System usprawnił zarządzanie kadrami

W firmie Douglas Polska naliczanie płac jest szybsze, kadra zarządzająca ma stały dostęp do informacji o pracownikach, wiele rutynowych działań zostało zautomatyzowanych.

Metryczka:

Firma: Douglas Polska

Branża: kosmetyczna

Produkty: perfumy i kosmetyki

Zatrudnienie: 1200 osób

Zatrudnienie w dziale IT: 4 osoby

Tabela: Kluczowe systemy IT

Nazwa systemu: Xpertis

Do czego służy: zarządzanie kadrami i płacami

Dostawca: Macrologic

Douglas Polska jest właścicielem największej sieci perfumerii i pierwszej w pełni zautoryzowanej perfumerii internetowej w Polsce. W 48 miastach naszego kraju firma ma prawie 100 sklepów i zatrudnia 1200 pracowników. Większość systemów IT, z których korzysta polski oddział, to rozwiązania globalne, funkcjonują w centrali firmy w Niemczech i we wszystkich oddziałach na świecie. Tak jest w przypadku systemu SAP Retail do obsługi działu księgowości i łańcucha dostaw, systemu CRM do zarządzania relacjami z klientami, systemu magazynowego, dotykowego systemu kasowego czy systemu do drukowania plakatów.

Czarodziejskie faktury

W oddziałach korzysta się w tym samym zakresie z tych samych rozwiązań i z takiego samego sprzętu. Przedstawiciele firmy przyznają, że wiążą się z tym benefity. Koszty wdrożenia i obsługi rozkładają się na większą liczbę lokalizacji i są niższe. Są też minusy. Serwis w centrali nie jest w stanie reagować na zgłoszenia tak szybko jak w przypadku lokalnych dostawców. Z ich produktów oddziały firmy Douglas korzystają w tych obszarach, które są specyficzne dla poszczególnych regionów. "Jednym z trzech głównych systemów, które wdrażaliśmy w Polsce, był system TEMPORA do rejestracji czasu pracy firmy KOMPAN. Lokalnie wdrażany był też program do fakturowania <<Czarodziej Faktur>>, z którego korzystamy od 9 lat" - wymienia Piotr Bryłka, IT Manager w Douglas Polska. Trzecie lokalne wdrożenie dotyczyło systemu kadrowo-płacowego.

Do sierpnia 2010 firma powierzała sprawy pracownicze firmie zewnętrznej. Później Douglas postanowił stworzyć własny dział kadr i płac. Przejęcie obowiązków związanych z prowadzeniem spraw pracowniczych dla tak dużej grupy osób wymagało decyzji o zakupie systemu IT wspomagającego działania firmy. Zdecydowano się na wdrożenie systemu Xpertis firmy , wspierającego zarządzanie personelem i obejmującego następujące moduły: Kadry i płace, Analizy HR, Alerty biznesowe dla 3 jednoczesnych dostępów oraz Serwis pracowniczy.

Lokalne kadry i płace

Dużym wyzwaniem była migracja danych pracowników z zachowaniem danych archiwalnych, które były obsługiwane przez autorski system firmy outsourcingowej. Zapewnienie rzetelności przetwarzania danych eliminuje ryzyko błędów w naliczaniu płac, automatyzuje procesy realizowane przez dział kadr i płac, usprawnia przekazywanie informacji. "Dzięki wdrożeniu systemu oszczędzamy czas. Przygotowanie dekretacji listy płac pracowników dla całej firmy z podziałem na MPK-i zajmuje obecnie około pół godziny, łącznie z dokładnym sprawdzeniem wartości. Generując jeden raport, otrzymuję wszystkie niezbędne informacje" - mówi Magdalena Litwińczuk-Dukała, kierownik Działu Kadr i Płac w Douglas Polska.

"Proces wysyłania deklaracji PIT jest prosty i sprawny. Przygotowuję PIT-y z podziałem na MPK. System sam wskazuje, kto z pracowników powinien otrzymać informację PIT-11 za dany rok. Nie muszę się martwić, czy kogoś nie pominęłam".

Magdalena Litwińczuk-Dukała, kierownik Działu Kadr i Płac w Douglas Polska

Uruchomienie e-deklaracji spowodowało, że usprawniono proces przygotowania i wysyłania deklaracji podatkowych pracowników do urzędu skarbowego. W Xpertisie są rozwiązania, takie jak korekty deklaracji ZUS czy elektroniczna wysyłka PIT. "Proces wysyłania deklaracji PIT jest prosty i sprawny. Przygotowuję PIT-y z podziałem na MPK. System sam wskazuje, kto z pracowników powinien otrzymać informację PIT-11 za dany rok. Nie muszę się martwić, czy kogoś nie pominęłam. Tak przygotowane informacje wysyłam za pomocą <> do urzędów skarbowych. To oszczędza czas pracy i koszty wysyłki papierowej. Mimo że wdrożenie było realizowane w trakcie roku, proces przygotowania PIT-ów za rok 2010 przebiegł bezbłędnie" - mówi Magdalena Litwińczuk-Dukała.

Kadra zarządzająca każdej perfumerii uzyskała dostęp do informacji dotyczących przebiegu zatrudnienia pracowników. Usprawniono proces dostarczania informacji o wynagrodzeniu - jest automatycznie drukowana na "tajnych kopertach" w podziale na sklepy, dostarczana do placówek i przekazywana pracownikom.

Dzięki wykorzystaniu aplikacji urlopowej Douglas zwiększył kontrolę nad ewidencją urlopów. Po zatwierdzeniu wniosku urlopowego przez przełożonego jest on wprowadzany do systemu przez kadrę zarządzającą w poszczególnych perfumeriach, co oznacza jego zatwierdzenie. Rejestracja zajmuje kilka minut, a ewidencja urlopów odbywa się automatycznie. Informacja od razu trafia do kadr. Kierownicy sklepów mają rzetelną i bieżącą informację o stopniu wykorzystania urlopów przez pracowników. "System automatycznie wysyła mailingi dotyczące szkoleń BHP, zasiłków, urlopów macierzyńskich czy nowych pracowników firmy. Przydatne są też raporty kadrowo-płacowe, które można generować za pomocą analiz OLAP" - opowiada Magdalena Litwińczuk-Dukała, kierownik Działu Kadr i Płac.


TOP 200