Stworzyć organizację projektową

Podejście projektowe oznacza również ścisły podział obowiązków, a co za tym idzie - także i odpowiedzialności. Na to nakłada się również naturalny opór organizacji przed zmianami. Konieczne jest więc ścisłe określenie warunków, na jakich realizowana będzie zmiana organizacyjna, szczegółowy i sprawiedliwy podział obowiązków oraz jasny i czytelny system motywacyjny. "Cała organizacja, na wszystkich szczeblach musi rozumieć koncepcję i korzyści płynące z organizacji bazującej na projektach. Zarządzanie projektami i wynikające z niego korzyści powinny być bezpośrednio powiązane z biznesowym aspektem organizacji" - podkreśla John Buxton, Project Management Professional, instruktor w MT&DC i ESI International.

Jednym z istotnych zagrożeń pojawiających się podczas migracji firmy w kierunku organizacji projektowej są trudności związane z budową nowych - formalnych i nieformalnych - kanałów wymiany informacji. "W usuwaniu barier komunikacyjnych pomaga tworzenie tożsamości zespołu projektowego" - zapewnia Stanisław Bochnak. "Pomocne są m.in. nieformalne spotkania, ułatwiające nawiązywanie pozazawodowych relacji ludziom, którzy zwykle ze sobą nie pracują, a w ramach projektu powinni" - dodaje.

Problemy mogą również wynikać m.in. z dużego nagromadzenia osób zorientowanych na realizację celów. Celowość ich indywidualnych działań nie musi jednak iść w parze z celem całej organizacji. W takich warunkach często dochodzi do wewnętrznej konkurencji o klienta, gromadzenia cennych informacji biznesowych w ramach poszczególnych komórek, a nawet sabotowania równoległych projektów. Eskalacji takich działań sprzyjają m.in. systemy motywacyjne niedopasowane do realiów organizacji i rynku. Innym zagrożeniem jest również sztuczne tworzenie konkurencyjnych ośrodków zarządzania projektami.

Zmienność w standardzie

Kultura organizacyjna zorientowana projektowo opiera się głównie na standaryzowanych, jasno określonych sposobach postępowania w niestandardowych warunkach. "Można przyjąć, że realizacja projektów związanych z istotnymi zmianami jest efektem istnienia kultury organizacyjnej nastawionej na kreatywność, gotowość do podejmowania wyzwań rynkowych i zmian, a co za tym idzie - na zdobywanie wiedzy i nowych umiejętności" - mówi Piotr Bogobowicz. Jego zdaniem kulturę taką charakteryzuje elastyczne podejście do biznesu i szycie rozwiązań na miarę okoliczności. To wymaga uelastycznienia struktur, wewnętrznych procedur, ale także mentalności wszystkich członków organizacji. Nie warto jednak narzucać zasad projektowych do wszystkich aspektów działalności biznesowej - nawet tych niestandardowych. "Procesy biznesowe nie powinny być traktowane projektowo. Takie podejście powinno zaś zostać zastosowane tylko w stosunku do zmian tych procesów" - konkluduje Stanisław Bochnak.


TOP 200