Faza 11. Organizacja pokazów

Pokazy nie są w stanie dać odpowiedzi na temat funkcjonalności i przydatności systemu. Ich cechą pozytywną jest to, że stosunkowo duża grupa ludzi w krótkim czasie może obejrzeć to, co leży w ich zainteresowaniach i przeprowadzić dyskusję na temat najistotniejszych zagadnień. Najczęściej jednak zadaniem pokazu jest zrobienie wrażenia estetycznego (w zamyśle dobrego), choć nie zawsze to się udaje. Pokaz trwający nawet cały dzień, pozwala ledwie na prześliznięcie się po najważniejszych elementach systemu. A w efekcie i tak większość uczestników pokazu pamięta tylko fragmenty grafiki systemu, natomiast niuanse związane z technologią rozwiązywania istotnych problemów systemowych często idą w niepamięć.

Ogólne wrażenie robią także na odbiorcach osoby prezentujące system. Ich sposób prowadzenia ma niewątpliwie ogromny wpływ na odbiór tego, co prezentują. Tak, więc nie przykładajmy zbyt wielkiej wagi do tego etapu, traktując go jako uzupełnienie prac projektowych. Osobiście byłem świadkiem tego, że system którego pokaz uznano za najgorszy, wygrał całą batalię przetargową.

Najwygodniejszą i najtańszą formą jest przeprowadzanie pokazu w naszej siedzibie, pod warunkiem, że przedstawiciele producenta są w stanie przybyć z odpowiednim sprzętem komputerowym, umożliwiającym uruchomienie na nim stosownego oprogramowania. Natomiast organizacja pokazu w siedzibie producenta obciąża nas kosztami (chociażby same delegacje) i stratą czasu. Biorąc pod uwagę ilość systemów do rozpatrzenia oraz liczbę osób w grupie projektowej (wszyscy powinni obejrzeć wszystkie systemy, aby dysponowali jednakową płaszczyzną porównawczą), sesje wyjazdowe powinny być ograniczone do niezbędnego minimum.

Faza 12. Próba wyboru najlepszego systemu

Jesteśmy już na takim etapie znajomości oferowanych produktów, że można przeprowadzić sondaż wśród grupy. Najlepszą metodą jest punktowanie każdego systemu poprzez głosowanie. Jako kryterium określa się cechy funkcjonalne i wrażenie, jakie pozostało po pokazie, abstrahując od kryteriów cenowych. W ten sposób otrzymujemy listę rankingową systemów, która mówi tylko to, jaki system chcielibyśmy mieć. Aby znaleźć kompromis pomiędzy tym, co nam odpowiada a naszymi możliwościami finansowymi, należy listę rankingową skorelować z ceną produktu. Jest to krytyczny moment całego projektu, gdyż okazuje się (chyba nie ma wyjatków), że system mający najwięcej punktów za swoje walory jest jednocześnie najdroższy.

Faza 13. Ocena realiów finansowych

Zazwyczaj sprowadza nas z obłoków na ziemię. Gdyby jednak zdarzył się przypadek, że stać nas na zakup odpowiadającego nam systemu w ustalonej przez nas konfiguracji, to powinniśmy uznać to za niezwykle szczęśliwe zrządzenie losu. Przeważnie brak wystarczających funduszy wymusza następujące posunięcia:

- próba okrojenia konfiguracji, zarówno sprzętowej, jak i programowej - oczywiście w ramach zdrowego rozsądku, aby nie sprowadzić systemu do postaci szczątkowej, który mimo że tańszy nie będzie spełniał wymagań;

- wybór systemu tańszego.

Bez względu na przyjętą politykę zawsze istnieje możliwość negocjowania cen. Nie należy zbyt pochopnie wybierać ofert zdecydowanie tańszych od pozostałych, gdyż pociąga to za sobą dość duże ryzyko. Zbyt niskie ceny, wskazujące na ich dumpingowy charakter, mogą wynikać z jednej z poniższych przyczyn:

- produkt jest technologicznie gorszy (czasem przestarzały) i nie ma tendencji rozwojowych. Firma oferująca sprzedała już taką ilość swego produktu, że każda następna sprzedaż przynosi tylko czysty zysk bez specjalnego wysiłku. Na pozór tani system może w przyszłości spowodować wydatki wielokrotnie wyższe niż oszczędność poczyniona przy zakupie. Wybierając taki produkt możemy mieć pewność, że za parę lat znajdziemy się w ślepej uliczce;

- producent stracił swoją mocną dawniej pozycję i próbuje ją przywrócić zwiększając liczbę wdrożeń. Wobec tego należy przeanalizować możliwe przyczyny takiego stanu rzeczy. Firma nie inwestująca w swój rozwój i stosująca rabunkową gospodarkę wobec samej siebie, dąży nieuchronnie do szybkiego wyeliminowania jej z rynku. Kto wówczas będzie konserwował system i zajmował się jego rozwojem? Stopień ryzyka przy wyborze tego produktu jest wysoki, ale istnieją też pewne szanse na pomyślne prognozy;

- firma jest młoda i próbuje zaistnieć na rynku, sprzedając produkt praktycznie po kosztach własnych. Stopień ryzyka jest ogromny, gdyż nie jesteśmy w stanie przewidzieć dalszych losów kontrahenta. Przypomina to raczej grę na giełdzie, aniżeli umotywowany wybór. Jedynym uzasadnieniem może być doskonałość oferowanego systemu.

Faza 14. Negocjacje finansowe z zaakceptowanymi oferentami

Każdy producent podając cenę swego produktu, ma rezerwę umożliwiającą zastosowanie pewnych obniżek. Wysokość upustu zależy przede wszystkim od wielkości kontraktu i może nawet dochodzić do 30% ceny pierwotnej. Aby się o tym przekonać należy wystosować ponowne zapytanie ofertowe z prośbą o określenie możliwości zastosowania obniżek. Jednocześnie można nieoficjalnie zasugerować przedstawicielom firm, że konkurenci obiecali nam akurat znaczną obniżkę ceny. Są to działania leżące nie tyle w sferze projektu systemu, co w polityce negocjacji, ale dające zupełnie konkretne wyniki.

Faza 15. Synteza

Po zebraniu wszystkich niezbędnych informacji na temat oferowanych systemów, ich ostatecznych cen, wszelkich za i przeciw, musimy sporządzić końcową listę oferowanych produktów. Znowu metodą głosowania punktowego jesteśmy w stanie uszeregować notowania poszczególnych systemów. Sporządzając krótkie uzasadnienie ze wskazaniem plusów i minusów poszczególnych typowań, tworzymy dokument końcowy.