Strategia projektowania zakupu systemu informacyjnego

Faza 2. Opracowanie harmonogramu prac z określeniem terminów realizacji poszczególnych etapów

Wydawałoby się, że jest to rutynowe działanie wykonywane tylko w celu zadośćuczynienia formalnym wymogom. Takie twierdzenie jest błędem. Brak harmonogramu wprowadza chaos i opóźnienie tworzenia projektu. Tylko sprecyzowanie kierunku działań z określeniem nieprzekraczalnych terminów jest w stanie wymóc postęp prac. Z tak przyjętego harmonogramu jest rozliczany koordynator i cały zespół projektowy. Pierwszym etapem po powołaniu grupy specjalistycznej i wyborze przewodniczącego jest przedstawienie przez nich planu działania.

Faza 3. Sformułowanie wymagań wobec systemu

Do tego celu wyznacza się parę osób z grupy reprezentujących różne specjalności. Ich zadaniem jest przekrojowe sprecyzowanie wymagań z uwzględnieniem płaszczyzny merytorycznej i informatycznej. Na podstawie znanych nam warunków zespół opracowuje wstępne założenia cech funkcjonalnych systemu informacyjnego. Wymagania powinny być sformułowane precyzyjnie, lecz bez zbędnych szczegółów, które będą wyjaśniane w następnych etapach. Należy tu zwrócić uwagę na najistotniejsze cechy dla danego typu systemu informacyjnego. Poprawne sformułowanie wymagań w znacznym stopniu przyspiesza wybór systemu, a co więcej, pozwala na przeprowadzenie analizy różnych systemów przy zastosowaniu identycznych kryteriów.

Faza 4. Penetracja rynku

Zazwyczaj wiadomo jakie systemy cieszą się dobrą opinią i mają udane wdrożenia. Należy jednak uważać, aby nie wylać dziecka z kąpielą i nie przeoczyć już na wstępie tych systemów, które nie mają jeszcze ugruntowanej pozycji, a wcale nie muszą być gorsze. Tak więc oprócz wykorzystywania opinii środowiska, zespół specjalistów jest zobowiązany do przeprowadzenia poszukiwań rynkowych, w celu znalezienia w miarę możliwości wszystkich oferentów zapowiadających się wiarygodnie.

Drogi poszukiwań mogą być, różne od literatury fachowej począwszy a na poczcie elektronicznej skończywszy. Każdy uczestnik grupy przedstawia fakty, które tą drogą uzyskał, starając się w sposób przekonywujący wciągnąć na listę nowości. Jest to niezwykle istotny element wyboru, gdyż oprócz potentatów mogą zakwalifikować się nieraz obiecujące młode firmy. Co więcej, nie ponosimy w tym momencie żadnego ryzyka. Dalsza szczegółowa analiza pozwoli dokładnie ocenić czy postąpiliśmy właściwie.

Pomocniczymi elementami poszukiwań mogą być:

- opinia dotychczasowych użytkowników systemu

Często jest miarodajna, gdyż możemy dowiedzieć się o wszystkich wadach i zaletach oraz kłopotach, które wystąpiły w trakcie wdrażania i bieżącej obsługi systemu. Użytkownik jako strona trzecia nie będzie taił mankamentów systemu i uczuli nas na jego niedoskonałości. Dysponując takim przygotowaniem merytorycznym, możemy je później wykorzystać przy negocjacjach z przedstawicielem producenta oprogramowania;

- wrażenia z osobistej obserwacji używania systemu przez innych jego posiadaczy.

Stanowią pomocny element, dający subiektywne odczucia, co do jakości pracy z systemem, lecz nie są w pełni miarodajne.

Faza 5. Kontakty z oferentami

W momencie poszukiwań rynkowych nawiązujemy pierwsze kontakty z firmami oferującymi swoje produkty. Mamy już adres firmy, znamy chociażby z korespondencji lub rozmów telefonicznych jej przedstawicieli. Otrzymujemy też pierwsze materiały ofertowe. Pozwala to na równoległą analizę wielu systemów, dokładne studiowanie historii producenta i jego pozycji rynkowej.

Faza 6. Wstępna selekcja

Na podstawie analiz otrzymanych ofert i rozmów wstępnych należy wybrać najbardziej prawdopodobne oferty. Przeprowadzenie początkowej kwalifikacji pozwala na tym etapie wyeliminować to, co nam zdecydowanie nie odpowiada. Podstawą jest analiza działalności producenta oprogramowania. Wymiernymi atrybutami oceny są takie

parametry, jak:

- renoma firmy oferującej, jej potencjał ludzki i finansowy

- liczba przedstawicielstw w kraju, istotna zwłaszcza dla systemów zagranicznych

- liczba wdrożonych systemów, a szczególnie o podobnym profilu

- liczba wdrożeń w naszym kraju (dla systemów zagranicznych)

- dynamika wzrostu wdrożeń, określająca czy dany system jest w ostatnim czasie częściej sprzedawany. Jest to niezwykle istotny czynnik, gdyż świadczy o aktualnym popycie. Globalna liczba wdrożeń nie określa jeszcze jakim powodzeniem cieszy się produkt obecnie.

Może po prostu wynikać z historii, tzn. długiej bytności na rynku. Są firmy mające długą listę zainstalowanych systemów, natomiast ilość przypadająca na ostatnie lata jest znikoma.

Na podstawie powyższych przesłanek i zebranych wcześniej informacji decydujemy, które produkty są godne zainteresowania. Odbywa się to poprzez dyskusje w grupie. Zawężamy pole działania do kilku wybranych systemów. Na tym etapie nie istnieją jeszcze większe spory. Odrzuca się po prostu systemy, za którymi nikt się nie opowiada z oczywistych względów.


TOP 200