W Zakładach Produkcji Cukierniczej Vobro powstaje ponad 100 rodzajów wyrobów czekoladowych i ponad 40 gatunków ciastek. Rok temu firma uruchomiła pierwszy moduł systemu ERP, który zastąpił wiele stosowanych dotychczas programów od różnych dostawców. W pierwszym etapie wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem uruchomiono moduł przyjęć magazynowych wraz z modułem kontroli jakości. W następnej kolejności system objął obszary: finansów i księgowości, logistyki i sprzedaży, produkcji, kadr i płac, CRM.

Korzyści i wiedza

Marcin Drumiński, dyrektor wykonawczy w ZPC Vobro, wśród pierwszych korzyści z wdrożenia wymienia pozytywny odzew wśród pracowników każdego szczebla. "Jest to dla mnie jeden z kluczowych czynników poprawnego wdrożenia - zaangażowanie zespołu przez cały okres trwania projektu, zaangażowanie, o które trzeba nieustannie dbać i zabiegać" - mówi Marcin Drumiński.

Druga istotna korzyść to budowanie bazy wiedzy o firmie. "Wykorzystuje ją w szczególności nasza kadra zarządzającą do podejmowania jeszcze bardziej świadomych i efektywnych decyzji. Co ważne, decyzji na czas" - tłumaczy dyrektor wykonawczy w ZPC Vobro.

Jest jeszcze zbyt wcześnie, aby mówić o wymiernych korzyściach finansowych z wykorzystania ERP. Pełne wdrożenie systemu zakończy się z końcem 2012 r. "Mamy pomysły na dalszy rozwój systemu ERP, jednak na tym etapie nie chcielibyśmy ich zdradzać" - mówi Marcin Drumiński.

Niezbędna mobilność

Wśród możliwości, które otworzyły się przed firmą dzięki wdrożeniu ERP, było zastosowanie oprogramowania klasy SFA (Sales Force Automation) do wsparcia pracy przedstawicieli handlowych w terenie. Skala działalności ZPC Vobro i szeroka oferta handlowa wymagały zastosowania nowego narzędzia informatycznego, które pozwoliłoby na zdalny i mobilny dostęp do informacji handlowych oraz pozwoliło na zwiększenie efektywności procesów handlowych i unowocześnienie form sprzedaży.

Decyzja o wdrożeniu rozwiązania opierała się na dwóch kluczowych przesłankach. Z jednej strony, konieczna była odpowiednia integracja z systemem klasy ERP, z drugiej strony trzeba było mieć na uwadze dalszy rozwój działu sprzedaży.

Głównym zadaniem sił sprzedażowych Vobro jest współpraca handlowa z klientami i promowanie oferty w sklepach, którymi się opiekują. Poprzednio stosowane oprogramowanie nie umożliwiało kierownikom regionalnym zarządzania z jednego miejsca podległymi im przedstawicielami handlowym. Dla zwierzchnika regionalnej sieci sprzedawców istotne jest planowanie i weryfikacja tzw. trasówek, czyli danych o czasie i trasie przejazdu podczas pracy. Taka funkcjonalność została zaimplementowana w nowym systemie. Możliwe jest teraz planowanie i rozliczanie akcji sprzedażowych na poziomie regionu, indywidualnego przedstawiciela i centrali firmy.

Wsparcie w terenie

"Dysponujemy najnowszymi danymi dotyczącymi sprzedaży w poszczególnych grupach asortymentowych produktów. Jest to istotne przy planowaniu i realizacji zamówień. Skrócenie obiegu dokumentów, szybsze podejmowanie decyzji, a także lepsza analiza i planowanie zadań w terenie mają ogromny wpływ na wzrost efektywności naszych przedstawicieli handlowych, a tym samym na poziom obsługi klientów" - mówi Marcin Drumiński.

Stosowany obecnie system ma rozbudowaną bazę gotowych zestawień i analiz dostępnych "od ręki". Pozwala także na wykonywanie sprawozdań z działań konkurencji. Integracja z modułem działu kadr umożliwia dostęp do informacji dotyczących limitów urlopowych i nieobecności przedstawicieli handlowych w pracy.

"Nasze działania w najbliższym czasie mają skupić się na konsekwentnym wykorzystaniu pełnych możliwości aplikacji" - zapowiada Marcin Drumiński. Firma planuje poprawić ergonomię pracy przedstawicieli handlowych poprzez wprowadzenie smartfonów z systemem operacyjnym Android.