Miarą zaawansowania zastosowań technik informacyjnych w administracji publicznej w Polsce jest diametralna zmiana roli i miejsca szefa działu IT w urzędowej strukturze zatrudnienia. W połowie lat dziewięćdziesiątych ludzie pełniący funkcje zakładowego informatyka byli inicjatorami i pionierami zmian w urzędach. To od nich zaczęło się wprowadzanie nowinek technicznych i zaawansowanych rozwiązań informatycznych do pracy organów administracji publicznej różnych szczebli. To oni proponowali, przekonywali, zachęcali - szeregowych pracowników, szefów departamentów, wójtów, burmistrzów, prezydentów miast, ministrów - do stosowania narzędzi IT i wynikających stąd korzyści. Często wówczas, występując na różnych konferencjach czy seminariach, skarżyli się, że nie są rozumiani przez swoich współpracowników i przełożonych, że muszą sami zabiegać o pozyskiwanie informacji do baz danych czy serwisów internetowych, chodzić jak domokrążcy od wydziału do wydziału, od stanowiska do stanowiska i prosić o udostępnienie potrzebnych materiałów i zasobów.

Dzisiaj to współpracownicy przychodzą już coraz częściej do szefów działów IT w urzędach i administratorów różnych systemów czy rozwiązań. Gdy tylko na chwilę coś przestanie działać, od razu u informatyków urywają się telefony, płyną maile od zniecierpliwionych użytkowników. Rozwiązania IT stały się na tyle trwałym narzędziem codziennej pracy urzędników, że chociażby chwilowa przerwa w dostępie do nich powoduje irytację i niezadowolenie. Po prostu, bez komputerowych baz danych, systemów ewidencji ludności, systemów informacji przestrzennej nie można prowadzić normalnych, rutynowych działań administracyjnych.

Do korzyści ze stosowania systemów informacyjnych przekonują się także w coraz większym zakresie przełożeni szefów IT - włodarze miast, województw, szefowie instytucji centralnych. Oznaką upowszechnienia się technik informacyjnych w urzędach jest zniknięcie z ich stron internetowych zdjęć osób zarządzających tymi instytucjami. Jeszcze dziesięć lat temu, na głównej stronie serwisu WWW było obowiązkowo zdjęcie wójta, burmistrza, prezydenta, wojewody, ministra. Posiadanie własnej strony WWW było wówczas oznaką nowoczesności, sygnałem nadążania za najnowszymi trendami cywilizacyjnymi, że włodarze miast, gmin czy województw chętnie i z dumą firmowali te przedsięwzięcia własnymi twarzami.

Potrzebna i użyteczna

Dzisiaj informatyki w urzędach jest już znacznie więcej. Coraz bardziej zaawansowane rozwiązania schowane są jednak teraz już coraz głębiej, na zapleczu. Komputery i odpowiednie programy stały się powszechnie używane w codziennej pracy urzędników. Nie ma już takiej potrzeby, jak kiedyś, chwalić się nowoczesnymi rozwiązaniami, bo w mniejszym lub większym zakresie korzystają już z nich dzisiaj wszyscy. Z głównych stron internetowych znikły więc zdjęcia zarządzających instytucjami publicznymi. Jeżeli są, to przesunięte do Biuletynów Informacji Publicznej lub na podstrony opisujące strukturę organizacyjną urzędów. Na pierwszych stronach zagościły natomiast moduły elektronicznego urzędu, formularze do załatwienia różnych spraw, informacje dla inwestorów, wiadomości dla mieszkańców.

Większość spraw w urzędach załatwianych jest dzisiaj z wykorzystaniem informatyki, chociaż często nawet obywatele mogą o tym nie wiedzieć. Różnorodne rejestry, bazy, spisy, ewidencje, potrzebne do różnych decyzji administracyjnych, nie mogłyby już sprawnie funkcjonować bez wsparcia ze strony informatyki. Chociażby dlatego, że w urzędach jest dzisiaj załatwianych o wiele więcej spraw niż w przeszłości.