Świadome decyzje na czas

Wśród możliwości, które otworzyły się przed firmą Vobro po wdrożeniu systemu ERP, było zastosowanie oprogramowania mobilnego dla przedstawicieli handlowych.

METRYCZKA

Firma: Zakłady Produkcji Cukierniczej Vobro Wojciech Wojenkowski

Branża: FMCG

Produkty: Vobro wytwarza ponad 100 rodzajów wyrobów czekoladowych oraz ponad 40 gatunków ciastek. Najbardziej znane produkty Vobro to bombonierki FRUTTI DI MARE, LOVE & CHERRY, CHERRY ROSES i ADVOCAT, a wśród ciastek AFRYKAŃSKIE ZOO.

Zatrudnienie: ok. 400 osób

Kluczowe systemy IT

Nazwa systemu: Asseco Softlab ERP

Do czego służy: wspomaga różne obszary działania przedsiębiorstwa, m.in. finanse i księgowość, logistykę i sprzedaż, produkcję, kadry i płace, CRM oraz magazyn wysokiego składowania.

Dostawca: Asseco Business Solutions

Nazwa systemu: Mobile Preselling

Do czego służy: wspomaga działania sprzedażowe w terenie - usprawnia codzienną pracę przedstawicieli handlowych i pozwala kadrze zarządzającej na lepszą kontrolę pracy reprezentantów terenowych

Dostawca: Asseco Business Solutions

W Zakładach Produkcji Cukierniczej Vobro powstaje ponad 100 rodzajów wyrobów czekoladowych i ponad 40 gatunków ciastek. Rok temu firma uruchomiła pierwszy moduł systemu ERP, który zastąpił wiele stosowanych dotychczas programów od różnych dostawców. W pierwszym etapie wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem uruchomiono moduł przyjęć magazynowych wraz z modułem kontroli jakości. W następnej kolejności system objął obszary: finansów i księgowości, logistyki i sprzedaży, produkcji, kadr i płac, CRM.

Korzyści i wiedza

Marcin Drumiński, dyrektor wykonawczy w ZPC Vobro, wśród pierwszych korzyści z wdrożenia wymienia pozytywny odzew wśród pracowników każdego szczebla. "Jest to dla mnie jeden z kluczowych czynników poprawnego wdrożenia - zaangażowanie zespołu przez cały okres trwania projektu, zaangażowanie, o które trzeba nieustannie dbać i zabiegać" - mówi Marcin Drumiński.

Druga istotna korzyść to budowanie bazy wiedzy o firmie. "Wykorzystuje ją w szczególności nasza kadra zarządzającą do podejmowania jeszcze bardziej świadomych i efektywnych decyzji. Co ważne, decyzji na czas" - tłumaczy dyrektor wykonawczy w ZPC Vobro.

Jest jeszcze zbyt wcześnie, aby mówić o wymiernych korzyściach finansowych z wykorzystania ERP. Pełne wdrożenie systemu zakończy się z końcem 2012 r. "Mamy pomysły na dalszy rozwój systemu ERP, jednak na tym etapie nie chcielibyśmy ich zdradzać" - mówi Marcin Drumiński.

Niezbędna mobilność

"Skrócenie obiegu dokumentów, szybsze podejmowanie decyzji, a także lepsza analiza i planowanie zadań w terenie mają ogromny wpływ na wzrost efektywności naszych przedstawicieli handlowych, a tym samym na poziom obsługi klientów".

Marcin Drumiński, dyrektor wykonawczy ZPC Vobro

Wśród możliwości, które otworzyły się przed firmą dzięki wdrożeniu ERP, było zastosowanie oprogramowania klasy SFA (Sales Force Automation) do wsparcia pracy przedstawicieli handlowych w terenie. Skala działalności ZPC Vobro i szeroka oferta handlowa wymagały zastosowania nowego narzędzia informatycznego, które pozwoliłoby na zdalny i mobilny dostęp do informacji handlowych oraz pozwoliło na zwiększenie efektywności procesów handlowych i unowocześnienie form sprzedaży.

Decyzja o wdrożeniu rozwiązania opierała się na dwóch kluczowych przesłankach. Z jednej strony, konieczna była odpowiednia integracja z systemem klasy ERP, z drugiej strony trzeba było mieć na uwadze dalszy rozwój działu sprzedaży.

Głównym zadaniem sił sprzedażowych Vobro jest współpraca handlowa z klientami i promowanie oferty w sklepach, którymi się opiekują. Poprzednio stosowane oprogramowanie nie umożliwiało kierownikom regionalnym zarządzania z jednego miejsca podległymi im przedstawicielami handlowym. Dla zwierzchnika regionalnej sieci sprzedawców istotne jest planowanie i weryfikacja tzw. trasówek, czyli danych o czasie i trasie przejazdu podczas pracy. Taka funkcjonalność została zaimplementowana w nowym systemie. Możliwe jest teraz planowanie i rozliczanie akcji sprzedażowych na poziomie regionu, indywidualnego przedstawiciela i centrali firmy.

Wsparcie w terenie

"Dysponujemy najnowszymi danymi dotyczącymi sprzedaży w poszczególnych grupach asortymentowych produktów. Jest to istotne przy planowaniu i realizacji zamówień. Skrócenie obiegu dokumentów, szybsze podejmowanie decyzji, a także lepsza analiza i planowanie zadań w terenie mają ogromny wpływ na wzrost efektywności naszych przedstawicieli handlowych, a tym samym na poziom obsługi klientów" - mówi Marcin Drumiński.

Stosowany obecnie system ma rozbudowaną bazę gotowych zestawień i analiz dostępnych "od ręki". Pozwala także na wykonywanie sprawozdań z działań konkurencji. Integracja z modułem działu kadr umożliwia dostęp do informacji dotyczących limitów urlopowych i nieobecności przedstawicieli handlowych w pracy.

"Nasze działania w najbliższym czasie mają skupić się na konsekwentnym wykorzystaniu pełnych możliwości aplikacji" - zapowiada Marcin Drumiński. Firma planuje poprawić ergonomię pracy przedstawicieli handlowych poprzez wprowadzenie smartfonów z systemem operacyjnym Android.