System dla miasta

Zazdrość to słowo, które doskonale oddaje stan mego ducha, gdy zobaczyłem, jak wygląda załatwianie spraw w Urzędzie Miasta Krakowa. Dla mnie - warszawiaka - wizyta w Urzędzie Gminy nieodmiennie kojarzy się z nieprzyjemnym poczuciem niedoinformowania, kogo należy zapytać, na jakim etapie utknęła moja sprawa.

Zazdrość to słowo, które doskonale oddaje stan mego ducha, gdy zobaczyłem, jak wygląda załatwianie spraw w Urzędzie Miasta Krakowa. Dla mnie - warszawiaka - wizyta w Urzędzie Gminy nieodmiennie kojarzy się z nieprzyjemnym poczuciem niedoinformowania, kogo należy zapytać, na jakim etapie utknęła moja sprawa.

W skrócie

Urząd Miejski w Krakowie

Kraków jest jedynym w Polsce miastem, w którym działa system rejestracji i śledzenia spraw w urzędzie - petent może w każdej chwili sprawdzić, co dzieje się z jego sprawą i który urzędnik się nią zajmuje. To rozwiązanie jest elementem trwającej wciąż realizacji umowy na wykonanie Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem "Ratusz", podpisanej w 1993 r. Wdrożono część dotyczącą pełnej obsługi mieszkańców w zakresie ewidencji gruntów, ludności, działalności gospodarczej i pojazdów. Pozostała obsługa podatków oraz ewidencje budynków i lokali. W codziennej pracy wykorzystywana jest poczta elektroniczna, zastępująca wewnętrzny obieg dokumentów papierowych wszędzie tam, gdzie nie jest potrzebny podpis czy pieczątka. Stopniowo budowany jest intranet, a na jego bazie tzw. Informator Decydenta (za pośrednictwem prostego interfejsu przeglądarki WWW wysocy rangą urzędnicy Urzędu Miejskiego w Krakowie będą mogli sięgać do danych w systemie). Widoczne na zewnątrz strony WWW to medium prezentacji informacji, które mogą interesować społeczność Krakowa (np. spis uchwał Rady Miasta Krakowa i Zarządu Miasta).

Przyjęte rozwiązania techniczne

Oprogramowanie:

Sercem systemu "Ratusz" jest modularne oprogramowanie, opracowane przez firmę Otago z Trójmiasta. Do budowy systemu zostało wykorzystane oprogramowanie bazodanowe Oracle'a. Jednym z wdrożonych modułów jest system finansowo-księgowy, pozwalający na prowadzenie bieżących rozliczeń poszczególnych zadań (jak np. budowa drogi czy remont szkoły). W każdej chwili można sprawdzić stopień realizacji każdego zadania (łącznie z realizacją systemu "Ratusz"). Do pracy biurowej i obsługi poczty elektronicznej wykorzystywane jest oprogramowanie Microsoftu i pakiet Uniplex.

Sprzęt:

Jednocześnie w systemie może pracować 256 użytkowników. Zainstalowano ok. 600 komputerów PC i 200 terminali. W sieci umieszczono 8 serwerów unixowych HP oraz 3 serwery Windows NT. Sieci lokalne w obrębie budynków zostały wykonane w technologii MOD-TAP.

W Krakowie nie ma jednego budynku, w którym mieściłby się Urząd Miasta. Do realizacji systemu należało połączyć 8 odrębnych lokalizacji w jedną wspólną sieć rozległą. W tym celu zawarto porozumienie z istniejącą w Krakowie miejską siecią akademicką - Cyfronet. Łącza ATM i Frame Relay pozwoliły na spełnienie wymagań Urzędu Miasta, dotyczących prędkości transmisji danych - zrealizowano pełny wielodostęp do baz danych w obrębie wszystkich jednostek Urzędu Miejskiego.

