Struktura z chmury

Sektor MSP też może wykorzystywać narzędzia do zarządzania informacją - twierdzą twórcy usługi SZOK, dostępnej w modelu Software as a Service.

Struktura z chmury

Pod względem wyposażenia w informatykę sektor małych i średnich przedsiębiorstw prezentuje się coraz lepiej. Niezbędny sprzęt i oprogramowanie oraz dostęp do internetu pomaga w codziennej biznesowej działalności. To czego brakuje to zwiększanie jakości i efektywności zarządzania poprzez uporządkowanie i zestandaryzowanie procesów biznesowych, odpowiednie zarządzanie informacją i dokumentami - obszar wspierany przez informatykę, dziś raczej zarezerwowany dla dużych firm.

Udostępnienie bardziej zaawansowanych narzędzi mikrofirmom oraz małym i średnim przedsiębiorstwom przyświecało pomysłodawcom usługi SZOK. Pomysłodawcami rozwiązania są Bożena Skibicka, prezes zarządu Stowarzyszenia Praktyków Zarządzania Wiedzą, przewodnicząca rady nadzorczej SA, Krzysztof Chełpiński, przez 16 lat związany z IBM, obecnie prezes zarządu mis24.pl oraz Stefan Kamiński, prezes KIGEiT.

Koncentracja na rozwoju

Usługa SZOK pomaga w zaplanowaniu struktury organizacyjnej dla rozwijającej się firmy, która potrzebuje na przykład zwiększyć zatrudnienie, zbudować nowe działy. "Kierujący nimi powinny koncentrować się na rozwijaniu oferty firmy niż projektowaniu procesu obiegu informacji. Wraz z rozwojem zachodzi konieczność delegowania uprawnień, nasza usługa może je nadzorować" - przekonuje Stefan Kamiński. Dlatego SZOK sprawdzi się przede wszystkim w segmencie mikro, małych i średnich firm. Według prezesa KIGEIT-u, usługa SZOK oferowana w modelu SaaS wypełni niszę, w której obecnie nie ma dużej konkurencji. Na rynku funkcjonuje jednocześnie wiele rozwiązań do zarządzania obiegiem dokumentów, kierowanych do nieco większych firm, także dostępnych z chmury.

Usługa zawiera zoptymalizowane modele organizacyjne składające się ze struktur organizacyjnych, a także schematów procesów biznesowych dla czterech typów małych i średnich firm (handlowych, usługowych, produkcyjnych i wielofunkcyjnych). Modele powstały w standardzie, który umożliwia integrację ich ze stosowanymi aplikacjami, jeżeli komunikują się w otwartych standardach. SZOK dostarczać będzie moduły szkolenia e-learning w zakresie korzystania z usługi i metodach efektywnego zarządzania firmą. Twórcy rozwiązania wykorzystali koncepcję , budując rozwiązanie w modelu Software as a Service (SaaS). Znajdujący się "w chmurze" SZOK, wymaga dostępu do internetu i obniża barierę wejścia dla firm, gdyż niepotrzebne są lokalne inwestycje w licencje i sprzęt.

"Podstawowym problemem jest bezpieczeństwo, co jest zresztą zrozumiałe. Przedsiębiorcy ciężko wyobrazić sobie, że jego dokumentacja znajduje się poza siedzibą" - mówi Stefan Kamiński. Dodaje, że dzięki popularyzacji konceptu cloud computing i SaaS przez dużych dostawców IT i media, będzie łatwiej przekonywać klientów. "Informacja jest bezpieczniejsza u dostawcy z profesjonalnym centrum danych niż na pojedynczym serwerze małej firmy" - podkreśla Stefan Kamiński. KIGEIT deklaruje, że w usłudze SZOK dane firmy chronione są przez SSL 256-bitowy klucz oraz codzienny back-up przyrostowy i cotygodniowy back-up całkowity danych. W razie rezygnacji przedsiębiorca otrzymuje swoje dane w formacie .xml.

SZOK powstał pod egidą Krajowej Izby Gospodarczej Elektroniki i Telekomunikacji (KIGEIT), finansowany jest z funduszy unijnych. Od strony programistycznej, silnik platformy dostarczyła firma MIS, członek KIGEIT, wiedza o organizacji i procesach pochodzi od Stowarzyszenia Praktyków Zarządzania Wiedzą. Budowa rozwiązania była możliwa dzięki unijnemu dofinansowaniu w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (POIG działanie 5.2). Wniosek o dotację złożono w 2008 roku. Projekt, po uzyskaniu finansowania, realizowany jest w okresie 2-letnim ( styczeń 2009 - styczeń 2011). Podzielony został na 3-miesięczne fazy, w których kolejno realizowano zaplanowane zadania merytoryczne (w tym wykonanie badań ankietowych na grupie 600 przedsiębiorstw, opracowanie usługi, pilotażowe wdrożenia). Do tej pory system został przetestowany przez cztery firmy, obecnie podpisywane są kolejne umowy na regularne świadczenie usług. Start usługi zaplanowano na 1 lutego 2011 roku.

Jak działa SZOK

Użytkownik wypełnia ankietę, dzięki której pozycjonuje się w systemie, czyli odpowiada na pytanie, jakiego rodzaju jest firmą. Na tej podstawie z repozytorium przypisane zostaną mu procesy, które dotyczą jego firmy. Projekt SZOK proponuje oczywiście pewne wzorce, ale każdy może je adaptować do warunków działania własnej firmy. Wybrane procesy eksportuje się do środowiska wykonawczego, do którego dostęp mają pracownicy firmy. Każdemu pracownikowi definiuje się dostęp do tego środowiska, eliminuje niepotrzebne przesyłanie e-maili, papierowej dokumentacji, udostępnia te obszary, które będą wykorzystywane do pracy. Informacje przechowywane są w segregatorach, do których dostęp mają wyłącznie osoby do nich przypisane.


TOP 200