System dla miasta

Bój z radnymi

Choć w powstanie systemu od początku zaangażował się wiceprezydent Krakowa Krzysztof Pakoński, to już na starcie pojawiły się poważne przeszkody. Z przyjętą koncepcją informatyzacji i zakładanym poziomem koniecznych wydatków nie chciała się zgodzić aktywnie działająca grupa radnych miejskich.

"Dla miasta budowa systemu była sporym wydatkiem. Gdy jednak wartość inwestycji zestawić z liczbą mieszkańców Krakowa, to okazuje się, że na głowę wydaliśmy tylko 4 zł według cen z 1993 roku" - twierdzi Jacek Neumann.

Stopniowo przekonano zwolenników informatyzacji, opartej na instalacji dużej liczby rozdzielonych komputerów PC. Mimo niedostatku specjalistów ds. wdrażania dużych projektów informatycznych, braku stabilizacji przepisów prawnych i organizacyjnych w strukturach administracji państwowej i samorządowej, realizowane były kolejne etapy wdrożenia.

"Urząd miasta będzie teraz działał bardziej przewidywalnie. Będzie wiadomo, ile potrwa załatwienie typowej sprawy, a podejmowane decyzje bazować będą na aktualnych danych" - mówi Krzysztof Pakoński. Wiceprezydent Krakowa ma nadzieję, że w przyszłości dzięki systemowi uda się doprowadzić do skrócenia czasu potrzebnego na załatwienie dużej części rutynowych spraw urzędowych. "Nie sądzę, by wdrożenie systemów spowodowało redukcję zatrudnienia. Być może jednak liczba urzędników nie będzie wzrastać i to mimo zwiększenia zakresu ich obowiązków. Natomiast podejmowane decyzje na pewno będą trafniejsze" - twierdzi Krzysztof Pakoński.

Organizacja

Do realizacji projektu została powołana Komisja ds. Przedsięwzięcia (w której znaleźli się najwyżsi rangą przedstawiciele wszystkich stron umowy - prezesi obu firm, realizujących budowę i implementację systemu, wiceprezydent Krakowa Krzysztof Pakoński, dyrektor magistratu i Jacek Neumann jako pełnomocnik Zarządu Miasta ds. systemu "Ratusz"). Jednym z zadań komisji było dbanie o stałe dostosowywanie systemu do bieżących zmian w pracy magistratu. Rozwiązywaniem bieżących konfliktów i nieporozumień, wynikłych w trakcie tworzenia systemu, między stronami umowy zajmowała się Komisja Ekspertów, tworzona przez grupę specjalistów nie związanych bezpośrednio z realizacją projektu.

Do prawidłowego funkcjonowania systemu stworzono w urzędzie nowe struktury organizacyjne. Powstało stanowisko dysponenta, którym jest na ogół dyrektor danego wydziału. Dysponent odpowiada za stałą aktualizację bazy i jakość przechowywanych w niej danych oraz decyduje o obsadzie stanowiska tzw. gospodarza, któremu podlega wydzielony fragment systemu. Rola gospodarza jest usługowa - odpowiada na pytania użytkowników, kieruje szkoleniami i zbiera uwagi dotyczące oprogramowania. Informatycy, którzy znajdą się w administracyjnej obsłudze systemu i mogą weryfikować żądania użytkowników, dotyczące np. konieczności wprowadzenia zmian, to tzw. piloci. "Na tym stanowisku często zatrudniamy osoby, które są studentami na Indywidualnym Toku Studiów. Dla nich jest to dobry start do dalszej pracy zawodowej" - mówi Jacek Neumann. Ogółem w urzędzie pracuje 25 informatyków.

Czyszczenie danych

"Gdy zaczęliśmy ujednolicać rozproszone dotąd zasoby informacyjne, okazało się jak bardzo złej jakości są nasze dane" - mówi Jacek Neumann. Scalanie danych, pochodzących z różnych baz, sprawiło olbrzymie trudności. Nie udał się w pełni automatyczny transfer danych z bazy Pesel (warto zaznaczyć, że z jednej strony ewidencja ludności formalnie musi pozostawać w gestii Urzędu Wojewódzkiego, z drugiej zaś - miasto musi z niej korzystać do ujednolicania i aktualizacji danych). Każdy mieszkaniec Krakowa powinien być we wszystkich bazach opisany w jednakowy sposób. "Sprawę komplikuje niespójność rozmaitych regulacji prawnych, dotyczących tworzenia zasobów informacyjnych" - twierdzi Jacek Neumann. Obecnie tworzony jest rejestr wszystkich posiadanych przez miasto baz informacyjnych (metabaza).

Projekt budowy Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania Miastem "Ratusz", który - jak zakładano - miał być zrealizowany do końca ub.r., potrwa jeszcze ok. roku. "To poślizg kontrolowany. Podczas realizacji pojawiło się bowiem wiele nowych zadań, których nie udało się uwzględnić na etapie projektowania. Także samo działanie systemu staje się inspiracją do wprowadzania zmian organizacyjnych" - wyjaśnia Jacek Neumann.

Urząd Miasta Krakowa jest finalistą konkursu "Lider Informatyki 1997" w kategorii administracja państwowa.


TOP 200