Exact to jeden z ciekawszych programów do zarządzania przedsiębiorstwem obecnych na naszym rynku. Oprogramowanie pochodzi z Holandii, a do krajowych realiów zostało przystosowane przez poznańską firmę Cadena Data. Jedną z bardziej interesujących cech systemu jest możliwość obsługi wielu języków równocześnie.

Exact ma budowę modułową, dzięki czemu może być rozszerzany w miarę wzrostu potrzeb. Pakiet składa się z oprogramowania finansowego, logistycznego (GM, Realizacja Zamówień, Fakturowanie), organizacyjnego (Obsługa Klienta) oraz grupy programów administracyjnych (Hasło, Zmiana Kodowania, Wielodostęp). Dodatkowe moduły umożliwiają komunikację z Excelem, pracę grupową oraz dołączanie danych pochodzących z innych programów.

Całość jest zgodna z europejskimi standardami, obsługuje VAT oraz pozwala budować systemy do zarządzania i integracji przedsiębiorstwa działającego w skali międzynarodowej. W Europie Exact działa w ponad 25 tys. przedsiębiorstw.

Główny moduł Exacta - Księgowość Finansowa może występować w dwóch wersjach - Junior (uproszczona) i Senior (pełna). W jej skład wchodzą: E-Budżetowanie (pozwalające na dokładną kontrolę kosztów, obrotów i sald w odniesieniu do różnych okresów i kont, bądź ich grup), E-Ewidencja środków trwałych (umożliwiająca m.in. automatyczne lub ręczne dokonywanie okresowych umorzeń wartości środków trwałych oraz dostarczająca informacji nt. ich wartości księgowych, zysków/strat poniesionych w przypadku sprzedaży takich środków itd.), E-monit (program służący do kontroli rozliczeń z dłużnikami), E-stanowiska kosztowe i E-Nośniki kosztów (przydatne przy automatyzacji rozksięgowań), E-Generator raportów oraz kilka innych narzędzi, takich jak np. E-Stałe księgowania, E-Waluta, E-Korekta bilansów czy E-Konsolidacja.

Program jest wyposażony w możliwość elastycznego sporządzania bilansu (bilans próbny, praca w kilku okresach, bilans ostateczny z przesłaniem sald do nowego roku itd.) i obsługuje tzw. krąg kosztów. Może być także rozszerzony o narzędzia wspomagające automatyzację księgowań według zadanych wzorców, narzędzia do korekty bilansów, arkusz finansowy i inne, podobne dodatki. Najbardziej jednak interesującym uzupełnieniem jest E-Oddział umożliwiający łączenie księgowości z odległym systemem administracji logistycznej i przenoszenie danych lub prowadzenie księgowości równolegle w kilku miejscach.

Exact dysponuje dużą liczbą funkcji. Niektóre z nich trudno byłoby znaleźć w innych tego typu programach dostępnych na naszym rynku, jak np. możliwość budżetowania (planowania) kwot, które mają stanowić docelową zawartość kont bilansowych i wynikowych. System Exact pozwala na zapisanie zaplanowanego budżetu (kredytowego i debetowego) na kontach księgowych oraz ma narzędzia do rozdysponowania go między różne okresy rozliczeniowe. Dzięki takiemu rozwiązaniu łatwo jest uwzględniać np. sezonowość działalności (turystyka, przetwórstwo rolno-spożywcze), czy porównywać wydatki planowane z rzeczywiście poniesionymi.

Program ma możliwość łatwego łączenia w jeden system księgowy bilansów i rachunków wyników różnych firm. Po utworzeniu firmy, w której mają być połączone wybrane systemy księgowe, użytkownik wskazuje firmy mające uczestniczyć w konsolidacji i określa czy mają być łączone bilanse zagregowane, czy też całe systemy finansowe. Jest to duże ułatwienie dla działów księgowości, które prowadzą rozliczenia firm działających w holdingach, szczególnie, iż po skonsolidowaniu danych i wprowadzeniu niezbędnych poprawek w zbiorczym bilansie (eliminacja wzajemnych wierzytelności, wewnętrznych obrotów, zysków międzyzakładowych itp.) otrzymuje się sprawozdanie finansowe za dowolnie wybrany okres.

Oprócz standardowych operacji walutowych, Exact umożliwia np. uzyskanie kart kontowych, na których pierwotne sumy przeliczane są na złote polskie wg. bieżącego kursu wymiany, zaś bieżące i historyczne kursy wymian uporządkowane zostają według walut. Wolno w nim też zmieniać pierwotne sumy, na kwoty wyrażone w wybranych walutach, a to oznacza, iż księgowość, która jest chwilowo prowadzona np. w dolarach nie narusza przepisów skarbowych.

Program automatycznie kompresuje dane dotyczące kart dłużników i wierzycieli, kart kosztowych itd., gdy brakuje miejsca na dysku. Kompresja ta może być też wymuszona przez użytkownika np. dla wskazanego okresu, czemu towarzyszy wydruk wykazu wszystkich transakcji i zapamiętanie odpowiednich sald.

Silnymi stronami programu są też graficzna prezentacja danych, dobrze przetłumaczona i opracowana bogata dokumentacja oraz możliwość uzupełnienia o moduł Add-In dla arkusza kalkulacyjnego Excel. Dzięki temu modułowi Excelowi przybywa ponad 40 nowych funkcji, zaś użytkownik zyskuje dostęp do zawartych w programie informacji, co oznacza, iż nie ma problemu z uzyskiwaniem nietypowych raportów i zestawień.