W krakowskim urzędzie w pierwszej przestronnej sali stoi kilka jednakowych biurek, przy których siedzą przedsta- wiciele poszczególnych wydziałów. To tzw. okienka. Każde z nich umożliwia wejście do systemu informatycznego "Ratusz", wspomagającego pracę urzędu. Dzięki temu petent od razu uzyskuje informacje o toku załatwienia jego sprawy, a także poznaje nazwisko urzędnika, który ją prowadzi. Sprawy, nie wymagające długiej procedury, można tam załatwić od ręki. "Najważniejszym i ostatecznym miernikiem sukcesu informatyzacji naszego urzędu jest zadowolenie mieszkańców Krakowa" - mówi Jacek Neumann, zastępca dyrektora Wydziału Organizacji i Koordynacji w Urzędzie Miasta. Nie byłoby to możliwe bez usprawnienia wewnętrznej organizacji urzędu. Dzisiaj zintegrowany system informatyczny jest ważnym narzędziem pracy dla większości z 1500 zatrudnionych urzędników. W przeciwieństwie do Urzędu Wojewódzkiego, gdzie jest dużo izolowanych baz centralnych, w administracyjnej obsłudze miasta znacznie częstsze są kontakty z petentami. To oni powinni być ostatecznymi beneficjantami wdrożonego systemu informatycznego. "Każda gmina, podobnie jak przedsiębiorstwo, musi być przedmiotem zarządzania. Zawsze należy zacząć od zastanowienia się nad rolą informatyki w zarządzaniu miastem. Najpierw trzeba mieć wizję, jak ma działać taka organizacja, jak urząd miejski" - twierdzi Krzysztof Pakoński, wiceprezydent miasta Krakowa. Wdrożenie systemu "Ratusz" wymagało przejścia trudnej drogi, do stanu kiedy dany urzędnik traci wyłączność dostępu do dokumentów. Wiedza o tym, co się dzieje w danej chwili z konkretną sprawą, przestała być domeną poszczególnych osób - te dane można bowiem bez trudu znaleźć w systemie informatycznym.

Umowy i zadania

Budowę zintegrowanego systemu planowano już w roku 1991. Elementem kluczowym pomyślnej realizacji była prawidłowo sformułowana umowa zawarta z głównymi wykonawcami - firmami Qumak i Otago. Realizację systemu podzielono na osobno rozliczane zadania, co więcej - rozliczane w odniesieniu do starych cen. "Wiele zawdzięczamy współpracującemu z nami prawnikowi dr. Ryszardowi Szostakowi. Nie było przecież wzorców, jak należy formułować umowy dotyczące budowy dużych systemów informatycznych" - mówi Jacek Neumann.

System został tak zaprojektowany, by jego podstawowe funkcje wiązały się z realizacją zadań, a nie pracą poszczególnych wydziałów. "Dzięki temu w założeniach system miał być niewrażliwy na wprowadzane zmiany organizacyjne, personalne i prawne" - twierdzi Jacek Neumann. W tworzeniu założeń technicznych projektu brali udział zewnętrzni konsultanci. "Świadomie ograniczaliśmy nasze wymagania, tak aby obciążać wykonawcę koniecznością realizacji tylko tych funkcji, które rzeczywiście są niezbędne" - mówi Jacek Neumann.

"Nasz projekt był dostatecznie wizjonerski i otwarty" - uważa Krzysztof Pakoński. Od początku zdecydowano się na budowę systemu transakcyjnego, opartego na dużej relacyjnej bazie danych. W przypadku tak dużego miasta, jak Kraków, który ma ponad 700 tys. mieszkańców, problemem był niezmiernie ważny w informatyce efekt skali. Fizyczny rozmiar baz danych narzucał określone rozwiązania techniczne. W żadnym mieście w Polsce nie zrealizowano systemu zintegrowanego, w którym byłyby wykorzystywane tak duże bazy danych, jak w Krakowie.


TOP 200