędzie tam gdzie od etykiety RFID oczekuje się większej „inteligencji” np. możliwości samodzielnego wykonywania operacji na danych, a nie tylko ich przesyłania. Takie etykiety wykorzystywane są zwykle w logistyce, transporcie, a także w medycynie.

RFID w biurze

Wyłączając logistykę czy zarządzanie produkcją, pierwszym przychodzącym do głowy zastosowaniem technologii RFID w firmie jest wykorzystanie identyfikacji radiowej w systemach rejestracji czasu pracy. Tego typu systemy oferowane są już na rynku od wielu lat i nie ma chyba osoby, która by się z tego typu rozwiązaniem nie spotkała. Przed wejściem do biura lub budynku ustawiane są zbliżeniowe czytniki RFID połączone z odpowiednio zaprogramowanym systemem komputerowym rejestrującym wejścia i wyjścia pracowników.

Pracownicy otrzymują plastikowe karty-identyfikatory wielkości karty kredytowej lub breloczki zawierające zatopione w nich etykiety RFID. Tak skonstruowany system rejestracji czasu pracy wykorzystać można również bezpośrednio do kontroli dostępu pracowników do wydzielonych stref produkcyjnych czy pomieszczeń (np. wejścia do serwerowni lub szatni), regulowania opłat w firmowej stołówce, rozliczeń poszczególnych działów dotyczących korzystania z drukarki, a także do wszelkiej rejestracji wejść i wyjścia pracowników z budynku, zarówno służbowych, jak i prywatnych czy rozliczania przerwy „na papierosa”.

Kontrola przepływu dokumentów

Systemy radiowej identyfikacji oraz przeznaczone do tego oprogramowanie pozwalają nie tylko na automatyzację śledzenia zasobów produkcyjnych przedsiębiorstwa, zarządzanie logistyką wewnętrzną i zewnętrzną, kontrole stanów magazynowych czy ochronę towarów przed kradzieżą w sklepach, ale również na istotne usprawnienie obiegu firmowych dokumentów. Z punktu widzenia automatyzacji przetwarzania dokumentów, aktywne etykiety RFID pozwalają na szyfrowanie transmisji, autoryzację i przydzielenie uprawnień pozwalających indywidualnie określić, które czytniki mogą wymieniać dane z jakimi etykietami.

W systemie takim, na każdym przychodzącym z zewnątrz papierowym dokumencie, np. fakturze lub stworzonym w organizacji piśmie do urzędu, rysunku technicznym, ofercie dla klienta, dokumencie reklamacyjnym czy nawet wydrukowanej prezentacji można umieścić niewielką naklejkę RFID. Co więcej, naklejka ta może mieć dodatkowo z zewnątrz umieszczony nadruk z numerem sprawy, co ułatwi wzrokową identyfikację i znalezienie dokumentu na biurku. Tego typu identyfikacja jest szczególnie ważna w wypadku rozpatrywania reklamacji czy pism składanych do urzędu lub sądu. Teraz każdy z pracowników rejestruje w systemie informatycznym firmy za pomocą połączonego z nim czytnika wpłynięcie oraz wydanie dokumentu.

Dzięki temu bardzo łatwo można zlokalizować gdzie jest fizycznie dany dokument i na jakim etapie rozpatrywania sprawy się znajduje. Co więcej, w systemie ewidencji obiegu dokumentów można w dowolnym momencie prześledzić dokładną historię obiegu dokumentu, co jest przydatne w sytuacjach, gdy okaże się, że nie jest on kompletny, jest nieczytelny lub zniszczony.

System taki idealnie sprawdzi się też w archiwum. Każda teczka lub dokument oznaczony zostaje wówczas etykietą RFID. Korzystając z czytnika nie tylko można szybko zarejestrować fakt wydania danego dokumentu z archiwum oraz informację o tym kiedy i komu został on przekazany. Archiwizacyjny system RFID pozwala też na szybką lokalizację dokumentów. Czytniki zainstalowane na półkach lub regałach rejestrują bowiem fakt położenia każdego dokumentu na konkretnej półce lub przegródce oraz odłożenia go tam. Dzięki temu w systemie komputerowym sterującym archiwum mamy zawsze dostępną informację gdzie dane akta się znajdują.

Co więcej, system rejestracji przepływu dokumentów w połączeniu z bazującym na etykietach RFID systemem rejestracji czasu pracy może także służyć do ewidencjonowania wynoszonych z firmy dokumentów. Dzięki temu da się nie tylko stwierdzić fakt opuszczenia przez dokumenty terenu firmy, ale też pozwala zarejestrować, który z pracowników fizycznie wyniósł dane. W razie nieautoryzowanego dostępu, bądź próby wyniesienia dokumentu z firmy, stosując bramki RFID umieszczone na przykład w drzwiach, system RFID zarządzający ewidencją dokumentów jest w stanie nie tylko zarejestrować ten fakt ale na przykład zaalarmować ochronę, która zatrzyma nielojalnego pracownika.

Systemy zarządzania obiegiem dokumentów

Zarządzanie obiegiem dokumentów, niezależnie od tego, czy są to dokumenty w wersji elektronicznej czy papierowej, ustandaryzowane jest normą ISO 9001:2000, która definiuje wrażliwe obszary związane z przepływem dokumentacji. Są to: identyfikacja dokumentów, czytelność dokumentów, wersjonowanie dokumentów, wykorzystanie, najświeższej, aktualnej ich wersji, dostępność dokumentów i bezpieczeństwo dokumentów.

Jak wspomniano, znacznik RFID umieszczony bezpośrednio na papierowym dokumencie pozwala natychmiast ustalić gdzie znajduje się taki dokument, komu został przekazany, kiedy nastąpiła ostatnia aktualizacja dokumentu, kto wprowadził i kiedy, do niego zmiany, kto opracował dokument, oraz komu taki dokument może zostać wydany, a wiec określić można również w ten sposób kwestię uprawnień do dokumentu i związane z nim bezpieczeństwo przepływu informacji.

System zarządzania obiegiem dokumentów pozwala też na natychmiastowe wyłączenie nieaktualnych pozycji, na przykład norm, czy dokumentów produkcyjnych z obiegu. Niesie to za sobą szereg ułatwień dla osób, które często z nich korzystają.

Trzeba wspomnieć o jeszcze jednej kwestii związanej z etykietami RFID. Otóż zgodnie z europejską dyrektywą o odpadach elektronicznych (WEEE), każda firma, która umieszcza na swoich opakowaniach i dokumentach tagi RFID, staje się jednocześnie producentem elektroniki i odpowiada za ich recycling – to ważne, gdyż utylizacja i niszczenie dokumentów oznaczonych tagami RFID podlega innym zasadom niż zwykłych papierowych wydruków.