Zaopatrzeniowcy z bazy sił powietrznych Wright Patterson w Dayton (Ohio) stosują sekretną broń do zbierania ofert. Jest nią EDI (Electronic Data Interchange) - standard przesyłania danych elektronicznych używany m.in. do celów handlowych.

Zaopatrzeniowcy używają EDI sprzężonego z pocztą elektroniczną (E-mail) w celu zbierania ofert na zakupy zbyt drobne (poniżej 2,5 USD), by opłacało się stosować standardowe metody. Zapytanie ofertowe wysyłane jest za pomocą komputera osobistego wyposażonego w E-mail do zewnętrznego koncentratora, który dokonuje konwersji standardów na zgodne z protokołem EDI X12. Następnie zapytania wędrują do sieci komercyjnych, skąd ostatecznie trafiają do potencjalnych dostawców.

Ocenia się, że połączenie systemów EDI z pocztą elektroniczną zaoszczędziło bazie Wright Patterson ponad 1,3 mln USD w ciągu ostatnich 2 lat. "Oszczędziliśmy dużo czasu oraz spowodowaliśmy obniżenie cen proponowanych przez dostawców, którzy w nowym systemie nie są w stanie dowiedzieć się, która z ofert zostanie zaakceptowana" mówi Lou Cosby, zastępca szefa oddziału odpowiedzialnego za zaopatrzenie bazy.

Nietypowe rozwiązanie

"W Dayton użyto systemu EDI oraz E-maila w sposób nietypowy", twierdzą specjaliści z przemysłu. "W większości firm systemy komunikacyjne w formacie EDI są związane z głównym komputerem i nie są wystarczająco elastyczne, aby stosować je do przypadkowych transakcji. Nie są także kompatybilne z systemami poczty komputerowej. Tym niemniej obserwuje się pewien postęp" - dodają.

"W większości firm jedni pracownicy zajmują się EDI, a inni pocztą komputerową i bardzo rzadko oba systemy mają jakiekolwiek połączenie", mówi Ted Mayer - specjalista z Rapport Communication w Tacoma Park. "Tym niemniej, jest to świadectwo znacznie szerszej tendencji do łączenia różnych, wydawałoby się odrębnych, systemów komunikacyjnych" - dodaje.

Zgodnie z opinią specjalistów, główne korzyści z mariażu EDI z E-mailem są następujące:

- Obniżenie kosztów (oba systemy korzystają z tej samej infrastruktury).

- Możliwość integracji biurowych procedur zewnętrznych (tzn. dotyczących klienta, np. sprzedaż, marketing) oraz wewnętrznych (np. zaopatrzenie hurtowe).

- Możliwość kierowania ofert/zapytań pod wiele adresów jednocześnie, a nie pod jeden konkretnie wybrany, co było typowe dla tradycyjnego wykorzystania EDI.

Robert E. Frank, naukowiec zajmujący się systemami elektronicznymi używanymi w handlu (w tym EDI), kilka ostatnich lat spędził pracując nad projektem wprowadzającym format danych EDI do protokółów poczty elektronicznej (Internet Simple Mail Protocol oraz X.400). To właśnie jego laboratorium wdrożyło system EDI/E-mail w Dayton.

"Standard poczty elektronicznej nadaje się lepiej do przesyłania danych EDI niż jakakolwiek sieć komercyjna" -mówi Frank. Jest to spowodowane faktem, że w systemie E-mail poczta może być nie tylko przesyłana, ale także przechowywana bądź przeadresowywana. Inaczej mówiąc, E-mail nie wymaga, aby transakcja odbywała się "na żywo", tzn. aby negocjujący znajdowali się przy komputerach.

Ponadto integracja EDI oraz E-maila w jednym systemie umożliwia połączenie odrębnych dotychczas procesów. Na przykład firma może używać pakietu Notes produkcji Lotusa, aby nadzorować proces sprzedaży jednocześnie stosować formularze komputerowe oraz automatyczne systemy decyzyjne do wyboru oferty.

Jeden z pracowników Lotusa stwierdził ostatnio, że jego firma prowadzi rozmowy ze sprzedawcami EDI na temat współpracy przy tworzeniu oprogramowania dokonującego translacji formatów używanych w Notes na format EDI.

Rosnąca współpraca

Także inni producenci wzbogacają standard poczty elektronicznej X.400 o możliwość współpracy ze standardem X.435, który definiuje sposób przesyłania formatu EDI w sieci E-mail. Isocor pracuje również nad integracją Messaging Application Programming Interface - produkcji Microsofta - z sieciami bazowymi Isocora typu EDI/E-mail.

Wspomniany powyżej Ted Mayer uważa, że popularność połączenia EDI z E-mailem w najbliższych dwóch latach wyraźnie wzrośnie. Sprzedawcy nowego systemu muszą jednak rozwiązać problemy dotyczące zarządzania danymi, ich poufności oraz niezawodności połączeń.

Najwięksi producenci oprogramowania E-mail nie mają jeszcze wystarczającego zaufania, aby wdrażać protokół X.435 bądź inne systemy EDI. Mayer jednak twierdzi, że trwają prace nad nowymi rodzajami oprogramowania klient/serwer, które rozwiążą, zapewne już w najbliższym roku, problemy niezawodności i bezpieczeństwa danych zgodnie z wymogami systemu EDI/E-mail.

Głównym problemem, jak się wydaje, jest brak bezpieczeństwa danych. Wynika on ze skomplikowanej i długiej drogi pakietów E-mailu poprzez gęstą sieć serwerów. Niektóre nowe systemy takie jak: Exchange (Microsoft), Collaborative Computing Enviroment (Novell) oraz Communications Server (Lotus) starają się rozwiązać ten problem.