Faza 7. Sporządzenie oficjalnego zapytania ofertowego

Ten element działalności projektowej dotyczy już tylko tych oferentów, którzy zostali zakwalifikowani w poprzednim etapie. Zapytanie ofertowe to nie tylko forma grzecznościowa, ale przede wszystkim oficjalne powiadomienie, że producent systemu od tego momentu bierze udział w grze dotyczącej sprzedaży swojego produktu. Chociaż w zapytaniu nie informujemy jakie inne systemy będą brały udział w selekcji, to wszystkie firmy zainteresowane doskonale wiedzą jakich mają konkurentów.

Od momentu wysyłki zapytania do odpowiedzi na nie upływa zazwyczaj wiele czasu. Wiąże się to z koniecznością opracowania przez stronę sprzedającą dokładnej pisemnej oferty i skalkulowania kosztów. Mimo istnienia poczty elektronicznej, dokumenty oficjalne są przesyłane pocztą tradycyjną. Firmy zagraniczne korzystają z usług firm kurierskich, chociaż czasem nie zdaje to egzaminu szybkości. Osobiście doświadczyłem przypadku, że przesyłka powróciła do nadawcy, gdyż nie podał numeru telefonu adresata (mimo iż podał dokładny adres). Mamy więc czas na przygotowanie etapu następnego.

Faza 8. Analiza własnego zaplecza informatycznego

Znajomość tego, czym się dysponuje powinna towarzyszyć nam zawsze. Najczęściej jest ona dosyć chaotyczna i pobieżna. Mamy więc nie tylko okazję do zrobienia remanentu i uporządkowania wiedzy na temat naszego obecnego sprzętu oraz oprogramowania, ale także przygotowania terenu do przyjęcia nowego systemu. Dokładne spisanie parametrów oraz ilości posiadanego sprzętu pozwoli w późniejszym czasie na określenie, co jeszcze musimy dokupić, a co może śmiało zostać wykorzystane przez nowy system. Należy uzmysłowić sobie, że nowe generacje systemów mają coraz większe wymagania sprzętowe i te komputery, na których z powodzeniem był eksploatowany dotychczasowy system mogą nie mieć odpowiedniej mocy obliczeniowej dla efektywnej pracy z nowym systemem. Po otrzymaniu szczegółowych ofert od producentów będziemy już wiedzieli, co i w jakiej ilości należy jeszcze dokupić. Dzięki temu unikniemy zbędnych wydatków na sprzęt spełniający jeszcze stawiane przed nim wymagania.

Analiza powinna oprócz płaszczyzny sprzętowej zawierać także platformę aplikacji - tych, które mają być zastąpione przez nowy system lub, z którymi będzie on współpracował. Chodzi tu o zabezpieczenie konwersji danych i integracji różnych systemów.

Faza 9. Analiza nadesłanych ofert

W ofercie powinna znaleźć się charakterystyka oprogramowania, wymagania sprzętowe i systemowe oraz cennik poszczególnych elementów systemu, szkoleń, koszty rocznego utrzymania (!), czas realizacji wdrożenia.

Często do oferty oprogramowania dołączona jest orientacyjna specyfikacja cen sprzętu, mimo że producent oprogramowania nie jest jego dystrybutorem. Dla pełności oferty kontaktuje się on z przedstawicielstwem dystrybutora sprzętu i uzyskuje od niego cennik dla polecanej konfiguracji. Wszystkie zebrane oferty poddawane są analizie, co czyni grupa wyznaczonych osób (jedna lub dwie na system). Na podstawie tych analiz tworzone są opracowania streszczające najistotniejsze cechy systemu, tzn.:

- funkcjonalność

- konfiguracja sprzętowa

- koszty oprogramowania

- koszty sprzętu

- dodatkowe wymagania dotyczące naszych potrzeb.

Otrzymujemy w ten sposób zbiorcze charakterystyki systemów, z którymi musi się zapoznać każdy uczestnik projektu. Dodatkowo można posłużyć się pomocniczymi elementami analizy. Wiele nowoczesnych systemów informacyjnych dostępnych jest poprzez sieć Internet, dając tym samym alternatywną metodę zapoznania się na odległość ze sposobem działania systemu. Jej zaletą jest szybki i tani sposób testowania walorów użytkowych systemu, wadą natomiast okrojone możliwości dostępu do modyfikacji danych oraz funkcji organizacyjnych systemu. Jeżeli system jest stworzony w technologii klient/serwer wówczas dodatkowo producent musi nam udostępnić oprogramowanie części klienta. Większość producentów dostarcza bezpłatnie wersje demonstracyjne. Oprogramowanie to jest zazwyczaj tak okrojone, że sprowadza się do przeglądu paru ekranów monitora i wykonaniu prostych operacji. Ocena pracy z wersją demonstracyjną dotyczy głównie walorów estetycznych, a nie funkcjonalnych systemu.

Faza 10. Szczegółowe konsultacje z oferentami

Wszystkie niejasności i niedomówienia powstałe po analizie ofert jesteśmy zobowiązani uzupełnić, kontaktując się z producentem. Zazwyczaj są to pewne szczegóły, ale dla nas niezwykle istotne i mające wielki wpływ na to czy system zostanie zakupiony. Takie konsultacje ze względu na upływający czas prowadzimy już na odległość, korzystając z poczty elektronicznej, faxu lub telefonu, tworząc coś w rodzaju "gorącej linii".