System do zadań specjalnych

ERP w firmie Boiron wspiera prace księgowości, finansów i magazynu, a dzięki dobudowanym aplikacjom umożliwia specyficzne działania związane ze sprzedażą leków.

Metryczka

Firma: Boiron sp. z o.o.

Branża: farmaceutyczna

Produkty: leki homeopatyczne: Oscillococcinum, Drosetux, Stodal, Homeoptic

Zatrudnienie: 71 osób

Zatrudnienie w dziale IT: 1 osoba

Przychody: 30 mln zł (dane za 2011 r.)

Kluczowe systemy IT

Nazwa systemu: iScala

Do czego służy: usprawnienie procesów sprzedażowych, raportowanie i zarządzanie magazynem

Dostawca: Epicor

Nazwa systemu: Symfonia

Do czego służy: kalkulacja wynagrodzeń

Dostawca: Sage

Nazwa systemu: Mobile Intelligence

Do czego służy: kontrola prac przedstawicieli handlowych i raportowanie

Dostawca: Cegedim

Kiedy specjalizująca się w lekach homeopatycznych firma Boiron rozpoczynała działalność handlową w Polsce, miała systemy finansowy i księgowy, pochodzące od różnych dostawców. Pojawiła się potrzeba kompleksowej obsługi IT pozostałych obszarów działalności. Szefom zależało na usprawnieniu procesów sprzedażowych, raportowania i zarządzaniem magazynem. Nie chcieli, by te obszary były od siebie oddzielone i obsługiwane przez osobne systemy. "Zarząd oczekiwał od nas raportów tworzonych na podstawie kompleksowej informacji, a taką mogliśmy dysponować, mając wszystkie dane w jednym systemie. Stąd decyzja o wdrożeniu systemu klasy ERP" - wyjaśnia Mirosław Kisiel, dyrektor ds. finansowo-administracyjnych w Boiron.

Firma miała specyficzne wymagania. Trzeba było uwzględnić konieczność integracji z oprogramowaniem stosowanym w aptekach i hurtowniach medycznych. Spółka Boiron zdecydowała się na wdrożenie systemu iScala. Jednym z powodów była rekomendacja systemu od innej firmy farmaceutycznej, z którą łączył się Boiron i która korzystała już z tego oprogramowania. "Dzięki temu fuzja z informatycznego punktu widzenia była szybka i bezproblemowa" - wspomina Mirosław Kisiel.

Zobacz również:

Działania przedwdrożeniowe nastąpiły w 2005. Po kilku miesiącach pracy nad budową prototypu skonfigurowany do wymagań Boiron system uruchomiono w styczniu 2006. System nie objął jedynie części płacowej, gdyż Boiron wcześniej wdrożył system Symfonia, firmy i.

Na specjalne życzenie

System iScala musiał zostać dostosowany do komunikacji elektronicznej w formacie Kamsoft przez wprowadzenie dodatkowego oprogramowania używanego przez większość aptek w Polsce. Polska filia Boiron otrzymała możliwość swobodnego, automatycznego importowania do systemu iScala wygenerowanych z systemu Kamsoftu plików z zamówieniami od klientów. Dzięki temu może realizować większą liczbę zamówień w krótszym czasie.

Kolejna modyfikacja dotyczyła zarządzania magazynem o rozbudowanej strukturze. System pozwala na dokładną kontrolę procesów składania zamówień i uzupełniania braków w zasobach. Na potrzeby Boiron stworzono aplikację pozwalającą na obsługę kodów z polskiej Bazy Leków i Środków Ochrony Zdrowia oraz automatyczne wgrywanie i tłumaczenie kodów leków dostarczanych z Francji. Wykonano też nakładkę do raportów dla Ministerstwa Zdrowia. "Teraz chcielibyśmy, żeby Epicor zrobił nam nakładkę, która pozwala na blokowanie zamówień składanych przez przedstawicieli handlowych po przekroczeniu limitu kredytowego. Podczas kontroli z centrali Boiron okazało się, że taka funkcjonalność jest nam potrzebna" - podaje przykład Mirosław Kisiel.

Potrzeba szybkich raportów

"Automatyzacja wielu procesów i większa efektywność to zasługa posiadania zintegrowanego systemu. Odczuliśmy to przede wszystkim w okresach znacznego wzrostu sprzedaży, kiedy musieliśmy obsługiwać wzmożoną liczbę zamówień".

Mirosław Kisiel, dyrektor ds. finansowo-administracyjnych w Boiron sp. z o.o.

Przedstawiciele polskiej filii Boiron przyznają, że dzięki wdrożeniu systemu ERP otrzymuje się wszystkie informacje do zarządzania firmą. System dostarcza kompleksowe dane. Wzrosła szybkość i efektywność pracy działu telemarketingu i działu sprzedaży. "Automatyzacja wielu procesów i większa efektywność to zasługa zintegrowanego systemu. Odczuliśmy to zwłaszcza w okresach znacznego wzrostu sprzedaży, kiedy musieliśmy obsługiwać wzmożoną liczbę zamówień" - mówi Mirosław Kisiel.

Najbardziej palącą potrzebą w IT jest system analityczny. "Brakuje nam systemu Business Intelligence, ale nie zapadła jeszcze decyzja o jego zakupie" - mówi Mirosław Kisiel. Dodaje, że raporty z iScali nie są wystarczające, dlatego czasami dane z systemu ERP są przenoszone do Excela, aby można było przygotować raporty dla zarządu. Dlatego przydałby się system, w którym raporty zarządcze byłyby generowane automatycznie i szybko. "W pewnym momencie bardzo nam brakowało systemu workflow, ale dziś, po usprawnieniu w firmie obiegu dokumentów, nie jest to już taka paląca potrzeba" - mówi Mirosław Kisiel.

Przedstawiciele z tabletami

Boiron stawia na mobilność. Przedstawiciele handlowi mają zdalny dostęp do systemu Mobile Intelligence, poprzez który raportują o wizytach u lekarzy i farmaceutów, oraz do systemu Farma Prom, przez który składają zamówienia. Mogą korzystać z tych systemów na laptopach i na tabletach. "Wszyscy nasi przedstawiciele handlowi mają , na których prezentują nasze produkty lekarzom i farmaceutom. Jest to bardzo dobrze przyjmowane przez naszych klientów. Okazuje się, że zapamiętują o wiele lepiej informacje prezentowane na tabletach niż treści przedstawione w formie papierowej" - mówi Mirosław Kisiel.


TOP 200