Pierwszym krokiem prowadzącym do budowy systemu GIS jest stworzenie ogólnej koncepcji budowy sytemu, która powinna obejmować zdefiniowane cele, zadania, budżet i wstępny harmonogram. Służy ona do oceny możliwości realizacji projektu i często jest wykonywana wielowariantowo. Opracowane w tej fazie zadania materiały często stanowią wsad do specyfikacji istotnych warunków zamówienia wykorzystywanej w procesie przetargowym na budowę i wdrożenia docelowego systemu. Już na wstępnym etapie projektu warto również określić metodykę zarządzania projektem i model współpracy pomiędzy wykonawcą a zamawiającym. Przedsięwzięcie budowy i wdrożenia systemu geoinformacyjnego powinno być realizowane przez profesjonalnego i doświadczonego wykonawcę zewnętrznego, odpowiedzialnego za realizację całości prac. Przemawia za tym wiele istotnych argumentów, wśród których można wymienić:
• wynikającą z umowy odpowiedzialność wykonawcy za implementacje systemu
• skrócenie czasu realizacji przedsięwzięcia
• mniejsze obciążenie zasobów zamawiającego w związku z realizacją projektu
• koncentracja zamawiającego na rezultatach i efektach biznesowych
• wykorzystanie doświadczeń i know-how wykonawcy.
Powiązanie danych przestrzennych i opisowych
W zależności od charakteru projektu i podpisanej umowy pozyskanie danych może przynależeć do zadań wykonawcy (co jest częściej praktykowane) lub zleceniodawcy. Aby projekt zakończył się sukcesem, wykonawca musi bezwzględnie dysponować know-how w zakresie organizacji procesów pozyskiwania wprowadzania danych do systemów informatycznych (oczywiście jeśli to jemu powierzono te obowiązki). Należy w tym miejscu podkreślić, że im lepiej zostaną przygotowane wstępne założenia i plan projektu, tym mniejsze ryzyko wystąpienia problemów na późniejszym etapie. Rozpoczęcie prac wdrożeniowych musi być poprzedzone stosowną analizą wymagań oraz stworzeniem planu projektu zawierającego listę zadań, jaką należy wykonać w ramach przedsięwzięcia oraz terminów, w których zadania te są realizowane. Harmonogram realizacji projektu powinien zostać zatwierdzony przez obie strony i służyć jako podstawa do monitorowania zagrożeń w trakcie realizacji projektu. Podczas trwania projektu niezwykle istotne jest również zarządzanie ryzykiem. Projekt musi jednoznacznie opisywać, co i jak zostanie zrealizowane. W tym celu bardzo przydatne jest wykorzystanie ujednoliconego języka modelowania UML (Unified Modeling Language), który pozwala na tworzenie projektu w sposób czytelny i łatwy do analizowania. Jest to niezmiernie istotne, bowiem utworzone w tym języku diagramy są nie tylko podstawą pracy dla programistów, ale też podstawą do weryfikacji przez zamawiającego. W ramach projektu technicznego konieczne jest zdefiniowanie i skonfigurowanie interakcji za pomocą mechanizmów definiowania reguł topologicznych. Dokładna analiza i przygotowanie projektu technicznego zgodnie z wcześniej określonym planem pozwala na uniknięcie błędów. A koszt usunięcia potencjalnych błędów jest najmniejszy w fazach początkowych i rośnie wraz z rozwojem projektu. W trakcie wdrożenia niezmiernie ważne jest udzielanie wsparcia w podejmowaniu decyzji i realizacji projektu przez najwyższą kadrę zarządzającą danej organizacji. Komitet sterujący odpowiadający za warstwę zarządzania strategicznego w ramach struktury projektowej powinien cały czas monitorować postęp prac w projekcie, którym operacyjnie zarządza kierownik projektu, zwracając szczególną uwagę na identyfikację zagrożeń dla jego realizacji, tak aby możliwe było jak najszybsze podjęcie działań korygujących.
